Kryzys gospodarczy uświadomił wielu firmom konieczność stosowania rozwiązań mających na celu optymalizację i uelastycznienie ich działań, racjonalizację kosztów i poszukiwanie oszczędności. Odpowiedzią na te potrzeby jest program redukcji kosztów „Adjust” stworzony przez Adecco Poland.
– Jest to skuteczne narzędzie do walki z kryzysem. Polega na znajdowaniu źródeł problemów, a nie tylko na doraźnym reagowaniu. Pochopna redukcja personelu to działanie krótkowzroczne, które paradoksalnie w dłuższym horyzoncie czasowym może prowadzić do zwiększenia wydatków.Optymalizacja, przemyślane kroki poprzedzone wnikliwą analizą – oto klucz do sukcesu. Większość tego typu programów koncentruje się na krótkoterminowym cięciu kosztów. Program Adjust pozwala pogodzić dwa, wydawałoby się sprzeczne cele – minimalizację kosztów i rozwój firmy mówi Anna Wicha, Dyrektor Generalny Adecco Poland.
Mimo spowolnienia gospodarczego firmy nie powinny ograniczać się jedynie do szukania oszczędności – ich „być albo nie być” na konkurencyjnym rynku zależy od aktywnego zwiększania przychodów i angażowania się w działania ukierunkowane na rozwój. Jednak większość programów, wdrażanych na rzecz usprawnienia funkcjonowania przedsiębiorstw, koncentruje się na krótkoterminowym cięciu kosztów. Najczęściej odnoszą się do polityki kadrowej. Firmy pochopnie prowadzą redukcję zatrudnienia zamiast postawić na efektywniejsze wykorzystanie posiadanych zasobów ludzkich. Takie decyzje, często skutkują problemami.
– W kluczowym momencie brakuje ludzi do pracy. Firma ma zlecenie na realizację dużego projektu i wtedy na gorąco stara się uzupełnić braki kadrowe tracąc czas i pieniądze na procesy rekrutacyjne, wdrażanie nowych pracowników, załatwianie spraw formalnych – mówi Krzysztof Linow dyrektor operacyjny w Adecco Poland.
Często nie udaje się znaleźć odpowiednich ludzi – zwłaszcza, że, popyt na talenty z kluczowych branż rośnie. Przykładowo, według badań zrealizowanych przez PMR Research na zlecenie Adecco Poland, aż 68 proc. przedsiębiorstw z branży IT planowało zatrudnić w 2012 nowych pracowników. Ponadto nadal najtrudniejszym do obsadzenia stanowiskiem w tej branży jest programista, którego chęć zatrudnienia deklarowało 46 proc. przedsiębiorców.
– Konkurencja w walce o pozyskanie wykwalifikowanych i kompetentnych kadr nadal rośnie. W takiej sytuacji ważne jest prowadzenie działań pomagających utrzymać potencjał pracowniczy. Rozwiązaniem są elastyczne formy zatrudnienia, które pomagają zredukować rotację personelu, zmniejszyć inwestycje związane z rekrutacją talentów oraz efektywniej wykorzystać czas – pracownik pracuje tylko wówczas, gdy jest rzeczywiście potrzebny, niekoniecznie na pełnym etacie – mówi Krzysztof Linow.
Jednak skorzystanie z oferty pracy tymczasowej to tylko pierwszy krok. Optymalizacja kosztów wiąże się ze stworzeniem nowych warunków organizacyjnych – aby to zrobić niezbędna jest identyfikacja pól do poprawy i zaproponowanie działań korygujących.
Zlikwidować przyczynę, nie skutek
Programy naprawcze takie jak Adjust skoncentrowane są na optymalizacji, a nie chaotycznym cięciu kosztów. Trwałe obniżenie kosztów funkcjonowania firmy wiąże się więc z efektywnym zarządzaniem, a nie doraźnymi działaniami naprawczymi. Najważniejsze jest znalezienie odpowiedzi na pytanie „co” jest przyczyną kosztów, a dopiero potem „jaki” jest ich poziom. Dzięki programowi Adecco Adjust udaje się ją uzyskać.
– Poprzez program Adjust możemy wskazać klientowi obszary wymagające usprawnień i zaproponować rozwiązania, dzięki którym zyska optymalny poziom elastyczności zatrudnienia, zwiększy produktywność swojej firmy, wyeliminuje pracę w godzinach nadliczbowych oraz zmniejszy rotację pracowników. Cały proces zaczyna się od analizy i oceny struktury organizacyjnej. Bierzemy pod lupę dane liczbowe związane z zatrudnieniem, kwalifikacje pracowników, opinie kadry kierowniczej. Diagnozujemy obciążania zadaniami i procesami na stanowiskach, potrzeby personalne w rozbiciu na poszczególne komórki organizacyjne. Kolejnym etapem jest przedstawienie planu naprawczego, który po akceptacji klienta wdrażamy w życie firmy, stale mierząc ponoszone koszty i efektywność podjętych działań- wyjaśnia Krzysztof Linow.
O korzyściach jakie przyniósł program Adjust, przekonała się jedna z firm branży motoryzacyjnej która w lipcu 2012 zdecydowała się na jego wdrożenie.
– Dzięki Adjust zidentyfikowaliśmy obszary, które okazały się źródłem oszczędności i firma zwiększyła swoją rentowność.Główne obszary, które zostały usprawnione, związane były z procesem rekrutacji oraz rotacją pracowników. Dzięki tym działaniom zwiększyła się produktywność pracowników przy jednoczesnym spadku rotacji. Przykładowo – zdiagnozowaliśmy, które linie produkcyjne są najbardziej obciążone pracą, a której mniej – tu ulepszyliśmy zarządzanie grafikami. Przeanalizowaliśmy także na których liniach produkcyjnych jest najwięcej zwolnień chorobowych i z czego one wynikają. Czasami są to bardzo prozaiczne przyczyny np. przeciąg albo nieodpowiednio dobrana odzież robocza. Tak więc proces optymalizacji, poprzez wdrożenie programu Adjust, nie polegał na redukcji kosztów, ale ich unikaniu poprzez lepsze planowanie i efektywniejsze zarządzanie zasobami – wyjaśnia Krzysztof Linow.
Mimo korzyści wynikających ze współpracy z firmami zewnętrznymi, często przedsiębiorcy decydują się na samodzielne realizowanie programów naprawczych. Co na to eksperci?
– Wieloletnie międzynarodowe doświadczenie, sprawdzone metody weryfikacji kompetencji kandydatów, znajomość specyfiki poszczególnych rynków, umiejętność zdefiniowania ryzyk i zaproponowania działań zastępczych to bezcenne „narzędzia”, którymi dysponują wyłącznie firmy specjalizujące się w tego typu usługach. Niektóre firmy wychodzą z założenia, że są w stanie to obejść i implementują to co sprawdza się w konkurencji. Jednak nie ma uniwersalnej recepty na optymalizację kosztów – tak samo jak nie ma uniwersalnej recepty na zdobycie większych zysków. Każda oferta musi być uszyta na miarę konkretnych potrzeb i możliwości Klienta, biorąc pod uwagę również lokalne warunki zewnętrzne- twierdzi Krzysztof Linow.
W przeciwnym razie może skończyć się jak w historyjce o krawcu – pewien mężczyzna, widząc kolegę w pasującym na niego jak ulał garniturze, zapragnął mieć taki sam. Wziął więc namiar do jego krawca i zamówił taki sam model. Mierząc uszyty strój, zauważył, że rękaw nieco odstaje – musi Pan zgiąć rękę i wtedy rękaw będzie pasował, poradził krawiec. Ale spodnie ciągną do przodu, a marynarka do dołu – jak będzie Pan chodził na lekko zgiętych nogach i trochę się Pan zgarbi to będzie wygodnie. Kiedy mężczyzna wyszedł na ulicę w nowym garniturze, przechodnie wpadali w zachwyt – patrzcie, taka pokraka, a garnitur leży na nim jak ulał. 
Adecco
Wojciech Boczoń
