Dla wystawców e-faktura to rozwiązanie optymalne. Każdy dokument wystawiony i przekazany klientowi w wersji elektronicznej pozwala obniżać koszty prowadzenia biznesu, oszczędzać czas i optymalizować procesy biznesowe. Im więcej klientów wyrazi zgodę na otrzymywanie od firmy e-faktur, tym większa będzie skala oszczędności. Jak zachęcić klientów do wyrażenia zgody na ich otrzymywanie?
Branża telekomunikacyjna należy bez wątpienia do tych, w których korzystanie z faktur elektronicznych generuje największe oszczędności i korzyści. – Operatorzy telekomunikacyjni wystawiają miesięcznie dziesiątki tysięcy faktur. Jeśli ich odbiorcy wyrażą zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, będzie to znaczne udogodnienie zarówno dla operatorów, jak i klientów. E-faktura to rozwiązanie bezpieczne, wygodne, oszczędne i ekologiczne. Wprowadzenie go generuje korzyści i dla wystawcy, i dla jego klientów – mówi Marcin Wysocki, wiceprezes firmy BillBird SA.
Doświadczenia firmy DIALOG związane z informowaniem klientów o możliwości korzystania z faktur elektronicznych wskazują, że prowadząc otwartą i aktywną politykę komunikacyjną dotyczącą e-faktury można przekonać znaczną część odbiorców do skorzystania z tego rozwiązania. Aż 83% klientów operatora wie o tym, że może otrzymywać swoje faktury w wersji elektronicznej. Coraz więcej użytkowników z takiej możliwości korzysta. – Nasza firma wprowadziła e-faktury w 2009 roku we współpracy z firmą BillBird SA, która zajęła się tym projektem od strony technicznej i transmisji danych. Od początku konsekwentnie informowaliśmy abonentów o korzyściach wynikających z użytkowania e-faktur. Korzystaliśmy przede wszystkim z ulotek i nadruków na fakturach tradycyjnych i kopertach. Informowaliśmy także klientów poprzez stronę internetową dialog.pl, elektroniczne Biuro Obsługi Klienta, a także materiały POS w Salonach Sprzedaży i plansze na ekranach telewizorów Abonentów telewizji cyfrowej DIALOGu – mówi Robert Banasiak, wiceprezes Zarządu Telefonii DIALOG S.A. W komunikacji z klientami firma DIALOG podkreślała zalety e-faktur. Operator informował, że dokumenty w tej formie są podstawą do rozliczenia z Urzędem Skarbowym i korzystania z ulgi internetowej. Podkreślano zalety takie jak terminowość, szybkość, wygodny i stały dostęp do faktur on-line, niezawodność, bezpieczeństwo i aspekt ekologiczny. Z myślą o klientach, którzy zdecydowali się z tego rozwiązania skorzystać, wprowadzono rabaty na opłaty instalacyjne oraz drobne upominki. Ponadto, uczestnicy Programu Partnerskiego „DIALOG… między nami” otrzymują za przejście na tę formę rozliczeń od operatora dodatkowe 500 punktów w programie, co stanowi równowartość faktury w wysokości 500 zł. Otwarta komunikacja z klientami i fakt, że wielu z nich wyraziło zgodę na otrzymywanie e-faktur, pozwoliła firmie DIALOG wygenerować oszczędności i znacznie usprawnić procesy związane z fakturowaniem.
Zgodnie z obowiązującym prawem, wystawca może wystawiać e-fakturę tylko tym odbiorcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie elektronicznego dokumentu.
– Klient może wyrazić zgodę na otrzymywanie e-faktur w formie pisemnej lub elektronicznej. Jego akceptacja jest równie ważna jak spełnienie przez e-fakturę wymogów formalnych. Jeśli wystawca jej nie uzyskał, nie może przekazywać faktur elektronicznych odbiorcy. Dlatego tak ważny jest dialog z klientem, który umożliwia zaprezentowanie mu korzyści, które niesie dla niego otrzymywanie faktur w formie elektronicznej – mówi Marcin Wysocki, wiceprezes firmy BillBird SA.
Źródło: Telma Group Communications
Wojciech Boczoń