Są bardziej czytelne i mniej w nich pisania – to jedno z głównych spostrzeżeń klientów, po pilotażu nowych formularzy wprowadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W kwietniu, nowe uproszczone formularze wejdą do użytku już w całym kraju.
Z nowych, uproszczonych formularzy przez cały luty mogli korzystać klienci oddziałów ZUS w Jaśle, Toruniu i Warszawie przy ul. Podskarbińskiej. Przygotowane, do przetestowania w pilotażu, formularze były zarówno dużo krótsze, jak i prostsze w doborze użytego w nich słownictwa. Samodzielne wypełnienie druków miało nie nastręczać trudności. Na bazie 60 dotychczasowych wniosków utworzono 40 nowych, co w założeniu miało ułatwić ich właściwy wybór. Wyniki, wypełnianej w pilotażu, ankiety jasno wskazują, że klienci oceniają nowe druki pozytywnie.
– Klienci docenili zarówno uproszczony i zrozumiały język druków, jak i nową, minimalistyczną grafikę – podkreśla Magdalena Mazur-Wolak, dyrektor departamentu obsługi klientów ZUS.
Najistotniejszymi zmianami, na które zwracali uwagę klienci oddziałów z pilotażu, było zmniejszenie liczby stron i danych do wypełnienia, prostota zwrotów i poleceń, a także czytelność podpowiedzi i wyjaśnień. Respondenci mogli ocenić jakość nowych wniosków w 5 stopniowej skali. Średnia wystawionych blisko 5,5 tys. ocen przekroczyła 4. Co niezwykle istotne, Zakład zdecydował się wprowadzić do niektórych formularzy jeszcze pewne poprawki, które sugerowali klienci, jak wytłuszczenie najważniejszych informacji, czy powiększenie czcionki.
Po uzyskaniu pozytywnej opinii klientów w pilotażu, w kwietniu nowe uproszczone formularze zaczną już obowiązywać w całym kraju, we wszystkich placówkach ZUS. Jest to pierwsza grupa formularzy, nad kolejnymi ZUS będzie pracować do końca roku.
Nie tylko formularze
Od początku roku w ramach akcji „Prosto z ZUS” Zakład Ubezpieczeń Społecznych, oprócz uproszczenia formularzy, upraszcza także język pism kierowanych do swoich klientów. W tej chwili odbywa się cykl szkoleń dla pracowników, które mają podnieść standard komunikacji z klientami. Zespół ekspertów zewnętrznych wyszkoli ponad stu konsultantów językowych, którzy będą odpowiedzialni m.in. za dalsze przeszkolenie załogi ZUS.
Współpracująca z ZUS przy projekcie Pracownia Prostej Polszczyzny pracuje nad polskim standardem stylu plain language od 2010 r., gdy Instytut Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego przeprowadził pierwszą ekspertyzę komunikatywności tekstów o Funduszach Europejskich. Współpracowała (lub nadal współpracuje) nad upraszczaniem języka z wieloma instytucjami publicznymi i firmami. Dla Centralnego Ośrodka Informatyki realizowała na zlecenie KPRM inicjatywę Obywatel.gov.pl (w której uczestniczy także ZUS).
Wojciech Boczoń
