Projekt dla TU Filar będzie realizowany przez Centrum Operacyjne Północ pod kierownictwem Michała Kałuży – Dyrektora Działu Handlowego, Jacka Lachóra – Dyrektora Centrum Operacyjnego Północ oraz Marcina Ogrodnika, który sprawuje nadzór archiwistyczny nad projektem. W pierwszej fazie projektu ArchiDoc przejmie największe zasoby archiwalne, dotychczas magazynowane przez ubezpieczyciela w czterech głównych lokalizacjach Towarzystwa: w centrali w Szczecinie, w Katowicach, w Poznaniu, oraz w Olsztynie. W trakcie realizacji umowy planowane jest jej rozszerzenie współpracy na pozostałe oddziały Towarzystwa.
O powierzeniu projektu przez TU Filar firmie ArchiDoc zadecydowała wysoka ocena dotychczasowej współpracy, kompetencje i doświadczenie ArchiDoc w usługach związanych z archiwizacją dokumentów oraz kompleksowość oferty firmy. Nie bez znaczenia było również zaplecze infrastrukturalne potrzebne do realizacji tak złożonego i skomplikowanego projektu. „Dużym wyzwaniem jest dla nas sprawna organizacja procesu ewidencjonowania w naszym systemie magazynowym dokumentacji naszego Klienta, tak, aby czas od przejęcia jego zasobów archiwalnych do osiągnięcia pełnej gotowości do realizowania usługi, był jak najkrótszy”, mówi Marek Bronder, Dyrektor Ds. Rozwoju ArchiDoc, „Ponieważ mamy już doświadczenie w tego rodzaju projektach, zakładamy, ze od przejęcia dokumentacji do rozpoczęcia udostępniania dokumentów nie upłynie więcej niż 30 dni”.
Umowa jest kontynuacją dotychczasowej współpracy ArchiDoc z Grupą Uniqa – firma ArchiDoc świadczy już usługi archiwizacji dokumentów dla TU Uniqa i Uniqa Życie. Poza tymi projektami ArchiDoc prowadzi na rzecz Grupy dedykowany program monitoringu realizacji zleceń na udostępnianie oryginałów dokumentów, mający na celu zapewnienie dodatkowego bezpieczeństwa procesu udostępniania. Program tej jest realizowany wspólnie z firmą DHL Express. W jego ramach po stronie dostawcy usług kurierskich wyznaczono konkretne osoby, odpowiedzialne za systemowe śledzenie trasy każdej przesyłki nadanej do Uniqa. W momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej – na przykład braku systemowego potwierdzenia dotarcia przesyłki do kolejnego punktu przeładunkowego czy samego odbiorcy – uruchamiane są odpowiednie procedury bezpieczeństwa.
