Podejście projektowe przy EURO2012 to 70 mln zł korzyści

Mistrzostwa Europy w piłce nożnej UEFA EURO 2012 były dla Polski sukcesem nie tylko wizerunkowym i promocyjnym, ale także organizacyjnym. Za tę część odpowiadała spółka PL.2012, która aby sprawnie i bez opóźnień przygotować imprezę zdecydowała się na wdrożenie podejścia projektowego w ramach organizacji przygotowań.

A to z kolei, oprócz poprawy jakości działań, przyniosło korzyści finansowe w wysokości ponad 70 mln zł. Gdyby nie wdrożenie i właściwe wykorzystanie podejścia projektowego (m.in. metodyki oraz systemu PPM), Polsce mogłoby grozić nawet odebranie prawa do organizacji tej jednej z najważniejszych imprez sportowych na świecie – to wnioski płynące z raportu „Zarządzanie projektowe w projektach strategicznych dla Polski na przykładzie Euro 2012” przygotowanego dla spółki PL.2012 przez firmę doradczą Deloitte.

Spółka PL.2012 została powołana pod auspicjami Ministerstwa Sportu i Turystyki RP w 2008 r. Jej zadaniem była organizacja i przygotowanie wszystkich pozasportowych aspektów turnieju EURO 2012 (za organizację meczy odpowiadała spółka EURO 2012 Polska powołana przez PZPN).„Gdy spółka rozpoczynała swoją działalność, polskie przygotowania do turnieju były źle oceniane przez UEFA łącznie z tym, że istniała realna groźba odebrania nam praw do organizacji mistrzostw. Władze PL.2012 dość szybko zdecydowały się na wdrożenie podejścia projektowego, które w krótkim czasie przyniosło zadowalające rezultaty” – wyjaśnia Daniel Martyniuk, Starszy Menedżer w Dziale Konsultingu Deloitte.

Głównym celem wprowadzenia podejścia projektowego jest poprawa efektywności i skuteczności podejmowanych decyzji, ulepszenie procesów monitorowania i oceny wykonywanych zadań oraz osiągnięcie zamierzonych celów wraz z poprawą jakości. W przypadku przygotowania tak dużej i złożonej imprezy jaką było UEFA EURO 2012 chodziło przede wszystkim o skoordynowane planowanie i monitorowanie postępu prac, efektywne zarządzanie ryzykiem oraz raportowanie na potrzeby polskiego rządu i UEFA.

Takie działanie nie byłoby możliwe bez odpowiedniego zestawu narzędzi. Spółka PL.2012 zdecydowała się wykorzystać Metodykę PPM – Project Portfolio Management (metodykę zarządzania projektami, programami i portfelem projektów opartą na standardach PMI) i System CA Clarity PPM – Project and Portfolio Management (narzędzie informatyczne). Ich wdrożenie zajęło 7 m-cy i kosztowało 1,1 mln zł. W czasie całego okresu przygotowań do turnieju nad 219 projektami infrastrukturalnymi i 250 projektami organizacyjnymi czuwał średnio 55-osobowy zespół. Podczas czterech lat przygotowań, zdefiniowano ponad 25 tys. zadań, zarządzono realizacją ponad 400 kluczowych dla harmonogramu celów operacyjnych, przeprowadzono 402 kontrole, sporządzono około 120 raportów oraz zidentyfikowano i zarządzono ponad 3 tys. sytuacji kryzysowych.

Wdrożenie planowania projektowego okazało się opłacalne także ze względów finansowych. Doświadczenia ekspertów Deloitte wskazują, że koszty zarządczo-koordynacyjne związane z realizacją projektów pochłaniają zwykle 15-30 proc. łącznych kosztów każdego projektu. „W przypadku EURO 2012 kwoty te okazały się dużo niższe. Koszt działalności spółki PL.2012 przez cały okres wyniósł 75,6 mln zł. To tylko 0,08 proc. sumarycznego budżetu projektów objętych jej koordynacją i kontrolą, których wartość wynosiła aż 97 mld zł. Nawet po wyodrębnieniu kosztów projektów infrastrukturalnych, które obejmują ponad 99 proc. wszystkich kosztów przygotowawczych, budżet PL.2012 to nadal tylko 8,93 proc. sumarycznego budżetu projektów organizacyjno-koordynacyjnych, co świadczy o wysokim poziomie osiągniętej efektywności” – wyjaśnia Łukasz Lachowicz, Konsultant w Dziale Konsultingu Deloitte.

Analizując działalność spółki PL.2012 eksperci Deloitte zidentyfikowali korzyści wynikające z zarządzania projektowego w ramach sześciu wymiarów: czasu (szybciej), jakości (lepiej), kosztu (taniej), wolumenu (więcej), synergii oraz tzw. „przyszłych korzyści”. Ich wartość finansowa została oszacowana łącznie na ponad 70,6 mln zł. Tyle uzyskano dzięki wdrożeniu podejścia projektowego. Największe efekty odnotowano w wymiarze synergii – 37 mln zł, wymiarze czasu – 18,2 mln zł oraz wymiarze wolumenu – 11,3 mln zł.

Jednocześnie udało się osiągnąć szereg korzyści niefinansowych. Należą do nich m.in.: przyspieszenie inicjowania i koordynacji projektów, usprawnienie pracy zespołów projektowych, możliwość koordynacji dużej liczby programów jednocześnie, wymiana doświadczeń czy wypracowanie procesów i procedur, które będzie można wykorzystać w ramach przyszłych dużych przedsięwzięć o zasięgu ogólnopolskim lub międzynarodowym.

Finał Piłkarskich Mistrzostw Europy w Polsce nie jest jedyną imprezą, gdzie organizatorzy zdecydowali się skorzystać z podejścia projektowego. Podobnie było m.in. podczas ostatnich Letnich Igrzysk Olimpijskich, które odbyły się w Londynie. Polacy i Brytyjczycy wybrali jednak dwa różne modele i struktury organizacyjne. Przygotowania do Olimpiady były nadzorowane i koordynowane przez cztery podmioty odpowiedzialne za osobne obszary (przy wsparciu zewnętrznych konsultantów), natomiast całość przygotowań do EURO 2012 nadzorowana i koordynowana była przez jeden podmiot – spółkę PL.2012 (z wyłączeniem organizacji meczy, za które była odpowiedzialna spółka Euro 2012 Polska, powołana przez PZPN).

W ocenie Deloitte wdrożenie podejścia projektowego do organizacji przygotowań do Turnieju przyjęte przez PL.2012 było istotnym, ale nie jedynym czynnikiem skutecznej realizacji zadań powierzonych spółce. „Kluczowe okazało się przede wszystkim zapewnienie właściwego nadzoru nad pracami, wybór adekwatnych metod zarządzania zmianą oraz zapewnienie zespołu specjalistów o odpowiednich kompetencjach. To wszystko zdecydowało o sukcesie całej imprezy i zaowocowało ogromnym doświadczeniem, które będzie można wykorzystać w przyszłości” – podsumowuje Daniel Martyniuk.

Cały raport: www.deloitte.com/pl/raporty