Studium przypadku z wdrożenia systemu do budżetowania InForum BI Studio w Santander Consumer Bank

Gdy myślimy o procesach planowania finansowego i używanych do tego celu narzędziach, jednym z pierwszych naszych skojarzeń jest arkusz kalkulacyjny. Ten, w sumie genialny wynalazek to wciąż jedno z głównych narzędzi pracy w każdej organizacji, niezależnie od jej rozmiarów. Są jednak sytuacje gdy powszechnie znane zalety pakietów biurowych przestają wystarczać i wówczas przedsiębiorcy oraz kadra menedżerska szukają innych, bardziej efektywnych rozwiązań.

Rynek oprogramowana biznesowego jest pełen narzędzi, które są w stanie wyeliminować z codziennej pracy negatywne skutki ograniczeń arkuszy kalkulacyjnych. Tego typu narzędzia oferują np. producenci systemów klas: business Intelligence i performance management, a jednym z takich rozwiązań jest platforma InForum BI Studio, opracowana przez poznańską firmę DomData AG Sp. z o.o. Rozwiązanie to istnieje na rynku od kilku lat, a powstałe na jego bazie aplikacje analityczne, złożone systemy do planowania i raportowania funkcjonują w kilkudziesięciu przedsiębiorstwach w Polsce, Niemczech, Austrii i Szwajcarii. Wśród użytkowników znajdują się także przedstawiciele sektora bankowego , a jednym z nich jest Santander Consumer Bank. To właśnie w tym banku InForum BI Studio wykorzystywane jest do tworzenia i rozliczania budżetów kosztowych wszystkich jednostek organizacyjnych banku. Przyjrzyjmy się zatem przyczynom zakupu takiego rozwiązania i efektom wdrożenia.

Na początku był bank

Santander Consumer Bank należy do Grupy Santander – silnej, międzynarodowej grupy finansowej posiadającej ponad 150 lat tradycji, obecnej na 10 głównych rynkach świata. Santander to największa grupa finansowa w Hiszpanii i Ameryce Łacińskiej, która posiada również czołowe pozycje w Wielkiej Brytanii i w Portugalii oraz szeroką obecność w Europie poprzez swoją spółkę Santander Consumer Finance. W Polsce Grupa Santander jest obecna od 2001 r., najpierw poprzez spółkę AKB, a obecnie Santander Consumer Bank, który w 2011 r. przejął AIG Bank Polska. W kwietniu 2011 r. Grupa Santander została większościowym akcjonariuszem Banku Zachodniego WBK S.A. Obecny kształt Santander Consumer Banku jest wynikiem jego połączenia w 2011 r. z AIG Bankiem Polska, który od 1998 r. zdobywał silną pozycję na rynku pożyczek gotówkowych i kredytów ratalnych, a od 2006 r. systematycznie powiększał liczbę wydanych kart kredytowych. Obecnie Santander Consumer Bank jest jednym z największych banków na rynku kredytowania nowych pojazdów oraz liderem rynku sprzedaży ratalnej. Oprócz tego, bank oferuje szeroki wachlarz produktów bankowych i ubezpieczeniowych dla klientów indywidualnych oraz instytucjonalnych. Sieć sprzedaży banku to blisko 250 placówek na terenie całego kraju, jak również kanał telefoniczny i internetowy.

Sytuacja przed wdrożeniem

Przed rozpoczęciem wdrożenia systemu InForum Business Intelligence, Santander Consumer Bank dysponował własną hurtownią danych, stworzoną i obsługiwaną przez pracowników działu IT banku. Służyła ona głównie do przechowywania i archiwizowania danych. Przy sporządzaniu na ich podstawie raportów konieczna była każdorazowa ingerencja informatyka, który „ręcznie” wyprowadzał potrzebne dane z hurtowni. Samo tworzenie kolejnych wersji budżetów oparte było o arkusz kalkulacyjny Excel: a proces budżetowania był dość typowy: kierownicy poszczególnych jednostek banku pracowali nad planem kosztów swojej komórki, następnie przesyłali go do Działu Budżetowania i Kontroli Budżetowej, który odpowiadał za konsolidację wszystkich budżetów jednostkowych w centralny budżet banku. Z racji, iż taki model pracy nad budżetem wiąże się z dużą czasochłonnością i ryzykiem pojawiania się błędów np. w konsolidacji czy interpretacji danych cząstkowych, zdecydowano o rozpoczęciu poszukiwań rozwiązania, które wyeliminuje niedostatki arkusza kalkulacyjnego.

Podejmując decyzję o rozpoczęciu wdrożenia rozwiązania w zakresie budżetowania, bank poszukiwał systemu informatycznego, który nie ograniczy się tylko do samego tworzenia i rozliczania budżetów kosztowych lecz w przyszłości znajdzie zastosowanie również w innych obszarach działalności. Natomiast jeśli chodzi o wybór dostawcy, to dla kierownictwa banku ważne było również to, aby firma wdrażająca potrafiła elastycznie podejść do projektu. Równolegle do prac wdrożeniowych, dostawca systemu miał umożliwić pracownikom Banku znaczący udział w procesie wdrożenia. Miało się to odbywać poprzez szereg szkoleń narzędziowych, tak aby w przyszłości pracownicy banku mogli samodzielnie wprowadzać kolejne modyfikacje i funkcjonalności.

Przystępując do rozmów z oferentami, Santander Consumer Bank przedstawił im klarowną wizję systemu klasy Business Intelligence, którego oczekuje, oraz schemat wdrożenia. Pierwszym etapem prac miał być moduł do planowania i budżetowania, a w przyszłości takie narzędzia służące do wizualizacji strategii, rozliczania wykonania celów strategicznych, rachunek kosztów czy rozwiązania wspomagające systemy premiowania. Docelowa architektura systemu m.in. zakładała stworzenie centralnego repozytorium danych, co miało uwolnić osoby zaangażowane w tworzenie budżetu od obowiązku tworzenia personalizowanych arkuszy, a ich późniejszej konsolidacji w procesie tworzenia centralnego budżetu kosztowego Banku. W innych założeniach do wdrożenia nacisk położono m.in. na wersjonowanie danych budżetowych oraz na ścisłą współpracę nowego systemu z aplikacjami Microsoftu: PowerPoint-em i Excel-em. Po serii spotkań z oferentami, wybór banku padł na poznańską firmę DomData AG Sp. z o.o. i jej system występujący obecnie pod nazwą: InForum BI Studio.

Przygotowanie do wdrożenia

Koordynacją pierwszego etapu wdrożenia zajmował się wspominany już Działu Budżetowania i Kontroli Budżetowej. To jego pracownicy byli odpowiedzialni za zebranie informacji wewnątrz Banku niezbędnych do przeprowadzenia analizy. Na podstawie zebranych danych powstała analiza przedwdrożeniowa, obejmująca praktycznie wszystkie obszary funkcjonalne Banku.

Nowością w przypadku tego wdrożenia jest sposób wykorzystania wyników analizy przedwdrożeniowej. Po pierwsze ma ona posłużyć jako materiał wyjściowy do właściwej implementacji systemu. Bank otrzymał kompletny projekt ostatecznego rozwiązania: strukturę hurtowni danych dla InForum Business Intelligence, workflow do budżetowania oraz definicję tabel budżetowych. Po drugie – w analizie zostały bardzo szczegółowo opisane procesy zachodzące w banku, nawet te, które ostatecznie nie zostaną odwzorowane w aplikacji.

Docelowe rozwiązanie – wybrane elementy

Po zakończeniu wdrożenia powstał model sparametryzowany w systemie InForum, który posłużył do obsługi procesu budżetowania placówek bankowych oraz departamentów i komórek organizacyjnych Centrali Santander Consumer Banku oraz spółek podległych. System obejmuje wszystkie procesy związane z tworzeniem i późniejszą prezentacją wykonania kosztowych budżetów cząstkowych i centralnego budżetu kosztowego banku. W budżetach planowane są koszty rzeczowe i osobowe, związane z takimi obszarami jak: koszty jednostek sprzedaży, amortyzacja składników majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych, wynagrodzenia pracowników, wpłaty na Bankowy Fundusz Gwarancyjny itp. Dodatkowo, mechanizm budżetowania i raportowania wykonania budżetu na podstawie faktur otrzymanych przez dostawców został uzupełniony mechanizmem tzw. „Rezerwacji budżetowych”, które są wykonywane na podstawie zawartych umów, zamówień, oraz np. wysyłanych zgłoszeń na szkolenia. W ten sposób powstaje blokada środków budżetowych, rozliczana w wyniku otrzymania faktury zakupowej. Rozwiązanie to znacznie ułatwia kontrolę wydatkowania środków budżetowych i zwiększa dyscyplinę budżetową.

Efekty

Jak wspomina Piotr Jasicki,Dyrektor Departamentu Zarządzania Kosztami i Organizacją: „Przed epoką InForum, do budżetowania stosowano Excel-a i Access-a. Przejście na InForum było techniczną rewolucją. Chcąc usystematyzować efekty wdrożenia InForum, warto wspomnieć o następujących jego cechach:

Efektywność narzędzia: Korzystając z InForum, kompletny proces stworzenia budżetu centralnego banku można przeprowadzić przy pomocy niewielkiej grupy osób. Jest to znaczna różnica w porównaniu do poprzedniego modelu i daje możliwość lepszego wykorzystania posiadanych zasobów ludzkich, sprzętowych, licencyjnych, itp.

Poza tym, bardzo ważna jest elastyczność i skalowalność systemu. InForum został dokładnie dopasowany do specyfiki banku i jego potrzeb, a nie odwrotnie. W trakcie całego okresu użytkowania, nasza organizacja bardzo się zmieniała, zmieniały się modele budżetowe, stopień dokładności planowania i ewidencji kosztów i wszystkich tych etapach system zawsze był w stanie spełnić nasze potrzeby.

Kolejne cechy:Automatyzacja pracy, wydajność obliczeniowa, kontrola kompletności, spójności i jakości danych źródłowych– dla użytkowników rozwiązań tej klasy co InForum, to wszystko jest czymś oczywistym. W przypadku pracy na arkuszach kalkulacyjnych bywa z tym różnie.

Szybkość i jakość pracy: Proces tworzenia budżetów kosztowych dla całego banku, łącznie z korektami, walidacjami, i weryfikacją jesteśmy w stanie zrobić w ciągu 2-3 tygodni. W porównaniu do okresu sprzed wdrożenia, jest to okres kilka razy krótszy i wymagający zaangażowania mniejszej liczby osób. Różnica jest też istotna z tego względu, że zmieniła się ilość osób, których dotyczy budżetowanie. Wcześniej budżetowaliśmy dla ok. 700 osobowej organizacji, z siecią kilkudziesięciu oddziałów, a obecnie mamy do czynienia z instytucją zatrudniającą ponad 2500 osób i sieć placówek własnych przekracza 170. Większa jest też gama produktów, które oferujemy, a co ma wpływ np. na koszty sprzedaży.

Wreszcie jedna z istotniejszych cech, które mają dla nas bardzo duże znaczenie: Minimalne zapotrzebowanie na wsparcie IT. Administratorzy biznesowi są w stanie samodzielnie zarządzać całym procesem budżetowym oraz uprawnieniami użytkowników. Sami mogą tworzyć w systemie workflow poszczególnych procesów, generować dowolne raporty wg różnych przekrojów, a wcześniej definiować wymiary których ma dotyczyć budżetowanie czy zasilić system danymi źródłowymi. W sytuacji gdy wewnętrzne departamenty IT mają duże obciążenie projektami dotyczącymi głównych procesów biznesowych firmy i nie mogą pozwolić sobie na odpowiednio duże zaangażowanie w obszarze backoffice-u, taka filozofia systemu kontrolingowego to ewidentna korzyść. Także jeśli chodzi o konieczność korzystania ze wsparcia producenta systemu InForum – jest ona minimalna: Bieżące budżetowanie jest prowadzone przy wsparciu pracowników centrali Banku, a konsultantów DomDaty zatrudniamy tylko przy poważniejszych zmianach w konfiguracji systemu, aktualizacji do nowej wersji oraz do szkoleń w zakresie wprowadzania nowych funkcjonalności. Natomiast kolejne prace rozwojowe są w znacznym zakresie wykonywane samodzielnie przez bank.

Na koniec coś, co ma duże znaczenie dla użytkowników systemu nieposiadających wiedzy o językach programowania czy zarządzania bazami danych: intuicyjność i łatwość obsługi.Z InForum pracuje duża grupa osób, na różnych szczeblach i z różnym zakresem uprawnień i w zasadzie nigdy nie było problemów z obsługą. Nawet wówczas gdy system był aktualizowany do nowszej wersji, zmienił się wygląd, zasady dostępu. Innym potencjalnie krytycznym momentem pracy z InForum była fuzja z AIG Bankiem, gdzie pracownicy odpowiedzialni za budżetowanie nigdy nie pracowali z narzędziem klasy InForum. Były więc pewne obawy co do reakcji, jaką może u nich wywołać nowe narzędzie, jednak w praktyce okazało się, że wdrożenie do pracy nowych użytkowników odbyło się bez żadnych zakłóceń.

Plany na przyszłość

Piotr Jasicki: Tak jak zakładaliśmy na początku naszej drogi do systemu wspomagającego planowanie i budżetowanie: system miał być na tyle otwarty i elastyczny, aby można było sukcesywnie wprowadzać nowe funkcjonalności obsługujące kolejne obszary zarządzania w banku. Jak dotąd, InForum spełnia te wymogi i w przyszłości planujemy rozszerzyć jego zastosowanie, np. w procesach alokacji części kosztów na poszczególne produkty: Dotychczas, do rozliczania kosztów jednostek organizacyjnych na poszczególne produkty banku odbywało się w arkuszach kalkulacyjnych, a niebawem wykorzystamy do tego InForum. Pierwsze szablony niezbędne do tej migracji przygotowali konsultanci DomDaty, a wszystkie późniejsze prace związane z rozwojem systemu będziemy w stanie wykonać samodzielnie.

Poza tym, chcemy jeszcze bardziej zautomatyzować proces walidacji faktur kosztowych oraz zintegrować InForum z nowym systemem obiegu dokumentów, który obecnie powstaje w banku. Robimy tak po to, aby ujednolicić model obiegu informacji pomiędzy wszystkimi departamentami, oraz wykorzystać InForum do walidacji faktur kosztowych z zapisami poszczególnych budżetów. Tego typu funkcjonalność w InForum istnieje, przez pewien czas była przez nas testowana, jednak w momencie fuzji Santander Consumer Banku z AIG Bankiem, budżety podlegały mocnym zmianom, dotychczasowy system obiegu dokumentów przestał spełniać wymagania, tak więc zapadła decyzja o wcześniejszym rozpoczęciu prac nad nowym rozwiązaniem.

DomData AG Sp. z o.o.