Od 21 czerwca 2017 r. obowiązuje ustawa z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym uchylająca dotychczasową ustawę z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym. Nowa regulacja wprowadza istotne zmiany w zakresie składu i funkcjonowania komitetu audytu w jednostkach zainteresowania publicznego (JZP – obejmujących m. in. spółki, których akcje notowane są na rynku regulowanym). 21 października 2017 r. upłynął z kolei 4- miesięczny okres przejściowy dla spółek giełdowych na dostosowanie się do nowych przepisów dotyczących komitetu audytu.
Upływ okresu przejściowego skłania do kilku refleksji zważywszy na surową odpowiedzialność zarówno samych spółek, jak i osób pełniących funkcję w jej organach za naruszenie przepisów. Dotychczas obowiązujące przepisy, nie dość że liberalniejsze co do wymogów jeśli chodzi o skład komitetu, w praktyce dopuszczały rezygnację z tworzenia komitetów w przypadku funkcjonowania pięcioosobowej rady nadzorczej i wiele spółek skrzętnie z tej możliwości korzystało.
Komitety audytu – nowa jakość?
Instytucja komitetu audytu nie jest w polskim porządku prawnym nowością. Komitety audytu już od wielu lat działają głównie w spółkach publicznych. W pewnej liczbie z nich zostały wyodrębnione w ramach rad nadzorczych i podejmują działania związane ze sprawozdawczością zarządczą i finansową, współpracują z biegłymi rewidentami i nadzorem wewnętrznym, a także go kontrolują. Ustawodawca umożliwiał jednak dotychczas w szerokim zakresie powierzenie funkcji komitetu audytu radzie nadzorczej.
Nowa ustawa zmienia tę perspektywę. Dostosowując polskie regulacje do przepisów unijnych aktów prawnych: a) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/56/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. zmieniającej dyrektywę 2006/43/WE w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, uchylającego decyzję Komisji 2005/909/WE postanowiono, że w praktyce komitety audytu mają działać w każdej spółce publicznej.
Nowa regulacja odnosi się do JZP – są nimi głównie spółki giełdowe, a także wiele jednostek sektora finansowego (m.in. banki, otwarte fundusze emerytalne, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji, otwarte fundusze inwestycyjne itd.).
Przez zwiększenie kwalifikacji osób w nich zasiadających komitety audytu mają stać się bardziej kompetentne. Ustawodawca przyznaje im również liczniejsze zadania do wykonania. Co więcej, ich członkowie będą ponosić większą odpowiedzialność. Członkami komitetu audytu pozostają członkowie rady nadzorczej (wybierani spośród członków rady nadzorczej), jednakże muszą spełniać określone kryteria.
Skład komitetu audytu, kiedy rada nadzorcza może przejąć funkcje komitetu audytu?
Komitet audytu powinien liczyć co najmniej 3 członków.
Jednakże, w przypadku mniejszych jednostek, które na koniec danego roku obrotowego oraz na koniec roku obrotowego poprzedzającego dany rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
- 17 000 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
- 34 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
- 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
– pełnienie funkcji komitetu audytu może zostać powierzone całej radzie nadzorczej. Jest to bardzo gruntowne ograniczenie tej możliwości.
Nowa ustawa wprowadza szereg regulacji mających na celu wzmocnienie niezależności członków komitetu audytu. Spółki muszą o tym pamiętać przy doborze członków rady nadzorczej. Dotychczas katalog określający przesłanki niezależności był węższy niż lista przesłanek zawartych w Załączniku II do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady (nadzorczej) (2005/162/WE). Do zalecenia tego odsyłają wprawdzie Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW, jednakże samo w sobie nie podlega ono bezpośredniemu stosowaniu w polskim porządku prawnym i spółki mogły go nie stosować. Obecnie kryteria te zostały włączone do przepisów prawa i to o randze ustawowej.
Niezależnymi nie są między innymi osoby pełniące funkcję w zarządzie spółki w ciągu ostatnich 5 lat, licząc od dnia powołania, będącej pracownikiem spółki w ciągu ostatnich 3 lat (z wyjątkiem członków rady nadzorczej powołanych przez pracowników) czy też pełniące funkcję członka rady nadzorczej emitenta dłużej niż 12 lat. Nowe przesłanki niezależności obejmują także pełnienie funkcji w innych spółkach z grupy kapitałowej emitenta oraz podmioty utrzymujące istotne stosunki gospodarcze z JZP.
Nowością jest, że większość członków komitetu, czyli minimum 2 musi spełniać nowe wymogi niezależności, a dodatkowo przewodniczący komitetu audytu również musi być niezależny. Poprzednio wystarczyło, że w pracach komitetu uczestniczyła jedna osoba niezależna.
W komitecie audytu przynajmniej 1 członek powinien posiadać kwalifikacje w dziedzinie rachunkowości lub rewizji finansowej, jednak nie musi to być członek niezależny. Ponadto, wprowadzono wymóg, by członkowie komitetu (co najmniej 1) posiadali wiedzę i umiejętności z zakresu branży, w której dana spółka działa.
Ustawa stanowi przy tym jednoznacznie, że przepisy dotyczące wymogu niezależności, kwalifikacji w dziedzinie rachunkowości lub rewizji finansowej oraz wiedzy i umiejętności branżowych mają odpowiednie zastosowanie do członków rady nadzorczej w przypadku w przypadku pełnienia funkcji komitetu audytu przez radę nadzorczą.
Konkludując, w zależności od tego czy komitet audytu zostanie wyodrębniony, czy też komitet audytu będą stanowić wszyscy członkowie rady nadzorczej – większość członków komitetu (analogicznie całej rady nadzorczej) musi spełniać nowe wymogi niezależności, a dodatkowo przewodniczący komitetu audytu (analogicznie przewodniczący rady nadzorczej) również musi być niezależny.
Podobnie jest z wymogiem kompetencji. Przynajmniej jeden członek rady nadzorczej, który będzie zasiadał w komitecie audytu musi posiadać wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych, a jeden członek rady nadzorczej, który będzie zasiadał w komitecie audytu musi posiadać wiedzę i umiejętności z zakresu branży Wydaje się, że wiedza branżowa może być podzielona na kilku członków komitetu audytu – i tak może się dziać się w przypadku podmiotów o wielu różnorodnych segmentach działalności.
Kary administracyjne nakładane przez KNF
Niespełnienie tych wymogów zostało opatrzone przez ustawodawcę poważnymi sankcjami. Wprowadzony został katalog kar administracyjnych, które będzie mogła stosować Komisja Nadzoru Finansowego.
Otóż, spółki, członkowie jej zarządu lub innego organu zarządzającego lub rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego, lub komitetu audytu podlegają karze administracyjnej za naruszenie przepisów ustawy lub rozporządzenia nr 537/2014 nakładanej przez KNF w przypadku, gdy:
- nie posiadają polityki w zakresie świadczenia dodatkowych usług przez firmę audytorską, podmiot powiązany z firmą audytorską lub członka jego sieci,
- nie posiadają polityki w zakresie wyboru firmy audytorskiej,
- nie przestrzegają przepisów dotyczących:
- wyboru firmy audytorskiej, w tym stosowania klauzul zabronionych,
- zawarcia umowy o badanie na okres krótszy niż 2-letni i dłuższy niż 5-letni, z uwzględnieniem przypadku, o którym mowa w art. 17 ust. 6 rozporządzenia nr 537/2014,
- obowiązkowych okresów karencji,
- procedury wyboru firmy audytorskiej,
- obowiązku informowania Komisji Nadzoru Finansowego o fakcie, że wyboru firmy audytorskiej dokonuje organ inny niż organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe,
- nie przestrzegają obowiązków związanych z rotacją firmy audytorskiej badającej sprawozdanie finansowe danej JZP,
- nie przestrzegają przepisów dotyczących powołania, składu i funkcjonowania komitetu audytu,
- wywierają wpływ na wynik badania.
Karami administracyjnymi są:
- kara pieniężna;
- zakaz pełnienia funkcji członka zarządu lub innego organu zarządzającego lub członka rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego w JZP przez osoby odpowiedzialne za naruszenie przepisów przez okres od roku do 3 lat.
W przypadku spółki kara pieniężna może opiewać do wysokości 10% przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów, osiągniętych przez niego w poprzednim roku obrotowym. W przypadku osoby fizycznej może wynieść do 250 tyś. zł.
Zakres sytuacji objętych surowymi sankcjami jest obszerny. Tylko w zakresie stanowiącym przedmiot niniejszej publikacji, a więc przestrzegania przepisów dotyczących powołania, składu i funkcjonowania komitetu audytu odnosi się do konkretnych osób:
– członków rady (np. w przypadku utraty cech niezależności i braku ujawnienia tej okoliczności na potrzeby uzupełnienia składu komitetu audytu, utraty cechy posiadania odpowiednich kwalifikacji),
– członków zarządu (np. w sytuacji zdekompletowania składu komitetu i rady nadzorczej oznaczającego konieczność zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w celu uzupełnienia członków rady o osoby z odpowiednimi kwalifikacjami).
Jako pewną ciekawostkę należy zauważyć, że ustawodawca expressis verbis nie wskazał, że karą objęte są przypadki naruszenia dotyczące powołania, składu i funkcjonowania rady nadzorczej, pełniącej funkcje komitetu audytu (brak również w przepisach stosownego odesłania do odpowiedniego stosowania sankcji w razie naruszenia przepisów o komitecie audytu). Praktyka pokaże czy KNF będzie stosowała w tym względzie przepisy odnoszące się do komitetu audytu w drodze analogii (co budzi wątpliwości natury konstytucyjnej) czy też doczekamy szybkiej nowelizacji ustawy w tym względzie.
Stan po 21 października 2017 r. i co dalej?
Pomimo upływu terminu na wdrożenie zmian nie sposób wykluczyć, że wiele spółek wciąż może borykać się wypełnieniem nowych wymogów w 100%.
Problemy mogą mieć podłoże prozaiczne – od braku chętnych kandydatów (w radach nadzorczych wynagrodzenia nie są zbyt okazałe) chociażby z uwagi na sankcje finansowe przez konieczność spełnienia wymogów odpowiedniej wiedzy branżowej, po wymóg, aby większość komitetu stanowiły osoby niezależne aż po wynikające z rozlicznych obowiązków nałożonych na komitety audytu, m. in:
- opracowanie polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania,
- określenie procedury wyboru firmy audytorskiej przez JZP,
- opracowanie polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem.
Pokonanie tych przeszkód natury osobowej pozwala dopiero na wprowadzenie stosownych zmian w dokumentach korporacyjnych. W pierwszej kolejności konieczny jest przegląd statutu i ewentualne uzupełnienie/zmiana składu rady nadzorczej. Oznacza to konieczność zwołania I przeprowadzenia nadzwyczajnego walnego zgromadzenia. Zebrani akcjonariusze powinni mieć wiedzę jakich kandydatów mogą zgłosić i wybrać do rady nadzorczej, aby spełniali ustawowe kryteria (odpowiedzialność w tym względzie spoczywa przede wszystkim na Zarządzie). W dalszej kolejności zmian wymagać mogą regulamin rady nadzorczej lub regulamin komitetu audytu.
Należy pamiętać, że ustalając rodzaj i wymiar kary nakładanej na spółkę lub osoby, KNF powinna uwzględniać w szczególności: wagę naruszenia i czas jego trwania, stopień przyczynienia się do powstania naruszenia. Jeżeli JZP i członkowie jej organów będą w stanie wykazać, że podejmują określone działania i procedury zostały uruchomione, a opóźnienie wynika z przyczyn natury obiektywnej i jest niewielkie, poziom kary można istotnie ograniczyć, a nawet jej uniknąć. Upływ 4-miesięcznego terminu przejściowego nie powinien zniechęcać do podejmowania działań, wręcz przeciwnie – procedury warto zintensyfikować i jak najszybciej zakończyć.
Robert Mikulski
Radca Prawny, Rykowski & Gniewkowski Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Sp.k.
