Wystawianie elektronicznych faktur jest prostsze, szybsze i wygodniejsze. Coraz więcej przedsiębiorców docenia też takie zalety e-księgowości jak archiwizacja i katalogowanie dokumentów online.
Jakie są główne przewagi e-księgowości nad tradycyjnym fakturowaniem? To przede wszystkim oszczędność pieniędzy i czasu. Wystarczy bowiem wystawić e-fakturę, a następnie przesłać ją mailem do klienta czy kontrahenta. Faktura elektroniczna dociera do odbiorcy w kilka sekund, minimalizując w ten sposób ryzyko jej przeterminowania i zatoru płatniczego. Przesyłając dokument online, mamy też dowód jego przekazania, więc kontrahenci i klienci nie mogą uchylać się od uregulowania należności, twierdząc, że poczta nie dostarczyła im faktury.
Jak korzystać z e-księgowości?
Fakturowanie przez internet ułatwiają takie platformy jak e-Księgowość w PKO Banku Polskim (sprawdź na pkobp.pl/firmy/konta/eksiegowosc/). Umożliwia ona szybkie i wygodne wystawianie faktur, dodawanie ich skanów i zdjęć oraz zarządzanie dokumentami finansowymi firmy. Aplikacja jest zintegrowana z kontem firmowym dzięki bankowości elektronicznej iPKO. Jej aktywacja jest bardzo łatwa i prosta:
- logujesz się do iPKO;
- w zakładce „Moja firma” klikasz w zakładkę „e-Księgowość”, a następnie wybierasz przycisk „Aktywuj e-Księgowość”;
- zatwierdzasz dane i podajesz osoby uprawnione do korzystania z programu;
- akceptujesz zgody i oświadczenia;
- aktywujesz e-Księgowość, potwierdzając jej aktywację kodem z narzędzia autoryzacyjnego.
Do wyboru są różne pakiety programu e-Księgowość: Podstawowy, Rozwojowy i Optymalny. Dla nowych użytkowników programu e-Księgowość dostęp do Pakietu Optymalnego przez pierwsze 3 miesiące jest za darmo. Po okresie promocyjnym można wybrać pakiet dostosowany do potrzeb firmy.
Dokumenty online, czyli zawsze pod ręką
W e-Księgowości PKO Bank Polski umożliwia wystawianie dokumentów sprzedażowych bez żadnych limitów. Zdjęcia czy skany dokumentów przetwarza się natomiast za pomocą funkcji OCR. Automatyczne sczytywanie danych z faktur pozwala zoptymalizować czas wprowadzania dokumentów do systemu bez konieczności ręcznego wpisywania danych. W aplikacji można wykonać proste przelewy podatkowe, łączyć przelewy z fakturami, generować pliki w wymaganym formacie JPK_FA, a także raporty i zestawienia zarządcze.
Katalogowanie dokumentów
System oferuje również ustawianie cykliczności dokumentów finansowych, co dodatkowo usprawnia powtarzalne czynności w firmie. Możemy nadać własną numerację dokumentów sprzedażowych i tworzyć serie numeracji, zbiorczo wystawiać, drukować i wysyłać faktury, a także korzystać z automatycznej wysyłki dokumentów zaraz po ich wystawieniu.
Aplikacja umożliwia dostęp do wszystkich wprowadzonych do niej dokumentów online, w każdym czasie i z każdego miejsca. Dzięki temu mamy pełną kontrolę nad należnościami i zobowiązaniami.
Wygodna archiwizacja i dokumentacja
Zgodnie z prawem przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania faktur przez pięć lat. Konieczność prowadzenia dokumentacji finansowej sprawia, że wiele firm dosłownie tonie w papierach, a ich przechowywanie wymaga sporej przestrzeni. Tymczasem e-faktury wystarczy mieć zapisane na dysku komputera lub w aplikacji. W takiej formie wygodniej jest też nimi zarządzać. E-Księgowość pozwala także odpowiednio filtrować dokumenty, tak by w każdej chwili można było znaleźć i otworzyć wybraną fakturę, bez konieczności wertowania segregatorów czy plików elektronicznych.
Zalety korzystania z e-Księgowości PKO Banku Polskiego
- Fakturowanie bez limitu za darmo. Wystarczy uzupełnić bazę swoich kontrahentów, listę towarów i usług, a dokumenty online można wygenerować w kilka sekund.
- Z jednego miejsca, czyli z iPKO można zarządzać finansami firmowymi zarówno od strony prowadzonych kont, aktywów, jak i księgowości.
- Ten model księgowości pozwala oszczędzać na rozliczeniach w biurze rachunkowym.
Wojciech Boczoń