„To, że mam go zabić, to nie powód, bym był wobec niego nieuprzejmy”- tak podobno Churchill wytłumaczył swoim ludziom, dlaczego był uprzedzająco grzeczny wobec ambasadora wrogiego kraju, odsyłając go do więzienia. Podobna ostrożność przyda się też HR-owi, szczególnie wtedy, kiedy wiele firm partnerskich w branży HR ma kłopoty. Pamiętajcie proszę – ja żyję ze szkoleń, nie z rozmów o szkoleniach i pisania ofert.
„Tak naprawdę, dziś w kryzysie mamy pieniądze, mamy dobre pomysły – niszczy nas brak zaufania”
Andrzej Nartowski, szef Polskiego Instytutu Dyrektorów
Marek Skała
Kto nie słyszał na przełomie marca i kwietnia o evencie w 7 miastach, dla grup 240-osobowych podzielonych na 6 „zespołów warsztatowych”, realizowanym w postaci trzygodzinnych warsztatów luzem? Dostałem i ja, a jakże, zaproszenie do złożenia oferty, a zaraz potem – jeszcze 5 zapytań od innych firm i agencji również zaproszonych przez tegoż klienta. W efekcie minimum 6, a w rzeczywistości pewnie z 15 firm starało się coś „wymodzić”. Słowo „wymodzić” jest jak najbardziej zasadne, bo wymyślona forma realizacji (bez wskazania celów!) była nie do zrealizowania z sensem. A jeśli – np. 3-4 trenerów na jednej sali, razy 6 sal – to skrajnie droga.
Efekt – pod warunkiem, że go znamy, można osiągać w rozmaity sposób. Tymczasem klient ogłosił formę realizacji, ale nie podał, jakiego celu oczekuje i odmawiał informacji – wszelkie pytania kwitując słowami: „Liczymy na waszą kreatywność”. W efekcie kilkanaście firm „rzeźbiło w gównie”, bo tak w branży szkoleniowej określa się podobne sytuacje. Zwyczajowo wrzuca się „niby-ofertę” mówiącą, że zrobimy coś, pokazujemy, że mamy czym i mamy pomysły – i teraz czekamy na odzew. Jakiekolwiek myślenie na ten temat nie ma sensu, bo jeśli nie ma celu, to o realizacji czego myśleć? Jednak dwa razy się udało. Klient dostał taką masę bzdur (oferenci niewinni – nie wiedzieli przecież, czego klient oczekiwał), ale w konsekwencji odrzucił wszystko i na gwałt szukał ratunku – tym razem już partnera rozsądnego i działającego z sensem. (Kiedy zaczęliśmy rozmawiać z owym klientem– okazało się na dodatek, że można to zrobić taniej).
Innym zabawnym aspektem takich ogólnopolskich „ruszeń pospolitych” jest zadana lokalizacja i terminy, przy specyficznych wymaganiach dotyczących liczby uczestników i sal. W niektórych miejscach w Polsce jest 1 (słownie jeden) obiekt. Stąd właśnie firmy szkoleniowe dowiadują się, że „są już państwo 7 firmą, która pyta o tę samą imprezę”. Jednak ich problem rozwiązuje fakt, że zazwyczaj okazuje się, że te 7 rezerwacji jest wirtualnych i będzie potrzebna tylko jedna sala, więc ktokolwiek wygra przetarg, dostanie obiekt. Jeszcze zabawniej jest wtedy, kiedy ten sam obiekt w zadanym terminie jest już zarezerwowany przez kogoś innego, a najbliższy hotel o zbliżonych parametrach jest oddalony o 100 km. A klient uparcie odmawia rozmowy.
A jak potoczyły się losy powyższego opisanego projektu? Ano po miesiącu okazało się, że przycięto budżet – sprawa padła. Kilkanaście firm pracowało na próżno.
Dlatego, jeśli możecie, unikajcie w kryzysie takich kwiatków:
1. Pewna firma organizowała event, w tym część szkoleniową. Ponieważ dysponuję wyspecjalizowaną (rzadko spotykaną) wiedzą, zwrócono się też do mnie. Poza typowym zaproszeniem do złożenia oferty porozmawialiśmy osobiście. Po dwóch dniach okazało, że firma zmieniła koncepcję i jednak nie jesteśmy im potrzebni. Zabawnie było potem – 4 firmy dzwoniły do mnie z prośbą o włączenie naszej części do ich oferty. Żadna z nich nie wiedziała, że zmienił się termin i miejsce realizacji eventu. Nie wiem więc, ile osób w całej Polsce pracowało wokół tego projektu bez sensu i potrzeby – skrajne lekceważenie boli w kryzysie bardziej.
2. W jednym z zapytań ofertowych byliśmy zobowiązani podpisać wspólne oświadczenie o jakichś etycznych pierdołach we wzajemnych relacjach. Skąd wiem, że pierdołach? Bo na pytanie o konkretny termin płatności otrzymaliśmy odpowiedź – „60 dni + bliżej nieokreślona liczba na krążenie dokumentów wewnątrz firmy”. Datą startową tych 60 dni była data dotarcia faktury, po kilku potwierdzeniach, na określone biuro – na co, oczywiście, ja już wpływu nie miałem. I nikt nie był w stanie powiedzieć, ile dni moja faktura będzie wędrowała po firmie. Skrajnie etycznie.
I przykład odwrotny – zaproszenie do przetargu cenowego. Standardowo pojawiły się wymogi dołączenia rozlicznych dokumentów, referencji etc. Zapytałem, czy zamiast gromadzić te papiery, mogę złożyć deklarację, że je posiadamy, a jeśli wygramy, to zobowiązujemy się do dostarczenia wszystkiego według zapytania ofertowego. Okazało się, że… MOGĘ! Tym samym ileś firm nie musiało wykonywać papierkowej i nikomu nie potrzebnej pracy. W kryzysie wszystkim jest ciężko, więc szanujmy się wzajemnie.
Przetarg nie wyklucza wybrania dobrego szkolenia, ale w mojej ocenie zdecydowanie to utrudnia. Główna przyczyna to fakt obudowania podmiotu przetargu, czyli szkolenia, sporą ilością dodatkowych warunków, które są ważne dla przetargu, niewiele zaś wnoszą do jakości samego szkolenia. Inne przyczyny to oparcie się wyłącznie na papierach (bez związku i wglądu w realny proces szkolenia) czy udział w komisjach osób, które są z różnych działów firmy i nie mają pojęcia o samych szkoleniach. Na dodatek zaprasza się kilkanaście firm szkoleniowych, a to oznacza, że wiele z nich przygotowuje projekty, rezerwuje terminy, ośrodki szkoleniowe – na próżno. Firma zlecająca ma wrażenie, że wybiera najlepszego dostawcę szkoleń – jednak dość często po prostu typuje najlepszy zespół administracyjny (dobrze przygotowane dokumenty), a nie szkoleniowy. Pokutuje tu brak wiary firmy zlecającej we własne siły HR i firmowych specjalistów ds. szkoleń. Oni mają naprawdę dobre rozeznanie rynku i z short-listy trzech firm są w stanie wybrać najlepszą. Jeśli jednak zarząd (lub procedura) się uprze i rozpisze przetarg – może wpaść w kilka pułapek, które utopią sens samego szkolenia.
Marek Skała, Ph.D.
Autor jest szefem Instytutu Szkoleń MEGALIT, trenerem i coachem od 18 lat, autorem książki pt. „Psychologia zmiany – rzecz dla wściekniętych”.
Źródło: PR News
