Forma dokumentowa to krok w stronę cyfryzacji procesów leasingowych. Ułatwi zawieranie umów, obniży koszty i przyspieszy działanie firm. Przedsiębiorcy zyskają realną alternatywę wobec rygorystycznej formy pisemnej. Projekt ustawy w tej sprawie jest już w Sejmie. Pracuje nad nim Komisja ds. Deregulacji. Głosowanie ma się odbyć pod koniec kwietnia. Oznacza to, że nowe przepisy powinny wejść w życie w ciągu najbliższych miesięcy.
Obecnie zawarcie umowy leasingowej wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że każda umowa – a także każda jej zmiana – musi być podpisana fizycznie lub przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dla wielu przedsiębiorców to bariera, która wydłuża i komplikuje cały proces.
W praktyce oznacza to konieczność drukowania, podpisywania i wysyłania dokumentów, co przy większej liczbie umów staje się uciążliwe. Trudności pojawiają się także w momencie wprowadzania zmian – każda z nich musi być przeprowadzona na nowo w tej samej sztywnej formie.
Na czym polega zmiana?
Planowana nowelizacja Kodeksu cywilnego zakłada wprowadzenie możliwości zawierania umów leasingowych w formie dokumentowej. Przedsiębiorcy będą mogli składać oświadczenia woli za pomocą e-maila, SMS-a lub podpisu elektronicznego innego niż kwalifikowany. W efekcie zawarcie umowy stanie się prostsze, szybsze i bardziej dostępne – zwłaszcza dla osób indywidualnych, które często nie korzystają z podpisu kwalifikowanego. To znaczące ułatwienie nie tylko przy pierwszym podpisaniu umowy, ale też przy wszelkich jej późniejszych zmianach.
Projekt nowelizacji Kodeksu cywilnego przewiduje, że umowy leasingowe będzie można zawierać w formie dokumentowej, a nie – jak dotąd – wyłącznie pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiana obejmuje także możliwość wprowadzania zmian do umowy w tej uproszczonej formie.
W uzasadnieniu projektu wskazano, że obowiązująca dziś forma pisemna znacznie wydłuża i komplikuje procesy. Proponowana modyfikacja ma przyspieszyć obrót gospodarczy, zmniejszyć koszty administracyjne oraz ograniczyć zużycie papieru.
Choć projekt dopuszcza nową formę, przewiduje jednocześnie rygor nieważności. Oznacza to, że każdy błąd formalny w zawarciu umowy – nawet niewielki – może prowadzić do jej unieważnienia. To rozwiązanie budzi zastrzeżenia, bo może osłabić praktyczne znaczenie nowego przepisu.
Nowe technologie wspierające leasing w formie dokumentowej
Nowe przepisy otwierają drogę do szerszego wykorzystania narzędzi cyfrowych w procesie zawierania umów leasingowych. Coraz więcej firm korzysta z platform do zdalnego podpisywania dokumentów. Dzięki nim możliwe jest nie tylko szybsze podpisanie umowy, ale też jej pełna archiwizacja i zapewnienie zgodności z przepisami.
– „W praktyce przedsiębiorcy potrzebują rozwiązań, które są łatwe we wdrożeniu i nie generują dodatkowych kosztów. Forma dokumentowa w połączeniu z bezpiecznym podpisem elektronicznym to odpowiedź na te potrzeby” – mówi Maciej Zygmański, Business Development Manager w SIGNIUS.
Platformy takie jak SIGNIUS umożliwiają między innymi zdalne zawieranie umów leasingowych oferując zarówno podpis kwalifikowany, jak i podpis zaawansowany, czyli rozwiązanie spełniające zarówno obecne jak i przyszłe, uproszczone wymogi.
– Zauważamy, że przedsiębiorcy chcą zawierać umowy leasingowe w pełni zdalnie, bez konieczności drukowania dokumentów czy korzystania z podpisów kwalifikowanych, które są bardziej kosztowne niż niekwalifikowane. Proponowane przepisy odpowiadają na te potrzeby i mogą znacząco uprościć procesy – mówi Maciej Zygmański.
Rozwiązania tego typu mają także dodatkową zaletę – są łatwe do zintegrowania z systemami typu CRM, DMS, finansowymi, księgowymi, czy też HR-owymi. Dzięki temu mogą stać się częścią szerszego procesu cyfryzacji działalności przedsiębiorstwa.
Planowana zmiana przepisów może okazać się przełomowa dla rynku leasingu w Polsce. Dopuszczenie formy dokumentowej uprości formalności, skróci czas potrzebny na zawarcie umowy i pozwoli przedsiębiorcom działać szybciej. To także odpowiedź na potrzeby firm, które już dziś funkcjonują w środowisku cyfrowym i oczekują prostych, elastycznych rozwiązań.
Cyfryzacja procesów nie jest już opcją – staje się koniecznością. Ułatwienia legislacyjne to szansa, by ją przyspieszyć. Leasingodawcy powinni uważnie obserwować dalszy bieg prac nad nowelizacją. Jeśli zmiany wejdą w życie, leasing będzie można zawierać nie tylko szybciej, ale też bezpieczniej i wygodniej.
Źródło: Signius
Wojciech Boczoń
