Prowadzenie imiennych kart przychodów pracowników to jeden z obowiązków przedsiębiorcy. Niezależnie od formy prowadzenia działalności gospodarczej oraz metody opodatkowania, każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników musi prowadzić ewidencję ich przychodów.
Nie ma oficjalnego wzoru karty przychodów pracownika, natomiast przepisy określają informacje, jakie powinny się tam znaleźć.
Obowiązek prowadzenia kart przychodów pracowników został zawarty w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z paragrafem 5 ust. 1 podatnicy wypłacający pracownikom należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym, są obowiązani prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników. Podobne regulacje można odnaleźć w art. 52 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Tak więc korzystanie z uproszczonej formy opodatkowania przychodów jaką jest ryczałt czy karta podatkowa nie zwalnia podatnika z obowiązku prowadzenia imiennych kart przychodów pracowników.
Jakie informacje powinna zawierać karta?
Karty przychodów pracowników powinny zawierać takie dane jak:
- imię, nazwisko, NIP oraz PESEL pracownika;
- kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i naturze;
- koszty uzyskania przychodu danego miesiąca;
- potrąconą przez płatnika w danym miesiącu składkę na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe);
- dochód osiągnięty w danym miesiącu oraz dochód narastająco od początku roku podatkowego;
- kwotę zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych;
- kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne;
- kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy oraz datę jej przekazania.
Do kiedy należy wypełniać karty przychodów
Podatnik jest obowiązany wypełnić karty przychodów pracowników najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek właściwego urzędu skarbowego. W praktyce oznacza to konieczność wypleniania karty nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. Informację odnośnie przychodów pracownika uzyskanych w grudniu należy wpisać w terminie wpłaty zaliczki za grudzień czyli do 20 grudnia. Od 1 stycznia 2012 karty przychodów za grudzień będzie trzeba wypełniać podobnie jak w pozostałych miesiącach do 20 dnia kolejnego miesiąca.
Imienne karty przychodów pracowników mogą być prowadzone przy zastosowaniu technik informatycznych. Jest to dużo szybsze rozwiązanie, niż każdorazowe wypełnianie kart ręcznie. Jednak podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc do terminu ich wypełnienia.
Źródło: Tax Care
Wojciech Boczoń