Od 1 stycznia 2011 r. nie musimy skanować faktur kosztowych, wystarczy pozyskać je w formie elektronicznej.
W opinii specjalistów nowe regulacje Ministerstwa Finansów znacząco ułatwią i skrócą czas pracy z fakturami kosztowymi oraz przyniosą realne oszczędności – w przypadku średniej wielkości firmy pozwolą zaoszczędzić ponad 648 godzin pracy rocznie i 15 tys. kartek papieru.
– Nowe przepisy oznaczają, że już nie musimy czekać na faktury kosztowe w formie papierowej, które zostały do nas wysłane pocztą lub kurierem. Wystarczy, iż otrzymamy je drogą mailową, np. w formacie PDF, co umożliwi również ich archiwizowanie w formie elektronicznej.
Wszystko to zapewni bezpieczeństwo korespondencji przychodzącej w zakresie dokumentów kosztowych i sprawi, że praca z fakturą będzie łatwiejsza i krótsza dzięki wyeliminowaniu konieczności skanowania dokumentów – mówi Beata Skura, Business Unit Manager ObiegFaktur.pl.
Zgodnie ze zrealizowanym przez firmę KOLIBRO Pierwszym Ogólnopolskim Badaniem Obiegu Faktur Kosztowych, które wykazało, że średniej wielkości przedsiębiorstwa przyjmują ok. 15 tys. faktur kosztowych rocznie, nowe przepisy pozwolą zaoszczędzić w skali roku ok. 13 tys. zł brutto oraz prawie 1/3 etatu.
Od nowego roku bez oporów możemy archiwizować w formie elektronicznej (np. PDF) wszystkie faktury kosztowe, co zdecydowanie usprawni kontrolę nad kosztami, zapewni bezpieczeństwo dokumentów kosztowych oraz zwyczajnie pozwoli zaoszczędzić miejsce w archiwach firmowych. Proces pozyskiwania faktury zostanie znacząco skrócony, co przyspieszy również płatności i polepszy przepływ finansowy firmy. Wszystko to wpłynie na usprawnienie zarządzania oraz poprawę kultury finansowej firmy.
– Otrzymując fakturę kosztową w formie PDF, możemy ją opisać i zaakceptować w formie elektronicznej. Aplikacją dedykowaną do realizacji tego typu zadań jest ObiegFaktur.pl, który nie tylko zautomatyzuje cały proces opisu i akceptacji dokumentów kosztowych, ale również podpowie, jak opisać fakturę, przekaże ją do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za akceptację oraz przypomni o zbliżającym się terminie dostarczenia danych do księgowości – podkreśla Beata Skura.
Źródło:
Wojciech Boczoń