Przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe mają ustawowy obowiązek posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej. Za jego niedopełnienie grozi grzywna – w 2026 roku minimalna kara wzrosła do 1602 zł.
Początek roku to szczyt sezonu sprzedaży zawodowych ubezpieczeń OC dla księgowych. Wynika to z kalendarza. Obowiązek zakupu polisy wszedł w życie 1 stycznia 1995 roku wraz z ustawą o rachunkowości. Z kolei rozporządzenie Ministra Finansów, które opisuje zakres ubezpieczenia, obowiązuje od 19 stycznia 2015 roku. Dlatego wielu księgowych odnawia polisy, w których ochrona kończy się na początku roku.
– W pierwszym kwartale każdego roku zainteresowanie ubezpieczeniami OC dla firm prowadzących księgi rachunkowe jest kilkukrotnie wyższe w porównaniu z drugim i trzecim kwartałem. Różnice w liczbie ubezpieczających się księgowych sięgają w niektórych latach nawet 200%. To konsekwencja historii wprowadzania regulacji – przepisy weszły w życie na początku roku, więc rocznice polis przypadają właśnie teraz. Odnowienie ubezpieczenia daje księgowym szansę na przegląd zakresu ochrony, m.in. na decyzję o rozszerzeniu obowiązkowej części polisy i ewentualnym podniesieniu sumy gwarancyjnej. Księgowi, którzy nie dopełnią obowiązku zakupu OC, narażają się na karę finansową. Teoretycznie, tak stanowi polskie prawo, brak polisy może skończyć się nawet… ograniczeniem wolności – mówi Łukasz Bradło, Dyrektor ds. Kluczowych Partnerów w Leadenhall Insurance.
O ile wzrosły grzywny dla księgowych bez OC?
Art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości tak opisuje konsekwencje braku ubezpieczenia w branży księgowej: „Prowadzenie działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg bez ubezpieczenia OC […] podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności”. Zasady obliczania wymierzanej przez sąd grzywny opisuje Kodeks karny skarbowy w art. 23.
W przypadku księgowych jej wysokość zależy od liczby stawek dziennych (od 10 do 540) oraz wartości jednej stawki. Najniższa stawka dzienna to 1/30 minimalnego wynagrodzenia, a najwyższa nie może przekroczyć 2000 zł. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, więc jedna stawka to 160,20 zł. Najniższa grzywna wynosi zatem 1602 zł. Przy 100 stawkach dziennych księgowy zapłaci już 16 020 zł. W skrajnym przypadku kara pieniężna może sięgnąć aż 1 080 000 zł.
– Przy zasądzaniu grzywny brane pod uwagę są także dochody i sytuacja majątkowa sprawcy. W porównaniu z 2025 rokiem minimalna grzywna jest wyższa o ponad 80 zł. Przy 100 stawkach dziennych różnica sięga już 800 zł. Tymczasem roczna składka za podstawową polisę OC to kilkaset złotych. Matematyka jest więc prosta – brak ubezpieczenia po prostu się nie opłaca. Zwłaszcza w sytuacji, gdy niezadowolony klient zgłosi się do księgowego z roszczeniem finansowym za błędne prowadzenie księgi rachunkowej – podkreśla Łukasz Bradło z Leadenhall Insurance.
Co obejmuje obowiązkowe OC biura rachunkowego?
Wymagana prawem polisa chroni przed roszczeniami z tytułu błędów popełnionych podczas prowadzenia ksiąg rachunkowych. Minimalna suma gwarancyjna to równowartość 10 000 euro – w przeliczeniu po aktualnym kursie ze stycznia 2026 roku (ok. 4,20 zł) to 42 000 zł. Zakres ochrony precyzuje rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 roku. Co istotne, obowiązkowa ochrona nie obejmuje prowadzenia ksiąg podatkowych, rozliczeń z ZUS, NFZ czy PFRON. Tymczasem to właśnie te obszary – deklaracje PIT, CIT, VAT, rozliczenia kadrowo-płacowe – stanowią codzienną pracę większości biur rachunkowych i generują najwięcej roszczeń.
– Księgowi mają tego świadomość i dlatego zdecydowana większość z nich rozszerza obowiązkową ochronę – podnosi limit ochrony i zakres ryzyk w polisie. Z naszych danych wynika, że robi tak nawet 9 na 10 przedsiębiorców z branży. To przydatne w przypadkach większych szkód. Znam przykłady kilkudziesięciu „zagubionych” faktur, które wygenerowały bardzo wysokie odsetki i kończyły się roszczeniami finansowymi od klientów – dodaje Łukasz Bradło z Leadenhall Insurance.
Sumę gwarancyjną w polisie można podnieść do o wiele wyższego poziomu niż wymagane prawem minimum, np. do 5 mln zł. Rozbudowane ubezpieczenie OC obejmuje nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale też błędy w rozliczeniach podatkowych (PIT, CIT, VAT), księgach kadrowo-płacowych oraz rozliczeniach z ZUS, NFZ i PFRON. Ochronę można rozszerzyć o konsekwencje naruszenia RODO, utratę dokumentacji czy koszty postępowań sądowych.
Wojciech Boczoń
