W najnowszej wersji Systemu Symfonia 2012 firmy Sage, przedsiębiorcy mają do dyspozycji innowacyjne rozwiązanie e-Dokumenty, które pozwala na bezpieczną wymianę i archiwizację e-faktur.
Firma Sage sp. o.o., producent i dostawca oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla sektora MSP w Polsce, zdecydowała się zastosować wygodne w obsłudze i uniwersalne narzędzie elektronicznej pieczęci, która – zgodnie z obowiązującymi od początku roku przepisami – gwarantuje integralność oraz autentyczność faktur elektronicznych.
– W nowej Symfonii wystawiając fakturę podpisuję ją e-pieczęcią i już mam e-fakturę zgodną z rozporządzeniem. Bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bez systemu EDI. Funkcja ta jest dostępna w standardowej wersji Symfonii, bez żadnych dopłat, trzeba jednak posiadać moduł e-Dokumenty. Pieczęć elektroniczna to sposób na redukcję kosztów – wyjaśnia Renata Kotecka, Analityk Biznesowy z Działu Zarządzania Produktami Sage Sp. z o.o., która jest współautorem e-pieczęci Sage.
Elektroniczna pieczęć na bazie Windows – prostota zgodna z ustawą
Pieczęć elektroniczna podpisuje e-faktury, tak by były one zgodne z rozporządzeniem. Opracowany przez Sage mechanizm wykorzystuje gotowe możliwości systemu Windows. Pieczęć elektroniczna jest formą podpisu cyfrowego, zawierającego ciąg znaków generowanych przez Windows, która pozwala zidentyfikować nadawcę faktury. E-pieczęć jest generowana w trakcie konfiguracji programu, a potem używana do podpisywania e-faktur. Pieczęć jest przypisana firmie – a nie użytkownikowi, co oznacza, że można ją stosować na kilku komputerach, które mają zainstalowany system e-Dokumenty.
W ten sposób, elektroniczny dokument spełnia wymóg autentyczności pochodzenia oraz integralności treści. Dzięki e-pieczęci odbiorca wie, czy po podpisaniu faktury nie była ona modyfikowana. Dodatkowo, każda operacja wykonana w programie Symfonia e-Dokumenty jest rejestrowana, wraz z informacją o użytkowniku, który jej dokonał. – Zależało nam na stworzeniu narzędzia uniwersalnego, innego od dotychczas forsowanych rozwiązań bazujących na podpisie kwalifikowanym, który dla znacznej części sektora MSP stanowi barierę kosztową. Wykorzystaliśmy standardowe, gotowe mechanizmy dostępne w Windows. Mamy nadzieję, że dzięki stworzeniu prostego, bezpiecznego i wygodnego w obsłudze narzędzia pieczęci elektronicznej, e-faktury upowszechnią się wśród polskich przedsiębiorstw – dodaje Renata Kotecka.
– Jeśli ktoś już wykorzystuje kwalifikowany podpis elektroniczny, może go nadal używać, właśnie dla zabezpieczenia naszych e-Dokumentów. Wybór rodzaju zabezpieczenia zależy od użytkownika. Różnica polega na tym, że elektroniczna pieczęć jest wygodniejsza do stosowania: nie uzależnia bowiem działalności firmy od obecności osoby, do której przypisany jest kwalifikowany podpis elektroniczny. E-pieczęć jest przypisana do firmy a nie do danej osoby – tłumaczy Renata Kotecka z Sage.
Aplikacja e-Dokumenty wchodzi w skład Systemu Symfonia w wersji 2012. Nowy moduł pełni także rolę repozytorium dokumentów elektronicznych i odpowiada za podpisywanie, wysyłanie i weryfikację e-faktur. e-Dokumenty pracują na własnej bazie danych MySQL. Program jest zintegrowany z pozostałymi produktami z linii Symfonia, co pozwala np. w sposób automatyczny księgować faktury elektroniczne w programie finansowo-księgowym.
Źródło: Sage sp. z o.o.
Wojciech Boczoń