Pod nazwą Idea Cloud bank dedykowany przedsiębiorcom udostępnia nowoczesny serwis transakcyjny w chmurze, będący wielofunkcyjną platformą do zarządzania firmą. Idea Bank wyposażył ją m.in. w program umożliwiający samodzielne wystawianie dokumentów księgowych. Przy pomocy inteligentnego systemu, przedsiębiorca może w kilku krokach wygenerować „szybką fakturę” i wysłać ją do klienta. System sam poinformuje go o wykonaniu płatności przez odbiorcę, a gdyby ten zwlekał, podpowie rozwiązanie, które pomoże szybciej odzyskać gotówkę.
Użytkownik bankowości w chmurze Idea Banku ma możliwość samodzielnego wystawienia większości dokumentów księgowych m.in. faktury, faktury proforma, korekty faktury.
Zdecydowanie najprostszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest tzw. szybkie fakturowanie. Aby wystawić „szybką fakturę” wystarczy wybrać odbiorcę z listy zdefiniowanych odbiorców, a dane same uzupełnią się w odpowiednich polach dokumentu. Nieznajomość pełnych informacji o kontrahencie nie jest jednak problemem – użytkownik może skorzystać z możliwości importu brakujących danych z CEIDG (np. pełnej nazwy kontrahenta czy adresu firmy). Wystawienie „szybkiej faktury” odbywa się błyskawicznie – wystarczy wpisać albo wybrać z listy nazwę towaru lub usługi ,wskazać ilość oraz uzupełnić cenę.
Jeżeli użytkownik nie chce korzystać z „szybkiego fakturowania”, może wystawić dokument w sposób tradycyjny – uzupełniając i definiując wszystkie pola, np. datę, sposób zapłaty, uwagi. Użytkownik może też zdefiniować własne ustawienia, na przykład, aby termin zapłaty domyślnie wynosił zawsze 14 dni od daty wystawienia.
– Przedsiębiorcy poświęcają na sprawy administracyjne bardzo dużo czasu, który mogliby przeznaczyć na rozwój biznesu. Udostępnienie im prostego w obsłudze programu do fakturowania, umożliwiającego szybkie wystawianie dokumentów, ma na celu odciążenie ich kalendarza – zauważa Edyta Zbroja, menedżer projektu Idea Cloud.
Po wygenerowaniu faktury jest ona automatycznie zapamiętywana i widoczna na liście przychodów (dotyczy to przedsiębiorców prowadzących samodzielnie księgowość swojej firmy). Niezwykle ważne jest również to, co dzieje się później, przedsiębiorca może bowiem na bieżąco śledzić status płatności za fakturę. Po opłaceniu jej przez odbiorcę, faktura zostaje automatycznie oznaczona jako opłacona. – To unikalne rozwiązanie, które możemy zaoferować przedsiębiorcom dzięki połączeniu na platformie Idea Cloud bankowego systemu transakcyjnego z innymi narzędziami wspomagającymi zarządzanie firmą. Dzięki temu przedsiębiorca ma pełny obraz swojej sytuacji finansowej dostępny z jednego miejsca, bez konieczności przeklikiwania się z programu do programu czy między różnymi serwisami internetowymi – wyjaśnia Edyta Zbroja. Jeżeli natomiast faktura zostałaby przez kontrahenta opłacona w gotówce, użytkownik Idea Cloud może samodzielnie zmienić jest status na „opłacona”.
Idea Cloud ułatwia też zarządzanie dokumentami i ich archiwizację. Dzięki pełnokontekstowej wyszukiwarce, właściciel firmy może łatwo znaleźć interesującą go fakturę w archiwum dokumentów księgowych, w płatnościach czy poprzez listę odbiorców. Wystarczy wpisać trzy znaki, a system podsunie odpowiedzi. Wybrany dokument właściciel firmy może też udostępnić na adres mailowy swojej księgowej czy kontrahentowi Jeśli jest taka potrzeba może również umieścić fakturę w wirtualnym sejfie.
Oczekująca na płatność faktura to z punktu widzenia przedsiębiorcy „zamrożona” gotówka, która mogłaby pracować. Dlatego w Idea Cloud wprowadzono możliwość skierowania jej „jednym kliknięciem” do obsługi faktoringowej (wymagane jest zawarcie umowy na taką usługę, co również odbywa się elektronicznie). Dzięki faktoringowi, przedsiębiorca może wcześniej otrzymać środki za swoją fakturę, zanim kontrahent dokona płatności. W przypadku gdyby taka płatność nie nastąpiła w terminie, użytkownik Idea Cloud ma również możliwość przesłania faktury do windykacji. Analogicznie, jak w przypadku faktoringu, może to zrobić „jednym kliknięciem” (o ile zawrze umowę na korzystanie z takiej usługi).
Wojciech Boczoń