Liczba elektronicznych faktur wystawionych w Europie w latach 2005-2009, wzrastała średnio o 41% rocznie, osiągając liczbę ponad 1 mld sztuk. Nic dziwnego, bo jak pokazują analizy przeprowadzone przez firmę Roland Berger, koszt dystrybucji papierowych rachunków do 2 milionów klientów to wydatek rzędu nawet 38 mln zł rocznie.
Czy elektroniczne faktury mają szansę przyjąć się także w Polsce? Wiele wskazuje na to, że ten rok może być pod tym względem przełomowy. System umożliwiający dystrybucję e-faktur do klientów już działa. Co więcej, został także zaakceptowany przez banki.
Z raportu firmy Roland Berger, przygotowanego na zlecenie Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. wynika, że większość kosztów związanych z obsługą korespondencji w firmach, generuje wysyłka papierowych faktur. Przy założeniu, że dla operatora telekomunikacyjnego posiadającego 2 miliony klientów, koszt wydruku oraz wysyłki jednej faktury wynosi ok. 1,6 zł, koszt tych wydatków może sięgać w skali roku nawet 38 mln zł. Tymczasem koszt dystrybucji i prezentacji faktury elektronicznej w kanałach bankowości elektronicznej klienta może być nawet do 50% niższy.
Wszystkie rachunki w jednym miejscu
Zdaniem analityków Roland Berger, najbardziej optymalną formą dostarczania elektronicznych rachunków i faktur jest tzw. model konsolidacyjny EBPP, udostępniany w systemach bankowości elektronicznej. Polega on na tym, że rachunki pochodzące od wielu wystawców rachunków (spółek energetycznych, telekomunikacyjnych, telewizji satelitarnych i kablowych, firm ubezpieczeniowych, spółdzielni mieszkaniowych, etc.) są gromadzone i dostarczane do klienta za pośrednictwem jednego kanału – systemu bankowości elektronicznej, spełniającego wszystkie wymagania związane z bezpieczeństwem przesyłania informacji.
W praktyce oznacza to, że wszystkie rachunki można opłacić w jednym miejscu, za pośrednictwem swojego e-konta. Można także śledzić ich historię. Rozwiązanie to jest bardzo wygodne dla klientów. Wyniki badań, przeprowadzonych przez TNS OBOP pokazują, że aż 65% użytkowników bankowości elektronicznej jest zainteresowanych dostępem do e-faktur i możliwością opłacania ich w formie elektronicznej. Jednocześnie aż 40% Polaków przyznaje, że mogłoby zmienić bank na taki, który oferowałby usługi typu EBPP.
– Dla klientów istotna jest również możliwość pełnej kontroli nad procesem realizacji płatności. W odróżnieniu od polecenia zapłaty, które w Polsce inaczej niż w większości krajów Europy Zachodniej, nie cieszy się zbyt dużym powodzeniem, EBPP pozwala klientowi wybrać moment spłaty zobowiązania i zweryfikować prawidłowość wystawionej faktury – komentuje Wojciech Michałowski z Roland Berger Strategy Consultants.
E-faktura czyli sposób na przyśpieszenie płatności
Model konsolidacyjny EBPP działający w oparciu o kanały bankowości elektronicznej ma wiele zalet, także z punktu widzenia wystawców faktur. – Do najważniejszych zalet systemu EBPP z opcją realizacji płatności, należy zaliczyć wyeliminowanie olbrzymich kosztów związanych z dystrybucją papierowych faktur.
W przypadku średniej wielkości dostawcy usług sięgają one nawet kilkudziesięciu milionów złotych rocznie. Warto także wspomnieć o możliwości całkowitej redukcji wpłat wątpliwych – rozwiązania te nie są bowiem obarczone ryzykiem niepoprawnego wypełnienia formularza przelewu, ponieważ klientom dostarczane są elektroniczne rachunki w postaci już wypełnionych, niemodyfikowalnych formularzy przelewów – komentuje Wojciech Michałowski z Roland Berger.
Jak przedstawia raport, dla dostawcy dostarczającego usługi do 2 milionów klientów, koszty przetwarzania błędnie rozliczanych wpłat od klientów, mogą wynosić prawie 2 mln zł rocznie. W przypadku większej firmy koszty te są proporcjonalnie wyższe. Z badań firmy Roland Berger wynika również, że dzięki wykorzystaniu rozwiązania EBPP, udostępniającego e-faktury za pośrednictwem bankowości elektronicznej, dostawcy masowych usług skracają cykl rozliczeniowy. – Sam proces fakturowania i płatności za usługi trwa u dostawców usług masowych około 30 dni.
Zdecydowana większość opóźnień w realizacji wpłat wynika nie z braku środków finansowych, lecz z braku czasu i roztargnienia klientów. Dla firm wiąże się to jednak m.in. z brakiem możliwości inwestowania środków finansowych, np. w lokaty, a także ze zwiększonym kosztem obsługi zadłużenia. Tymczasem w modelu konsolidacyjnym usługi, udostępnianym w systemach bankowości elektronicznej, średni czas realizacji płatności może być znacząco krótszy – wyjaśnia Wojciech Michałowski z Roland Berger. Doświadczenia firm, które już wdrożyły EBPP w modelu konsolidacyjnym wykorzystującym kanały bankowości elektronicznej pokazują, że czas realizacji płatności wynosi ok. 1,5 dnia od momentu otrzymania przez klienta faktury elektronicznej na jego e-konto.
Kilkanaście milionów użytkowników e-bankowości w zasięgu e-faktur
Na popularyzację systemu EBPP w modelu konsolidacyjnym może wpłynąć dynamika rozwoju e-bankowości. Jak wskazują dane Związku Banków Polskich, na koniec 2007 roku liczba zawartych umów na usługi bankowości internetowej wynosiła 9 838 917, podczas gdy na koniec III kwartału 2009 roku już 14 258 896. Oznacza to wzrost o ponad 40%. To wynik oswojenia się społeczeństwa z Internetem, ale także wzrostu świadomości, głównie w kontekście bezpieczeństwa płatności realizowanych za pośrednictwem bankowości internetowej.
Czas na EBPP
Zdaniem przedstawicieli Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. są to wystarczające argumenty za tym, by e-faktury i rozwiązania EBPP, umożliwiające gromadzenie rachunków od wielu wystawców w jednym miejscu oraz realizację płatności za te rachunki, upowszechniły się w Polsce.
KIR S.A., odpowiedzialna za funkcjonowanie systemów realizujących elektroniczne przelewy międzybankowe, kilka lat temu rozpoczęła prace nad systemem EBPP, umożliwiającym przesyłanie klientom rachunków i faktur za pośrednictwem bankowości elektronicznej. System został wdrożony pod własną marką BILIX. – Ze względu na nasze doświadczenie we współpracy z bankami uznaliśmy, że rozwiązanie ma duże szanse przyjąć się na polskim rynku. W 2008 r. rozpoczęliśmy pilotażowe wdrożenia w pierwszym banku oraz u dwóch dostawców usług. Do wdrożenia systemu BILIX przekonaliśmy większość największych polskich banków. Obecnie usługa jest już dostępna dla około 75% polskich użytkowników e-bankowości. Jeszcze w tym roku z BILIXA będzie mogło korzystać około 90% klientów bankowości elektronicznej w Polsce – mówi Kazimierz Małecki, prezes Zarządu Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A.
BILIX jest już uruchomiony w PKO Banku Polskim (Inteligo, iPKO), Pekao SA, ING Banku Śląskim S.A., MultiBanku i Banku Millennium S.A. Wkrótce system wdrożą kolejne banki: mBank, BZ WBK, Raiffeisen Bank Polska, Citi Handlowy oraz Bank Polskiej Spółdzielczości.
Zdaniem przedstawicieli KIR S.A., akceptacja rozwiązania i wdrożenie usługi przez banki daje szansę na upowszechnienie się tej formy dystrybucji e-faktur w Polsce. – Jeszcze na początku ub. r. wystawcy faktur uzależniali wprowadzenie BILIXA od liczby banków gotowych udostępnić to rozwiązanie swoim klientom. Obecnie mogą już przesyłać za pośrednictwem BILIXA rachunki do ok. 10 milionów użytkowników polskiej e-bankowości – wyjaśnia Kazimierz Małecki z KIR S.A.
KIR S.A. i banki liczą, że usługę BILIX wkrótce udostępnią swoim klientom kolejne przedsiębiorstwa – dostawcy masowych usług. Prowadzimy rozmowy z firmami z branży telekomunikacyjnej, telewizyjnej oraz energetycznej. Z wieloma z nich negocjacje są bardzo zaawansowane. Jeszcze w I półroczu br. planujemy zrealizować kolejne wdrożenia – dodaje Kazimierz Małecki z KIR S.A.
Źródło: Krajowa Izba Rozliczeniowa
Wojciech Boczoń