Jak wynika z badań ArchiDoc1, rynek usług OCR będzie w najbliższym czasie dynamicznie rósł – plany wykorzystania tej technologii w ciągu następnych dwóch lat ma aż 17% polskich przedsiębiorstw. Polskie firmy są w większości świadome korzyści wynikających z zastosowania technologii skanowania dokumentów. Większość respondentów potrafi je wymienić, a do najważniejszych zaliczane są oszczędność czasu (43%), wygoda (23%) i obniżenie kosztów (18%). Tylko jedna piąta badanych firm ma obawy związane ze zlecaniem tego typu usług na zewnątrz.
Korzyści zastosowania technologii skanowania dokumentów
„Rynek zarządzania dokumentami jest rynkiem bardzo dynamicznym, szybki rozwój technologii i nieustanna potrzeba skracania czasu dostępu do informacji wymuszają konieczność ciągłego ulepszania i rozwijania naszej oferty. Wykorzystanie technologii OCR do odczytywania danych z dokumentów finansowych jest w tej chwili w Polsce rozwiązaniem nowatorskim. Jestem też świadomy, że w ciągu kilku najbliższych lat coraz więcej podmiotów do przesyłania faktur będzie wykorzystywało standard EDI (Electronic Data Interchange). Już w tej chwili są w Polsce firmy, które posługują się tego typu rozwiązaniami, jednak ta metoda wciąż nie jest stosowana na masową skalę. Z naszych doświadczeń i obserwacji wynika, że nie da się zupełnie wyeliminować z obiegu faktur papierowych, nawet w bardziej rozwiniętych krajach Europy Zachodniej. dokumenty w wersji papierowej wciąż mają znaczący udział w rynku. Ma to miejsce także w przypadku dużych centrów usług finansowo-księgowych, dlatego właśnie ArchiDoc zdecydował się zainwestować w najnowocześniejsze technologie skanowania, łącząc je z technologią OCR, i skoncentrować się na pozyskiwaniu danych z dokumentów papierowych”, mówi Marek Bronder, dyrektor ds. sprzedaży i rozwoju ArchiDoc.
W odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku firma ArchiDoc wprowadziła do swojej oferty usługi mające na celu automatyzację procesu skanowania dokumentów papierowych oraz pobierania z nich danych, które następnie są rejestrowane w systemie informatycznym klienta. Jednym z partnerów ArchiDoc w zakresie realizacji tych usług jest firma archITec, która dostarcza technologie OCR/ICR i BPM. Zastosowana podczas skanowania technologia OCR pozwala na automatyczne porównanie danych z dokumentu z systemem finansowo – księgowym oraz weryfikację zgodności faktury z zamówieniem. Księgowość klienta ma dostęp do już sprawdzonych dokumentów, połączonych z odpowiadającymi im zamówieniami. Ponadto rozwiązanie stosowane przez ArchiDoc automatycznie adaptuje się do różnych rodzajów faktur.
Korzyścią dla odbiorcy usługi outsourcingu skanowania faktur w technologii OCR jest przede wszystkim krótszy czas obsługi dokumentu. Ponadto firma nie musi inwestować w specjalistyczne urządzenia i oprogramowanie do skanowania i OCR, otrzymuje natomiast gotowy produkt – dane z faktury na ekranie swojego monitora. Zaletą zlecenia na zewnątrz skanowania faktur w technologii OCR jest także elastyczne podejście do zmian ilości przetwarzanych dokumentów. Skorzystanie z tej usługi w modelu outsourcingowym wiąże się również z niższymi kosztami operacyjnymi – dla firm, które przetwarzają więcej niż 500 faktur dziennie, bardziej opłacalne będzie wydzielenie tego procesu na zewnątrz niż realizowanie go własnymi siłami.
Nowa technologia ArchiDoc umożliwia również sprawną integrację wprowadzonych danych, nie tylko z systemem ERP firmy-klienta, ale też z archiwum dokumentów i danych czy procesami ich obiegu (workflow). Zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (usługa ArchiDoc – Workflow Manager) pozwala na sprawną obsługę dokumentów z błędami lub brakującymi danymi. Dokumenty takie są automatycznie kierowane do właściwych procesów lub osób. Pozwala to na wyeliminowanie błędów ludzkich, a także wyklucza konieczność wielokrotnego przepisywania danych do różnych systemów (co przydaje się szczególnie w przypadku skomplikowanych dokumentów). Jak szacują przedstawiciele ArchiDoc, w przypadku przetwarzania faktur oszczędności czasu są znaczne i sięgają nawet 80 procent.
Wojciech Boczoń