Praca hybrydowa – czy zostanie z nami na zawsze?

Za nami ponad rok pandemii – czas, w którym zarówno pracownicy, jak i całe organizacje uczyły się adaptować do nowej rzeczywistości. W większości firm na całym świecie wprowadzono pracę zdalną lub hybrydową. Najwięksi gracze na rynku IT zaprezentowali różne podejścia do obowiązującego modelu pracy. Google zapowiedziało inwestycję ponad 1 miliarda dolarów na zachowanie stacjonarnych miejsc pracy i przystosowywanie powierzchni biur do obecnych potrzeb pracowników. Jako że przodującą wartością firmy jest praca in person i budowanie społeczności, zarządzający firmą nie wyobrażają sobie kontynuacji pracy wyłącznie w trybie zdalnym. Microsoft z kolei postawił na model hybrydowy. W tym przypadku najlepiej zadziałała strategia oparta na elastycznym przełączaniu się na różne formy pracy, w zależności od obowiązujących obostrzeń rządowych.

Według Microsoftu praca hybrydowa to przede wszystkim odpowiedź na potrzeby pracowników, którzy cenią sobie otwartość pracodawcy. Oba rozwiązania – zarówno praca z domu, jak i praca z biura mieszane ze sobą powodują, że pracownik ma możliwość wyboru. Praca z biur wspiera wartości firmy Microsoft, w tym spotkania w miejscu pracy, dzięki czemu pracownicy mogą się wymieniać pomysłami, zyskują świeżą perspektywę i mają możliwość wzajemnego uczenia się. Dzięki temu zespoły lepiej i efektywniej ze sobą współpracują m.in. poprzez adekwatne odpowiadanie na potrzeby klientów i partnerów.

Również w Capgemini Polska w części Software Solutions Center za cel obrano antycypowanie nadchodzących zmian oraz wychodzenie naprzeciw potrzebom pracowników. Dla organizacji jasne stało się, że samo częściowe przejście na model pracy zdalnej nie wystarczy i że czynnik bezpośredniego kontaktu będzie stanowił sedno kolejnych działań i kierunek redefiniowania modelu pracy hybrydowej.

Z czego składa się model pracy hybrydowej?

W swoim przekrojowym e-booku “HR Trends 2021” firma Talentsoft prezentuje 4 zjawiska, które towarzyszą w tym roku: wirtualna rzeczywistość, pokora, utrzymywanie więzi i autentyczność. Dlaczego akurat te elementy są tak ważne przy projektowaniu działań w pracy hybrydowej?

Na temat pracy zdalnej i narzędzi, które pomagają w codziennych obowiązkach wiele zostało już powiedziane. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że sama nauka nowych programów i funkcjonalności nie jest tutaj kluczowa. Zmiana cyfrowa, która dokonała się w ostatnich miesiącach trwałaby zapewne kilka lat, powoli przyzwyczajając nas do wchodzenia na wyższy stopień digitalizacji. Pandemia przyspieszyła te procesy, nie dając szansy na uprzednie zrozumienie ich reguł. Należy pamiętać, że mimo, iż doświadczamy rewolucji, zmiany zawsze zachodzą powoli i żeby miały sens, potrzeba ich dogłębnego zrozumienia.

Anna Nadolska, HR Business Partner w oddziale Software Solutions Center w Capgemini Polska w 2020 roku, przyznaje: Projektując model hybrydowy w Software Solutions Center założyliśmy, że bezpośrednia współpraca i komunikacja zacznie dominować wśród potrzeb pracowników. Do tej pory jeszcze nie przyzwyczailiśmy się, ani nie zrozumieliśmy w stu procentach pracy zdalnej, która przynosi przecież zarówno korzyści, jak i wyzwania.

Z pokorą przyznaliśmy, że obserwacja rynku i bieżącej sytuacji dostarcza nam zbyt małej ilości danych źródłowych i kolejne rozwiązania musimy projektować w oparciu o nasze doświadczenia oraz przewidywania. Zależało nam na tym, by zapewnić pracowników, że nie tylko obserwujemy to, co się dzieje, ale też jesteśmy o krok dalej, bo nie chcemy oferować chwilowych rozwiązań. Wprowadzony model hybrydowy, łączący pracę zdalną z pracą z biura (które przez cały okres pandemii jest otwarte dla pracowników), to rozwiązanie stałe, które pozostanie z nami na zawsze. Ta pewność i stabilność dają poczucie bezpieczeństwa w dwóch wymiarach: fizycznym, czyli jasne zasady korzystania z biura, zgodne z obowiązującymi regulacjami rządowymi; i mentalnym: jesteśmy tą samą firmą, pracują z nami ci sami ludzie i nadal możemy utrzymywać bezpośredni kontakt z innymi i korzystać z infrastruktury biura, kiedy tego potrzebujemy. To wpływa na utrzymywanie więzi między pracownikami i z miejscem pracy.

Stopniowo powoływaliśmy zespoły reprezentujące różne interesy firmy, które opiekują się poszczególnymi obszarami pracy hybrydowej: komunikacją, well-beingiem, infrastrukturą biura i sprzętu IT, wsparciem dla team liderów, onboardingiem, szkoleniami i kulturą organizacyjną. Stworzyliśmy dla pracowników i menedżerów miejsce w intranecie, gdzie na bieżąco pojawiają się informacje dotyczące pracy w modelu hybrydowym. Jest to stale rosnące kompendium wiedzy. By zachować transparentność i autentyczność w komunikacji z pracownikami, działamy wielotorowo: kaskadujemy informacje przez team leaderów, wysyłamy e-maile z najważniejszymi informacjami i pytamy pracowników o zdanie. W styczniu analizowaliśmy wyniki ankiety podsumowującej pracę w modelu hybrydowym w ostatnich miesiącach. Odpowiedzi udzieliło ponad 1000 pracowników na różnych stanowiskach: programiści, testerzy, analitycy czy menadżerowie projektów, którzy pracują we wrocławskim i poznańskim oddziale Capgemini. Na podstawie pomysłów pracowników stworzyliśmy m.in. newsletter, który podsumowuje wydarzenia, zalecenia czy nowości z ostatnich tygodni, a także zorganizowaliśmy spotkanie z menedżerami, którzy odpowiadali na pytania pracowników. Odpowiadając na potrzeby zasygnalizowane w ankiecie, przygotowaliśmy szyte na miarę programy szkoleniowe.

Wyzwania w 2020 i dziś

Agnieszka Baranowska, Specjalistka ds. Employer Brandingu w oddziale Software Solutions Center w Capgemini Polska dodaje: Z perspektywy roku jesteśmy w stanie powoli wyciągać pierwsze wnioski dotyczące wyzwań. W badaniach ankietowych naszej firmy widzimy, że na pierwszy plan wysuwają się trudności związane z komunikacją, integracją między pracownikami i zachowaniem balansu między pracą, a czasem wolnym.

Porozumiewanie się w przestrzeni online jest o tyle trudne, że na nowo tworzymy środowisko do wymiany informacji. Chcemy, by każdy pracownik był tak samo poinformowany o tym, co się dzieje w firmie, dlatego nie zamykamy naszych biur nawet na chwilę. Praca w firmie IT to przede wszystkim praca projektowa i choć wydaje się, że pracownicy tej branży doskonale odnajdują się w świecie wirtualnym, to w aspekcie komunikacji bezpośrednie spotkania dają najlepsze efekty. Będąc w tym samym miejscu, pracownicy mają równy i natychmiastowy dostęp do informacji, wymieniają się doświadczeniem i dzięki temu szybciej rozwiązują problemy. Niezwykle ważne jest też poczucie przynależności do zespołu, które łatwiej jest osiągnąć przebywając we wspólnej przestrzeni z innymi członkami tej samej społeczności. W planach mamy przeorganizowanie części przestrzeni w naszych biurach na huby cooworkingowe, gdzie bezpiecznie będzie mogło spotkać się więcej osób będących w tym samym zespole, ale także skupić się na ważnych zadaniach, eliminując czynniki rozpraszające.

Przeniesienie wydarzeń do sieci, spotkania biznesowe i konferencje na różnych platformach cieszyły się bardzo dużym powodzeniem jeszcze jesienią 2020, jednak z czasem widzimy u pracowników zmęczenie byciem ciągle obecnym w świecie online. Szukamy możliwości fizycznego kontaktu z innymi, jesteśmy coraz bardziej otwarci na nowe bodźce, co widać na rynku w organizacji liczniejszych spotkań hybrydowych, które z jednej strony pozwalają nam czuć się bezpiecznie w czasie trwającej pandemii, ale także zaspokajają potrzebę spotkań.

Coraz częściej potrzebujemy być offline. Wyzwaniem przez długi czas był zmienny plan dnia związanym z częstymi zmianami obostrzeń wpływającymi na rytm życia, szczególnie osób z dziećmi. Zamykane przedszkola i szkoły powodowały, że pracownicy musieli odznaczać się dużą elastycznością. Prowadzi to do wielu napięć, niezadowolenia i trudności, również w zakresie zdrowia psychicznego. Tu z pomocą przychodzą specjaliści: psychologowie i psychiatrzy. Według najnowszych badań zapotrzebowanie na pomoc w tym zakresie znajdzie się wysoko na liście potrzeb pracowników w najbliższych miesiącach. W Capgemini Polska w 2019 roku otworzyliśmy bezpłatną linię telefoniczną dla pracowników: helpline MindMed, która świadczy porady w zakresie zdrowia psychicznego.

W zeszłym roku w okresie letnim zorganizowaliśmy program Cap Adventures – integracje zespołowe. Każdy zespół mógł spotkać się przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa. Szczególnie polecaliśmy pracownikom aktywności na świeżym powietrzu. Integracje cieszyły się ogromnym powodzeniem: 66,5% ankietowanych w firmie opowiedziało się za kontynuacją inicjatywy w 2021. W pierwszym kwartale tego roku przedstawiliśmy pracownikom katalog integracji online: od escape roomów, po wirtualną familiadę i gotowanie live. Od wakacji ruszyły ponownie Cap Adventures w formie offlinowej. Integracja jest szczególnie ważna dla osób, które dopiero zaczęły pracę w firmie – mogą dzięki temu poznać swój zespół i poczuć atmosferę panującą w projekcie i samej organizacji. W 2020 roku postawiliśmy też na sport: zorganizowaliśmy na kanale MS Teams grupę: Trenuj z nami, na której dwa razy w tygodniu pracownicy mogli spotkać się na jodze online lub ćwiczeniach kardio. W tym roku, zgodnie z sugestią naszych sportowców, stawiamy na codzienną dawkę energii: rozciąganie kręgosłupa przez 15 minut rano i po południu. W tym roku bierzemy też udział w imprezach biegowych, których organizatorzy sprawnie przestawili się na formę hybrydową.

Co dalej?

Anna Nadolska: Świat stale wymaga od nas zmian i przystosowywania się do nowych warunków. Z jednej strony daje nam to możliwości wzrostu i rozwoju, z drugiej odbiera poczucie stabilizacji. W pracy hybrydowej stawiamy na balans: zapewniamy pracownikom możliwości pracy, do której się przyzwyczaili i którą cenią, ale także stawiamy sobie wyzwania pytając: co dalej? Nowa normalność zmienia się w rzeczywistość, bo nie wrócimy już do tego, jak wyglądała praca przed pandemią. Hybrydowy model pracy to nie tylko rozróżnienie na fizyczne miejsce wykonywania obowiązków (dom vs. biuro), ale także podejście do innych aspektów życia pracownika: integracji, spotkań mniej formalnych, sportów. Naszym zadaniem jest sprawić, by poziom efektywności wykonywania pracy i zadowolenia z niej był niezależny od miejsca jej wykonywania, pamiętając o tym, że zmiana jest procesem. Pandemia nauczyła nas, że powinniśmy być przygotowani na stałe wychodzenie ze strefy komfortu. Sytuacja, z którą się zmierzyliśmy pokazała, że dużą wartością jest umiejętność przewidywania i przystosowania do zmieniających się warunków i być może będzie to w przyszłości kluczowa cecha, którą będziemy chcieli rozwijać u siebie i u innych.

Źródło: Capgemini