2000 złotych rocznie. Tyle można zaoszczędzić na pracy jednej zatrudnionej osoby bez konieczności obcinania jej etatu czy stawki za godzinę. Cały sekret tkwi w umiejętnym zarządzaniu informacją w firmie oraz w sprawnej organizacji dokumentacji. Przedsiębiorstwo zatrudniające dziesięciu pracowników, dzięki zastosowaniu kilku prostych zabiegów, jest w stanie zaoszczędzić 20 000 złotych w skali roku.
Wyniki projektu badania nad przedsiębiorstwem przeprowadzonego w pierwszej połowie 2011 roku przez BCC oraz Instytut GfK Polonia wskazują, że zbyt wysokie koszty pracy to najpoważniejsza bariera w prowadzeniu firmy dla 57% przedsiębiorców. W badaniu wzięto pod uwagę zarówno mikroprzedsiębiorstwa, średnie i duże firmy, jak i korporacje zatrudniające ponad 250 osób. Wśród pozostałych problemów wskazywano między innymi nieprecyzyjne przepisy prawne, zawiły system podatkowy czy skomplikowane i czasochłonne procedury administracyjne. Jednak najczęściej wskazywanym utrudnieniem hamującym rozwój biznesu są właśnie wysokie koszty pracy, które powstrzymują przedsiębiorców przed zatrudnianiem pracowników lub zmuszają do podpisywania tzw. śmieciowych umów, czyli mało korzystnych, z punktu widzenia zatrudnionego, umów zleceń i umów o dzieło.
Pracodawcy boją się przede wszystkim wysokich kosztów pozapłacowych, takich jak ubezpieczenia emerytalne, zdrowotne, macierzyńskie czy rodzinne, które znacznie podnoszą wydatki związane z zatrudnieniem pracownika na warunkach umowy o pracę. Jednak, zanim przedsiębiorcy doczekają się zmian w przepisach dotyczących zatrudnienia, powinni zastanowić się nad alternatywnymi sposobami ograniczenia kosztów pracy. Podstawowym krokiem w walce ze zbyt wysokimi wydatkami w tym sektorze jest uporządkowanie dokumentów, baz danych i informacji niezbędnych do zarządzania przedsiębiorstwem. Dlaczego to takie istotne? Obniżenie kosztów pracy nie polega na zwalnianiu kolejnych pracowników, ale na optymalizacji ich działań i zwiększaniu efektywności.
Wystarczy, że jeden pracownik poświęca 20 minut dziennie na szukanie informacji niezbędnych w codziennej pracy, by w skali roku straty wyniosły 2000zł. Jak to możliwe? Zakładając pięciodniowy tydzień pracy, dwudziestominutowe przerwy w pracy sumują się w ciągu roku do 100 godzin. Taka liczba godzin, przy zakładanej średniej zarobków w Polsce 3300zł, kosztuje pracodawcę 2000zł. Z każdym kolejnym pracownikiem, kwota ta zwiększa się o 100%.
Uporządkowanie i ułatwienie dostępu do danych znacznie skraca czas ich poszukiwania i pozwala pracownikowi na zajęcie się istotniejszymi sprawami. Oszczędność czasu jest w tym przypadku ściśle związana z oszczędnością finansów.
Zgromadzenie wszystkich istotnych informacji na temat konkretnego klienta lub transakcji jest procesem czasochłonnym i wymagającym systematyczności. To dlatego pracownicy poświęcają sporo czasu na samo odnajdywanie poszukiwanych treści. Tymczasem, są rozwiązania, które eliminują ten problem. Różnego rodzaju programy i platformy internetowe pomagające zarządzać przedsiębiorstwem, dzięki zautomatyzowaniu procesu wprowadzania i pobierania informacji pozwalają na znaczną oszczędność czasu. Wszelkie dane potrzebne do pracy znajdują się w jednym miejscu, a dostęp do nich jest błyskawiczny.
– Pracownik nie musi tracić cennych minut na poszukiwanie danych kontaktowych klienta czy pospieszne przeglądanie korespondencji. Wszystko znajduje się zawsze w zasięgu ręki, uporządkowane w odpowiednich zakładkach i oznaczone klarownymi etykietami. Nie trzeba przekopywać się przez stosy dokumentów, aby sprawdzić stan wykonania danego projektu. Dobra organizacja pracy to podstawa do lepszego wykorzystania czasu i oszczędności – mówi Ewa Duda z firmy C.T.P. Polska, twórcy systemu Esme, pozwalającego na zarządzanie przedsiębiorstwem przez Internet.
Korzystanie z programów takich jak Esme, pozwala na sprawniejsze zarządzanie czasem w przedsiębiorstwie bez konieczności ponoszenia większych kosztów. Korzyści płynące z usystematyzowania sposobu prowadzenia dokumentacji są oczywiste – szybszy dostęp do informacji pozwala na podejmowanie natychmiastowych działań, a te w biznesie często są kluczowe. Wprowadzenie prostego rozwiązania pozwala na zaoszczędzenie nawet kilkunastu tysięcy złotych w skali roku. Warto to rozważyć przed podjęciem decyzji o zwolnieniu któregoś z pracowników.
Źródło: Benhauer
Wojciech Boczoń