Grupa PZU wybrała w maju 2014 roku rozwiązanie SAP ERP Human Capital Management (SAP HCM) aby wdrożyć nowy, zintegrowany system kadrowo-płacowy do obsługi 110 tys. pracowników i zleceniobiorców. Wdrożenie prowadzi firma S&T Services Polska Sp. z o.o. przy udziale firm Quercus Sp. z o.o. oraz Gavdi S.A.
Od początku maja bieżącego roku rozpoczęły się testy rozwiązania, które objęły swoim zakresem całość systemu wraz z elementami integracji z systemami otoczenia funkcjonującymi w Grupie PZU.
Wdrożenie SAP HCM w Grupie PZU pozwoli ujednolić oraz usprawnić procesy kadrowo-płacowe
poprzez integrację wsparcia zarządzania kadrami, stworzenie do tego spójnego systemu raportowo-analitycznego oraz dostarczenie szeregu nowych funkcjonalności HR, umożliwiających m.in. samoobsługę pracowniczą, automatyzację kluczowych procesów, w tym naliczania korekt i tworzenia dokumentów zgłoszeniowych, a także zarządzanie danymi pracowników, zatrudnionych równolegle w kilku spółkach grupy. Docelowo SAP HCM będzie obsługiwać w Grupie PZU ponad 110 tysięcy pracowników i zleceniobiorców. Uruchomienie platformy SAP HCM w Grupie PZU planowane jest na 2016 r.
PZU jest największą instytucją ubezpieczeniową w Europie Środkowo-Wschodniej. Przy tak dużej skali działania, stałe usprawnianie procesów kadrowo-płacowych jest absolutnym priorytetem. Wdrożenie rozwiązania SAP umożliwi osiągnięcie tego celu przez ujednolicenie procesów pomiędzy poszczególnymi spółkami Grupy oraz wprowadzenie większej samoobsługi pracowniczej.
„SAP HCM jest na bieżąco aktualizowany oraz dostosowany do unijnego i polskiego systemu prawno-podatkowego” – wyjaśnia Piotr Staszczak, Prezes S&T Services Polska Sp. z o.o. „Atutami SAP HCM jest także wygoda obsługi, wydajność oraz elastyczność. Dzięki temu integracja i współpraca z blisko 30 systemami IT powiązanymi z systemem kadrowo-płacowym może być prostsza i stabilniejsza.
Ponadto technologia SAP umożliwia wprowadzenie szeregu praktycznych funkcjonalności,
ułatwiających pracę zarówno działów kadr, jak i samych pracowników i menedżerów.”
Firma S&T jest odpowiedzialna za architekturę techniczną systemu, częściową realizację interfejsów oraz nadzór nad testami systemu. Ponadto S&T Services Polska Sp. z o.o. zarządza całością projektu i dostarcza potrzebne licencje na oprogramowanie, a także niezbędny do uruchomienia całości systemu sprzęt. W ramach tego wdrożenia firma Quercus Sp. z o.o. odpowiada za zakres merytoryczny projektu, jego architekturę biznesową oraz spójność zawartości informacyjnej wszystkich interfejsów z funkcjonalnościami/procesami planowanymi do uruchomienia w Systemie.
„Wdrożenie nowego Systemu Kadrowo- Płacowego w Grupie PZU to jeden z największych projektów w Polsce. Jego skomplikowanie polega przede wszystkim na wolumenie danych do migracji (cała historia danych pracowniczych i zleceniobiorców) oraz na umiejscowieniu systemu w złożonym wielowymiarowym środowisku informatycznym PZU” – powiedział Paweł Wysocki – Prezes Quercus Sp z o.o.
Zostanie również wdrożony portal samoobsługi pracowniczej, który pozwoli odciążyć dział kadrowo-płacowy. Przełożeni będą mogli samodzielnie m.in. koordynować nadgodziny, monitorować obecność pracowników, wyznaczać zastępstwa, a pracownicy – składać wnioski urlopowe czy aktualizować informacje osobowe. Pracę ułatwi również integracja dostępu do danych pracowników, którzy są zatrudnieni w więcej niż jednej spółce Grupy PZU jednocześnie – nie będzie konieczności przelogowania się między systemami.
Udogodnieniem powinien być także mechanizm automatycznych korekt wstecznych wraz z obsługą dokumentów zgłoszeniowych (tzw. rozliczenia wsteczne w przypadku urlopów, zwolnień lekarskich, itd.), systemowe zawiązywanie rezerw na wynagrodzenia oraz funkcja zapytania ad-hoc, która umożliwi raportowanie wybranych danych z obszaru kadr i płac. Dodatkowo Grupa PZU będzie mogła czerpać korzyści z funkcjonalności, jak automatyczna kontrola przekroczenia maksymalnej rocznej podstawy składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, pilnowanie limitu zwolnienia z podatku świadczeń wypłacanych z ZFŚS oraz – opcjonalnie – progu podatkowego wszystkich pracowników.
Wojciech Boczoń