Polscy przedsiębiorcy często borykają się z kontrahentami, którzy nie opłacają terminowo faktur. Może to doprowadzić do powstania zatorów płatniczych w firmie, wpłynąć na zachwianie płynności finansowej, niewypłacalności w stosunku do partnerów, a nawet pracowników. Dlaczego wielu przedsiębiorców jest w takich sytuacjach biernych? Zazwyczaj ich działania hamuje chęć utrzymania dobrej relacji z klientem oraz brak znajomości narzędzi, pozwalających na odzyskanie płatności. Wyjściem może być oddanie przeterminowanych faktur specjalistom z firmy zarządzającej należnościami.
Kontakt z klientem
Na pewno nie warto biernie czekać na płatność, o której wiemy, że jest już przeterminowana. Wpływa to na utwierdzenie nierzetelnych płatników w przekonaniu, że mają „ciche” przyzwolenie na zwlekanie z płatnościami. Dlatego w przypadku, gdy minął termin na uregulowanie faktury, należy możliwie jak najszybciej nawiązać kontakt mailowy lub telefoniczny z takim klientem i przypomnieć o nieuregulowanej płatności. Jeśli sytuacje z opóźniającymi wpłaty klientami są nagminne, a liczba nierzetelnych kontrahentów firmy dość duża, wówczas do odzyskiwania zaległych płatności warto powołać wewnętrzny dział windykacji lub wytypować konkretnego pracownika. Jeśli po przeprowadzonej rozmowie kontrahent nadal nie uregulował płatności, nie powinniśmy zaniechać działań windykacyjnych. Należy regularnie je powtarzać. Jest to proces, który z pewnością wymaga dużo cierpliwości i konsekwencji.
Nie każdy pracodawca ma jednak wystarczające zasoby do prowadzenia działań windykacyjnych – odzyskiwanie należności wymaga bowiem często zatrudnienia dodatkowej osoby, opracowania metodologii działań, szkoleń, zapewnienia narzędzi do pracy, takich jak sprzęt i system informatyczny. Ponadto stały kontakt z nierzetelnymi klientami może wprowadzać pracowników firmy w zakłopotanie i powodować, że nie będą działać skutecznie. Dlatego w takiej sytuacji warto zastanowić się nad nawiązaniem współpracy z firmą zarządzającą wierzytelnościami.
Monitoring płatności – szansa na odzyskanie należności
Jeśli właściciel firmy, który posiada nierzetelnych kontrahentów, stwierdzi, że nie chce angażować swoich pracowników w działania mające na celu odzyskanie należności lub nie ma odpowiedniego zaplecza na tego typu działania, wówczas powinien zastanowić się nad wprowadzeniem monitoringu płatności. Usługę taką swoim klientom oferuje firma Casus Finanse. Pozwala ona na kontrolę wpływu należności nie tylko dzięki przypominaniu o terminach wymagalności faktur, ale także weryfikacji ich poprawności (danych adresowych, numerów NIP, terminów płatności), czy też potwierdzeniu odbioru faktury przez drugą stronę. Gwarantuje także stały kontakt z klientem – częste rozmowy telefoniczne i wezwania do zapłaty. Takie działania prewencyjne zwiększają szansę odzyskania należności, bez konieczności przeprowadzania kosztownych procesów prawnych.
Stosowane narzędzia
Firmy zarządzające należnościami zatrudniają doświadczonych negocjatorów terenowych i posiadają bazę danych zadłużonych firm, dzięki czemu mogą zweryfikować danego partnera i doradzić lub ostrzec przed podpisaniem z nim umowy. Profesjonalna firma z branży zarządzania należnościami to także synonim zaawansowanych technik negocjacyjnych oraz rozbudowanego zaplecza operacyjnego. Jedną z najbardziej popularnych form komunikacji jest listowne wezwanie do zapłaty (tzw. monit). Monit nie tylko informuje o niezapłaconej fakturze, ale jest też sygnałem, że wierzyciel zamierza odzyskać swoje pieniądze. Zawiera więc adnotacje prawne informujące o konsekwencjach niezapłacenia należności oraz pieczęci prewencyjne, którymi ostemplowywane są wszystkie wysyłane do kontrahenta faktury. Wzywanie do zapłaty może odbywać się także przy wykorzystaniu wiadomości SMS, MMS, e-maili itd. Nieodłącznym elementem pracy specjalistów z firmy zarządzającej wierzytelnościami są też stałe rozmowy telefoniczne z klientem. Pozwalają one m.in. ocenić czy objęty windykacją kontrahent ma chwilowe problemy z wypłacalnością czy też zaleganie z płatnością to jego sposób na prowadzenie biznesu. Firmy zarządzające płynnością finansową mogą to sprawdzić poprzez dostęp do bazy nierzetelnych przedsiębiorców. Do narzędzi stosowanych przez firmy zarządzające wierzytelnościami należą także negocjacje spłaty zadłużenia, możliwość rozłożenia długu na raty, a także różnego rodzaju mediacje, w przypadku przekazania sprawy do etapu sądowego.
Korzyści płynące ze współpracy z firmą zarządzającą należnościami
Do głównych korzyści, które wynikają z podjęcia współpracy z firmą zarządzającą należnościami należy zaliczyć poprawę płynności finansowej firmy, zwiększenie dyscypliny płatniczej klientów, wykrycie nierzetelnych kontrahentów. Ponadto pracodawca oszczędza w ten sposób czas pracowników i pozwala na poświęcenie go w pełni na prowadzenie działalności firmy. To także obniżenie kosztu obsługi należności w przypadku rozwiązania problemu na etapie prewencyjnym. Zdjęcie z pracowników obowiązku windykowania klientów pozwala na zachowanie czystości relacji biznesowych, a wiedza i doświadczenie zewnętrznego partnera gwarantują skuteczność działania.
Warto przed nawiązaniem współpracy z firmą zarządzającą należnościami skorzystać z bezpłatnej konsultacji, przedstawić problem i poznać możliwe sposoby jego rozwiązania. Usługę tego typu oferuje Casus Finanse.
Casus Finanse
