W poprzednich artykułach opisaliśmy zasady funkcjonowania i korzyści multimedialnych platform wiedzowo-społecznościowych. Jak zapobiegać pułapkom związanym z rozwiązaniami opartymi na Enterprise 2.0.? Jak sprawić, aby tego typu platforma nie stała się kolejnym gadżetem, zakupionym w wyniku kaprysu Zarządu? Oto lista sześciu najważniejszych wyzwań, związanych z wdrożeniami takich rozwiązań, oraz sposobów radzenia sobie z nimi.
Od gadżetu do sensownego rozwiązania.
Co można zrobić, aby platforma społecznościowa, funkcjonująca wewnątrz firmy, nie była martwym lub „przefajnionym” rozwiązaniem?
- Sensowność rozwiązania powinna być zagwarantowana poprzez pełną orientację na cele biznesowe. Właśnie temu muszą być podporządkowane kryteria wyszukiwania, treść wyzwań, sposób komentowania wpisów itp.
- Proces wdrażania platformy powinien być w pełni customizowany. Należy wdrażać tylko te funkcjonalności platformy, które pasują do kultury biznesowej i realiów firmy.
- Aby rozwiązanie było faktycznie żywe i stosowane na co dzień, należy zadbać o to, aby już na wstępie w systemie znalazła się możliwie duża pula dobrych praktyk, pochodzących zarówno z wewnątrz firmy, jak i od liderów rynkowych. Ponadto użytkownicy powinni być na bieżąco informowani o szczególnie gorących i cennych treściach, sygnałach alarmowych z rynku, wpisach wyróżnionych i rekomendowanych przez dyrektorów. Powinni też być aktywnie i regularnie zapraszani do udziału w konkursach.
Motywacja i umiejętność wyłuskiwania dobrych praktyk.
Jak zmotywować ludzi do dzielenia się wiedzą? Jak przełamać opory i jak nauczyć kilkadziesiąt, kilkaset lub kilka tysięcy osób, aby skutecznie wyłuskiwały to, co jest dobrą praktyką?
- Praktyka pokazuje, że pracownicy chętnie dzielą się rozwiązaniami i współpracują, o ile czują inspirujący, probiznesowy i życzliwy klimat.
- Pierwszym krokiem pozyskania zaangażowania pracowników jest uświadomienie, że jest to zestaw rozwiązań, które pomagają właśnie im – w realizacji założonych celów i odebraniu premii.
- Drugi krok to zapewnienie odpowiedniej liczby cennych, użytecznych praktyk. Śledzenie rozwiązań opisywanych przez kolegów często motywuje do podobnej twórczości i do budowania nowej jakości w oparciu o rozwiązania już dostępne.
- Tego, co jest dobrą i użyteczną praktyką (co się sprawdza, a co nie), uczą komentarze i oceny nadawane przez innych użytkowników oraz decydentów. W ten sposób pracownicy uczą się weryfikować, na ile dane pomysły rzeczywiście pomagają realizować cele biznesowe.
Zaangażowanie „masy krytycznej” pracowników.
Stosunkowo nieliczni pracownicy i kierownicy mają naturalną potrzebę udzielania się i chwalenia swoimi osiągnięciami. Jak sprawić, żeby mniej aktywna i mniej kreatywna większość (czyli typowi „żołnierze”) skorzystała z serwisu, a być może wniosła do niego również pewną wartość?
- Celem takich rozwiązań nie jest jak najszersza, masowa „aktywność twórcza”, lecz powszechne korzystanie z inspiracji i pomysłów wewnętrznych (często wnoszonych przez dość ograniczoną liczbę najbardziej twórczych i spostrzegawczych pracowników) oraz z dostarczanych inspiracji zewnętrznych.
- Oczywiście ważne jest, aby do tworzenia i publikowania rozwiązań zaangażować jak najszerszą rzeszę osób. Zazwyczaj pomaga w tym formuła konkursów zespołowych, w ramach których np. zespoły na cotygodniowych lub comiesięcznych spotkaniach tworzą i publikują rozwiązania, które umożliwiają im uzyskanie cennej, zespołowej nagrody. Dzięki temu następuje również zaangażowanie pracowników „drugoplanowych”.
Uniknięcie „loży szyderców”.
Jak ograniczyć wzajemne „dokopywanie”, marudzenie i negatywizm – zarówno w komentarzach wdrożeniowych do wpisów, jak i na forum serwisu?
- O ile komentarze na otwartych portalach publicystycznych i politycznych mają zazwyczaj dyskusyjną wartość, o tyle komentarze na specjalistycznych forach i portalach branżowych (np. dla branży IT lub branży prawnej) są znacznie cenniejsze. Rozwiązania oparte na Web 2.0 są bliższe temu drugiemu modelowi – stanowią wewnętrzne, specjalistyczne forum o charakterze zdecydowanie celowym (pomoc w realizacji targetów).
- Dodatkowym filtrem są zawężone, konstruktywne rodzaje dostępnych komentarzy (w rodzaju „To działa, bo…”, „To nie działa, bo…”, „Wdrożyłem, i…”).
- Stały, dedykowany moderator serwisu powinien być odpowiedzialny za bieżące usuwanie „toksycznych” wpisów i komentarzy.
- W trakcie wdrażania systemu (podczas kick-off’ów i spotkań z pracownikami) ważne jest bezpieczne, półżartobliwe nazwanie po imieniu destrukcyjnych zachowań i wyciągnięcie „trupów z szafy”. Warto w kontrolowany sposób wciągnąć pracowników w otwartą rozmowę o pokusie przyłączenia się do „loży szyderców”. Czytelne i bezpieczne nazwanie pewnych rytuałów i modeli myślowych oczyszcza atmosferę i uczula pracowników na pułapki krytycyzmu.
Kontrola nad jakością pomysłów i dobrych praktyk.
Jak uniknąć treści nieetycznych lub stojących totalnie w poprzek strategii firmy?
- Lista wyzwań, porządkująca i pozwalająca zarządzać dobrymi praktykami, powinna być zbudowana w oparciu o wyzwania strategiczne i kluczowe elementy strategii firmy.
- W samouczku, który przygotowuje pracowników do opisywania dobrych praktyk, warto przypomnieć kluczowe cele firmy i zwrócić uwagę na to, aby nie publikować praktyk stojących w poprzek strategii firmy.
- Pierwsze dobre praktyki, zredagowane i umieszczone przez zewnętrznych konsultantów oraz zespół firmowych ambasadorów, z reguły skutecznie pełnią rolę modelującą.
Wewnętrzny PR rozwiązania opartego na Web 2.0.
Jak sprzedać ideę Enterprise 2.0 pracownikom? Co powinno być zrobione już na wstępie, aby jak najwięcej osób się zachęciło do korzystania z platformy i „kupiło” pomysł?
- Wprowadzając tego typu rozwiązanie w organizacji, nie warto eksponować nazwy Enterprise 2.0 ani faktu, że jest to narzędzie do zarządzania dobrymi praktykami. Nie są to potrzeby, priorytety, ani kategorie myślenia pracowników operacyjnych. Dla pracowników i menedżerów istotne jest to, że rozwiązanie zapewnia im bieżącą pomoc merytoryczną – na wyciągnięcie ręki. Dzięki temu pracownikom łatwiej jest realizować targety i odbierać premie.
- Ważne jest podkreślenie prostoty i przyjazności rozwiązania, w tym przede wszystkim tego, że platforma to pomoc w bieżących działaniach, a nie dokładanie komukolwiek pracy.
- Sposób opisywania własnych dobrych praktyk powinien być prosty i wygodny; każdy może wybrać taką formę, która mu najbardziej odpowiada i zabierze najmniej czasu (nagranie na kamerce, na dyktafonie, zamieszczenie rysunku, opisu tekstowego itp.).
- Pracując nad wdrożeniem rozwiązania, spośród top performerów należy pozyskać „agentów zmiany” – cichych ambasadorów projektu. Gdy czyjeś dobre praktyki są umieszczone na portalu i ktoś angażuje się w ich opowiedzenie lub opisanie, rośnie szansa, że będzie zainteresowany całym wdrażanym rozwiązaniem i staje się jego orędownikiem.
Zobacz także:
>>> Enterprise 2.0.: sieci społecznościowe w Twojej firmie
>>> Enterprise 2.0.: co decyduje o sukcesie?
>>> Enterprise 2.0.: korzyści dla firm i użytkowników
Źródło: Wymiatacze.pl
