Tomasz Jabłoński: Zarządzanie zmianą po polsku

Każdy problem, każda zmiana niesie ze sobą szansę. Oczywiście, w pierwszym odruchu możemy skupiać się na rzeczach negatywnych. Dla nas to jest bardzo naturalne. Natomiast jeżeli te rzeczy potencjalnie negatywne sobie w jakiś sposób przeliczymy, uwidocznimy, racjonalnie opanujemy, wówczas może się okazać, że dostrzeżemy dużo pozytywów i dużo szans, które da się wykorzystać. Jak najbardziej należy iść w tym kierunku – mówi Tomasz Jabłoński z ITAGMA.

Panie Tomaszu – lubi Pan zmiany?

Tak. To jest nasza codzienna praca.

A czy życie, zwłaszcza przedsiębiorcy może być bez zmian, w pewnym, stałym środowisku?

W krótkim okresie czasu? Pewnie tak. Natomiast niestety wszystko się zmienia wokół nas. Konkurenci działają, rynek działa, technologie się zmieniają, w związku z tym cały czas musimy za nimi nadążać.

Gdy widzimy, że zaczyna się dziać coś nowego, niepokojącego, jaką to reakcję budzi wśród przedsiębiorców?

To zależy jak niepokojącego. Różnie to bywa. Jeżeli chodzi o wewnętrzną sytuację w firmie, to na pewno pojawia się chęć działania. Jeżeli zaś dzieją się rzeczy niepokojące, na które nie mamy wpływu, to w zasadzie nie dużo można poradzić.

A co lepiej robić? Podejść aktywnie do problemu, spróbować z nim się zmierzyć nawet nie mając koniecznie właściwej wiedzy, czy też lepiej schować ten problem pod dywan?

Każdy problem, każda zmiana niesie ze sobą szansę. Oczywiście, w pierwszym odruchu możemy skupiać się na rzeczach negatywnych. Dla nas to jest bardzo naturalne. Natomiast jeżeli te rzeczy potencjalnie negatywne sobie w jakiś sposób przeliczymy, uwidocznimy, racjonalnie opanujemy, wówczas może się okazać, że dostrzeżemy dużo pozytywów i dużo szans, które da się wykorzystać. Jak najbardziej należy iść w tym kierunku.

A która postawa jest bardziej powszechna obecnie w Polsce Pana zdaniem?

Myślę, że w ogóle dla ludzkości jest charakterystyczna postawa dostrzegania negatywów. Wydaje mi się, że na przestrzeni wieków żeśmy się nauczyli po pierwsze: eliminować niebezpieczeństwo i unikać problemów. Natomiast z dostrzeganiem szans jest w sposób naturalny gorzej. Zwróciłbym uwagę na ciekawe zagadnienie – w języku polskim można na przykład w Wordzie wpisać w Tezaurusie słowo „problem” i zobaczyć ile jest różnych synonimów. Wszystkie one najczęściej dotykają rzeczy bardzo namacalnych, realnych, które są tu i teraz. Zaś słów związanych z korzystnym obrotem sprawy jest bardzo niewiele i większość z nich odnosi się do łutu szczęścia, do jakby raczej losu, zrządzenia losu niż do planowanego działania. Myślę, że to jest naturalna cecha ludzi, że skupiamy się na problemach.

Jakie obawy pojawiają się gdy spotyka nas zmiana? Przynajmniej możliwość zmian i na ile obawy te są racjonalne?

Często obawy są jak najbardziej racjonalne. Boimy się o to, co jest dotychczas i co działa dobrze, czego nie chcielibyśmy popsuć . Boimy się tego co będzie kiedy się znajdziemy już w sytuacji po zmianie. Najczęściej nie chcemy zmieniać swojego środowiska, jeżeli już opanowaliśmy jakieś rutynowe działania. Jeżeli jesteśmy w czymś dobrzy, to po wejściu na nowy grunt możemy czuć się niepewnie.

Jak przygotować się do tej zmiany? Jak siebie przekonać psychicznie, mentalnie, że warto zaryzykować porzuceniem dotychczasowych nawyków?

Na pewno warto jest sobie zbilansować wszystkie za i przeciw. To da nam pewność czy w ogóle warto czy nie. Jeżeli będziemy działać bez przekonania, to na pewno będziemy działać o wiele gorzej. Więc nabrać tego przekonania możemy tylko racjonalnie bilansując sobie wszystkie za i przeciw. Co możemy uzyskać? Możemy sprawdzić jak inne firmy sobie poradziły z podobną zmianą, jednakże czasami bywa to niekorzystne…

Okazuje się, że mają te same problemy to może nie ruszajmy nic, za chwilkę się poprawi.

Dokładnie tak, albo mieli problemy, próbowali coś zmienić i wyszło gorzej. Tak, zgadza się. Niestety zapamiętujemy bardzo często informacje o tym, że komuś już poszło źle … „Aha, to i mi też pójdzie źle.” Nie zawsze tak jest. Jeżeli się przyjrzymy zmianom, które już były dokonywane, czy u nas w firmie, czy też u innych przedsiębiorców, można bardzo często znaleźć kilka prostych błędów, które się bardzo często powtarzają i których wyeliminowanie już da nam szansę powodzenia.

Ano właśnie … To jakie błędy popełniamy?

Bardzo często brak jednej osoby odpowiedzialnej, zarządzającej projektem zmiany. Osoby, która byłaby zdolna przede wszystkim się komunikować ze wszystkimi, albo jeżeli już taka osoba jest, jest ona bardzo techniczna, bardzo skupiona na rzeczach twardych, ale na przykład nie wszystkie informacje do niej docierają ze względu na to, że taka rola zarządzającego zmianą, zarządzającego projektem niesie ze sobą również odpowiedzialność w sferze komunikacyjnej, w sferze umiejętnego budowania poparcia dla tej zmiany w całym zainteresowanym zespole, co jest pewnego rodzaju wyzwaniem. Brak takiej osoby to jest jeden z problemów. Często jest też tak, że nie potrafimy dobrze wyznaczyć celów zmian. Nie potrafimy wyznaczyć mierników. Warto naprawdę sobie określić takie kamienie milowe i kierunki, w których chcemy iść, żeby móc sprawdzać jak projekt postępuje, żeby móc mierzyć gdzie należy więcej uwagi poświęcić, a gdzie tak naprawdę interwencja jest niewymagana.

Czy Pana zdaniem każdy przedsiębiorca, każdy zarządzający firmą nadaje się na takiego lidera zmian?

To zależy od kompetencji. Są ludzie, którzy bardzo dobrze zarządzają na przykład finansami, są świetni w liczbach, natomiast komunikacyjnie gorzej. Są znowuż osoby, które świetnie sobie radzą z komunikacją, natomiast brak im troszeczkę zaplecza merytorycznego, dotyczącego zarządzania czasem, delegowaniem zadań. To jest tak naprawdę kwestia bardzo indywidualna. Każdy z nas ma wiele różnych cech i wydaje mi się, że dobrze jest dobrać osobę, która ma te cechy zbalansowane, czyli potrafi się komunikować i cieszy się szacunkiem w firmie a jednocześnie jest wyposażona w twarde narzędzia służące zarówno zarządzaniu projektem jak i też samym zmianom.

A jak takiej osoby nie uda się znaleźć wewnątrz firmy, co wówczas robić?

Jest w tej chwili na rynku kilka firm, które proponują takie profesjonalne usługi zarówno przygotowania do projektu, oceny wstępnej polegającej na rozpoznaniu, na powiązaniu planowanych zmian ze strategią, na zaplanowaniu ważnych kroków, jak też i zarządzania samym projektem zmiany. Zwracałbym szczególną uwagę na to, żeby tutaj bilans kompetencji też był odpowiednio ustawiony. Co mam na myśli? Żeby zarządzający nie tylko potrafili się wylegitymować świetnym certyfikatem zarządzania projektami, ale żeby również rozumieli tę miękką stronę, czyli właśnie to, jak na przykład komunikować się z ludźmi, jak budować umiejętnie poparcie. Myślę, że to jest taka umiejętność, której troszeczkę jeszcze brakuje na rynku.

Ile czasu trzeba sobie zarezerwować na taką większą zmianę w firmie, która wymaga przekształcenia wielu procesów na nowo?

To oczywiście zależy od rozmiaru. Raczej jeżeli jest to zmiana poważna i o takiej raczej tu mówimy, kiedy potrzebujemy również jakiejś pomocy z zewnątrz . To potrzebujemy tak naprawdę od 3 miesięcy do 2 lat. To zależy od tego jak wielkie są zmiany, jak daleko odchodzimy od obecnych przyzwyczajeń, jak bardzo zmienia się technologia, w której pracujemy, bo z tym mogą się również wiązać szkolenia dla ludzi. Także to zależy bardzo ściśle od tego, jaki jest dany przypadek.

Co możemy osiągnąć po tych kilku miesiącach czy nawet 2 latach?

Takim zmianom najczęściej towarzyszy wzrost wydajności … Najczęściej jest to przewaga konkurencyjna rozumiana różnie, zgodność z pewnymi standardami, zmieniającymi się przepisami prawnymi. Jeżeli dobrze zmiany przeprowadzimy to ludzie mają poczucie, że ich przedsiębiorstwo idzie do przodu, że praca, w której się znaleźli powoduje również ich własny rozwój, a jak wynika z wielu badań człowiek, kiedy czuje, że się rozwija to jest szczęśliwy.

 

Źródło: Przegląd Finansowy Bankier.pl