W porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi, które w większości przedsiębiorstw są wykorzystywane do budżetowania i planowania, PROPHIX pozwala szybciej i wygodniej wprowadzać do systemu zmiany organizacyjne i zmiany wersji budżetu, umieszczać komentarze, na bieżąco raportować, zmieniać konta budżetowe, wprowadzać roczne sumy, określać skonsolidowane cele, itd. Dzięki temu, że działa jako system pracy grupowej, niweluje ryzyko związane z utratą integralności danych w arkuszach i daje całkowitą kontrolę nad procesem budżetowania. PROPHIX bazuje na własnej technologii OLAP nie wymagającej budowy kostek wielowymiarowych. Dane do swojej bazy OLAP może importować z większości systemów ERP (m.in. SAP, Great Plains, Navision, Axapta) w dowolnym formacie: tekst, Excel, SQL, ODBC itp. Wdrożenie PROPHIXa trwa zaledwie 1-3 tygodni.
Program jest przeznaczony dla pracowników związanych z finansami i księgowością, czyli specjalistów ds. controllingu, administratorów budżetu, dyrektorów finansowych, prezesów.
Solemis Group SA z Gdyni (dawniej Great Plains Software Polska) będzie jedynym dystrybutorem PROPHIX w Polsce i jedynym przedstawicielem Prophix Software w Europie Centralnej. System będzie sprzedawany poprzez sieć autoryzowanych partnerów konsultacyjnych i partnerów handlowych, mających odpowiednią wiedzę o systemie potwierdzoną egzaminem. Pierwsi partnerzy konsultacyjni to: JuraSoft i Digital Spirit, a partnerem handlowym został już Intersys.
Orientacyjny koszt programu z licencjami na 10 stanowisk to ok. 33 tys.zł netto.
Z systemu korzysta obecnie ponad 800 firm na całym świecie, m.in. Mazda North America, Nestle-Purina Petcare, Bridgestone Firestone
Michael Ward, radca handlowy przy Ambasadzie Kanady, wykorzystał premierę systemu PROPHIX by obalić mit o Kanadzie – kraju pachnącym żywicą i pokazać jego inne, technologiczne oblicze. 5,5 % udziału w kanadyjskim PKB mają firmy z branży IT. W ostatnich latach sektor ten odnotowuje rocznie średnio 9-proc. wzrost, dwukrotnie wyższy niż wzrost PKB. Połowa kanadyjskich laboratoriów zajmujących się badaniem i rozwojem należy do firm z branży ICT. Co ciekawsze, 70 proc. produkcji z sektora IT jest eksportowana, z czego ¾ do Stanów Zjednoczonych! Prophix Software, producent systemu PROPHIX jest jedną z firm, które robią w USA duże interesy.
Obecny na premierze prezes Profix Software Paul Barber, przytoczył wyniki badania przeprowadzonego przez amerykański magazyn dla dyrektorów finansowych CFO (400 tys. subskrybentów wśród dyrektorów finansowych), z którego wynika, że blisko 75 proc. tamtejszych przedsiębiorstw wciąż używa do planowania, budżetowania i prognozowania arkuszy kalkulacyjnych. Respondenci stwierdzili jednak, że przygotowanie arkuszy, modeli i raportów zajmuje zbyt dużo czasu, więc nie ma czasu na analizowanie zgromadzonych danych. Wadą jest też według nich zbytnie poleganie na ręcznych procesach i indywidualnych arkuszach. To zrozumiałe – przygotowanie budżetu czy raportów na podstawie danych z 50-100 arkuszy musi być obarczone błędem. I nie ma informacji, jak duży jest ten błąd. „Dzięki takim systemom jak PROPHIX, menedżerowie działów finansowych czy centrów kosztów mogą lepiej analizować i zrozumieć kluczowe parametry opisujące działanie i stan przedsiębiorstwa. Zyskują też pewność, że dane w raportach są wiarygodne” – stwierdził Paul Barber.
Zdaniem Ryszarda Sadowskiego, prezesa Solemis Group S.A, w Polsce tylko 7% małych firm i 10 % średnich firm budżetuje. Większość z nich stosuje arkusz kalkulacyjny. Prezes Sadowski jest przekonany, że PROPHIX pozwoli im oszczędzić dużo czasu i energii, a pozostałe przedsiębiorstwa przekona do budżetowania. „Planowanie i budżetowanie jest elementem podstawowym działania firmy. Robi się to po to, by dobrze przewidywać przyszłość, bo tylko wtedy firma ma szansę przetrwać na rynku. Sam na sobie to sprawdziłem, bo od ponad 15 lat prowadzę firmę zgodnie z zasadami budżetowania. Przetrwałem najtrudniejsze okresy na rynku IT. Ani razu nie miałem straty ani kłopotów z płynnością. Rok w rok generowałem zysk i płaciłem dywidendy. Jestem przekonany, że to wynik dobrego planowania i prognozowania” – stwierdził Ryszard Sadowski.
Dobrym przykładem przewagi PROFIXA nad arkuszem kalkulacyjnym jest operacja przesuwania działu wewnątrz struktury organizacyjnej bądź dodawanie nowego działu czy grupy produktowej. W arkuszu kalkulacyjnym wiąże się to z ręcznym uaktualnianiem tysięcy formuł. Interfejs programu PROPHIX ma strukturę drzewa podobną do Eksploratora Windows, w której bez problemu można dodawać nowe działy, a przegrupowywanie działów odbywa się metodą „przeciągnij i upuść”, bez potrzeby zmiany formuł grupowania (dzieje się to automatycznie, w tle).
W systemie PROPHIX tylko administrator budżetu może dodawać konta, zmieniać formuły, a gdy to zrobi, zmiany są synchronizowane dla wszystkich użytkowników PROPHIXA. Atrybuty konta, np. format wpisywanych liczb, ustawia się raz dla każdego konta. W przypadku korzystania z arkuszy kalkulacyjnych formuły i sumy cząstkowe kont muszą być zdefiniowane we wszystkich pojedynczych arkuszach. Dodanie – już po opracowaniu arkusza budżetowego – nowego konta albo zmiana formuły w jednym z kont, wymusza nanoszenie poprawek w każdym pojedynczym arkuszu.
W PROPHIX administrator przyporządkowuje działy lub konta poszczególnym użytkownikom. Praca grupowa ułatwia przekazywanie danych, śledzenie, na jakim etapie tworzenia budżetu są poszczególni użytkownicy, a przesyłanie danych od poszczególnych użytkowników odbywa się jednym kliknięciem.
PROPHIX pozwala w prosty sposób tworzyć nowe wersje budżetu i ponowne prognozy, porównywać i raportować na różnych wersjach budżetu. W systemie arkuszy kalkulacyjnych przygotowywanie raportów doraźnych wymaga odnalezienia odpowiednich arkuszy, przekopiowania danych, formuł i formatów z różnych arkuszy. Nie ma przy tym pewności, że wszystkie formuły są poprawne. Raporty formalne tworzy się dla każdego działu oddzielnie, nawet nazwy działów muszą być za każdym razem wprowadzane od nowa. Dane kopiowane są z arkuszy, ale jeśli zostanie zmieniony ich wygląd, być może trzeba będzie poprawiać wszystkie raporty. Jeśli się o tym zapomni, nie będzie pewności, że raport odnosi się do właściwego zestawu danych. PROPHIX automatycznie generuje raporty doraźne w jednym ze zdefiniowanych układów. Podobnie jest z raportami formalnymi – wystarczy wskazać, który dział ma być wydrukowany. Raport może być zapisany jako plik xls, html, pdf.
