Generowanie oszczędności w firmie nie wymaga – wbrew pozorom – wdrażania rewolucyjnych zmian. Dzięki nowym technologiom, jak również zwykłemu rozsądkowi, możemy szybko i sprawnie ograniczać wydatki, budując tym samym przewagę konkurencyjną naszego przedsiębiorstwa.
O sile organizacji nie świadczy jedynie kapitał ludzki oraz jakość oferowanych przez nią produktów czy usług. Kluczem do sukcesywnego rozwoju i budowania silnej pozycji na rynku jest również umiejętne zarządzanie procesami zachodzącymi w firmie, uwzględniające stałą optymalizację kosztów. W jaki sposób skutecznie redukować firmowe wydatki bez konieczności wywracania budżetu do góry nogami?
Czas to pieniądz
Sprawna komunikacja wewnętrzna wpływa na efektywność pracowników, co z kolei przekłada się na wyniki finansowe całej firmy. Aby zapewnić skuteczny przepływ informacji w naszej organizacji, warto skorzystać z dostępnych na rynku, prostych i bezpłatnych narzędzi. Dzięki prowadzeniu firmowego kalendarza online lub zainstalowaniu programu do zarządzania zadaniami nie będziemy tracić czasu na umawianie wewnętrznych i zewnętrznych spotkań. Na bieżąco będziemy mogli również śledzić co dzieje się w poszczególnych projektach bez konieczności ciągłej wymiany maili czy telefonów.
Wspomniane programy ułatwią nam planowanie i podział zadań wśród pracowników, a także pomogą ocenić, czy czas naszego zespołu jest efektywnie wykorzystywany. W perspektywie długofalowej praca z task managerem pomoże rozwinąć też cenną kompetencję, jaką jest umiejętność zarządzania swoim czasem. Zanim przeniesiemy firmową komunikację z trybu offline do online zadbajmy jednak o stabilną i wydajną łączność z Internetem. Pamiętajmy, że nawet chwilowa utrata dostępu do sieci może odbić się na efektywności przedsiębiorstwa.
Drukuj z głową
Wiele, bo aż połowa firm, bagatelizuje kwestię optymalizacji kosztów wydruku poprzez kontrolę urządzeń drukujących. Tymczasem straty ponoszone przez przedsiębiorstwa w wyniku nieefektywnego korzystania z drukarek są wyższe niż mogłoby się wydawać. Zgodnie z wynikami raportu KPMG 60 proc. pracujących Polaków drukuje w skali roku aż 10 tys. kartek papieru, a jednocześnie, marnotrawionych jest około 8 proc. wszystkich druków. Warto tutaj zaznaczyć, że zmarnowany wydruk to nie tylko koszt papieru, ale i tonera. Jak ograniczyć koszty związane z drukiem? Wiele firm rozpoczyna optymalizację kosztów związanych z drukiem od zakupu tanich drukarek, które często okazują się drogie w eksploatacji. Tymczasem urządzenia drukujące powinny cechować się wydajnością, żywotnością oraz niskimi kosztami eksploatacyjnymi. Poza inwestycją w zakup lub najem efektywnych drukarek warto też pomyśleć o rozwiązaniach typu MPS (ang. Managed Print Services), czyli usługach zarządzania drukiem. – Polegają one na kompleksowym monitorowaniu środowiska druku w firmie, które ma na celu zwiększenie efektywności urządzeń drukujących – radzi Łukasz Laskowski, Prezes Zarządu firmy Ediko specjalizującej się w zarządzaniu dokumentami i informacją w firmie. W końcu, dobrym pomysłem jest również wprowadzenie w przedsiębiorstwie elektronicznego obiegu dokumentów, co pozwoli na ograniczenie liczby wydruków i tym samym, wygeneruje kolejne oszczędności.
Nie idź pod prąd
Według danych RWE energia stanowi obecnie aż jedną piątą kosztów w firmie. Nie każdego przedsiębiorcę stać na modernizację budynku, nie mówiąc już o produkcji własnego prądu i odzyskiwaniu energii celem redukcji kosztów. Co więc możemy zrobić, by firmowe rachunki nie były dla nas koszmarem? Wszyscy znamy dobrze podstawowe zasady oszczędzania energii w domu – przenieśmy więc dobre praktyki na grunt firmowy. Wymieńmy wszystkie żarówki w firmie na te energooszczędne, wyłączajmy niepotrzebne światło, nie pozostawiajmy sprzętu w trybie czuwania, a także korzystajmy z listwy przełącznikowej z gniazdkami, by wyłączyć urządzenia w firmie jednym pstryknięciem. Korzystajmy też rozsądnie z klimatyzacji pamiętając, by przy jej włączeniu zamknąć wszystkie okna. – Aby zaoszczędzić na rachunkach za prąd ograniczajmy też niepotrzebne wydruki dokumentów czy e-maili. Warto też zainwestować w audyt urządzeń drukujących, który pozwoli oszacować ile drukarek faktycznie potrzebuje nasza firma – dodaje Alan Pajek, pomysłodawca i twórca aplikacji MPS Satellite pozwalającej na błyskawiczny, zdalny audyt środowiska druku w firmie. Równie ważną kwestią jest kształtowanie dobrych nawyków odnośnie oszczędzania energii wśród pracowników, poprzez zorganizowanie serii szkoleń dla pracowników czy przeprowadzenie kampanii informacyjnej wewnątrz zespołu.
Bądź czujny
Często latami korzystamy z tego samego dostawcy Internetu, energii, firmy kurierskiej czy banku będąc przekonanym, że jako stały klient otrzymujemy najbardziej korzystną ofertę dostępną na rynku. Przed zmianą usługodawcy powstrzymuje nas również zwykłe lenistwo – analiza konkurencyjnych firm i wyszukiwanie nowych rozwiązań to dla wielu przedsiębiorców niepotrzebna strata czasu i dodatkowa komplikacja. Tymczasem, warto od czasu do czasu rozejrzeć się po rynku w poszukiwaniu bardziej atrakcyjnej oferty współpracy, która – co warto podkreślić – nie zawsze oznacza tę najtańszą. Poza ceną zwróćmy uwagę na kwestie gwarancji i zasad reklamacji czy obsługi klienta, a także na koszty związane z eksploatacją oraz obsługą wybranego rozwiązania. Jeżeli mimo wszystko chcemy uniknąć niedogodności związanych ze zmianą dostawcy, spróbujmy chociaż raz na jakiś czas renegocjować umowę, powołując się właśnie na status lojalnego, długoletniego klienta.
Prowadzenie firmy, zwłaszcza w dobie nieustającej konkurencji o uwagę klienta oraz konieczności ciągłych inwestycji w budowanie silnej marki to ciągła walka z kosztami. Ograniczanie wydatków warto rozpocząć od drobnych, prostych zmian, pamiętając przy tym, że każda oszczędzona złotówka jest dla przedsiębiorcy na wagę złota.
Źródło: Ediko
Wojciech Boczoń
