Monitoring należności to proces stałego śledzenia wystawionych i nieopłaconych faktur. Powinien być naturalną kontynuacją procesu sprzedaży i rozpoczynać się zaraz po wystawieniu faktury. Dzięki niemu firma nie tylko zadba o płynność finansową, ale także uchroni się przed dotkliwymi zatorami płatniczymi. Tymczasem wielu przedsiębiorców nie jest świadomych korzyści wynikających z monitorowania należności i bagatelizuje ten proces.
Według danych pochodzących z raportu BIG „Wskaźnik bezpieczeństwa działalności gospodarczej” z września tego roku, aż 72% firm uważa, że nieterminowe płatności stanowią poważną przeszkodę w prowadzeniu działalności gospodarczej. Co druga firma boryka się z tym problemem, natomiast 36% ankietowanych przedsiębiorstw ocenia, że suma należności z jakimi zalegają na ich rzecz kontrahenci przekracza 100 tysięcy złotych. Dane te pokazują skalę problemu, dziwi więc, że tak niewiele firm podejmuje działania mające na celu usprawnienie uzyskiwania płatności. Według szacunków Krajowego Rejestru Długów zaledwie co czwarta polska firma korzysta z usług firm windykacyjnych. Tymczasem rynek oferuje liczne rozwiązania, które mogą znacznie przyspieszyć i ułatwić ten proces.
Monitoring należności powinien być integralną częścią prowadzenia działalności gospodarczej każdej firmy, która wystawia faktury z odroczonym terminem płatności. Nie ma znaczenia czy w miesiącu jest ich kilka, kilkanaście czy nawet kilkaset. W każdym przypadku opóźnienia w płatnościach mogą stanowić istotny problem i znacząco utrudniać bieżącą działalność. Również wielkość przedsiębiorstwa czy rodzaj prowadzonej działalności nie jest istotny, aczkolwiek można mówić o branżach, w których długie oczekiwanie na płatność stanowi uciążliwą normę. Przykładem jest rynek budowlany czy transportowy, gdzie z racji dużej konkurencji, a co za tym idzie konieczności walki o klienta, przedsiębiorcy nie mogą zrezygnować z długich terminów płatności.
Można wskazać kilka powodów, dla których firmy bagatelizują monitorowanie należności. Po pierwsze, wielu przedsiębiorców uważa, że jeśli ogólna kondycja finansowa firmy jest dobra, nie ma potrzeby angażowania się w ten proces. Tymczasem powinien być on prowadzony stale i systematycznie, niezależnie od obecnej sytuacji w biznesie. Warto pamiętać, że koniunktura na rynku szybko się zmienia, a wraz z nią z dnia na dzień mogą zmienić się także finanse firmy.
Co więcej, w mentalności wielu przedsiębiorców leży działanie reaktywne, a nie zapobiegawcze. Wolą oni zareagować dopiero gdy pojawi się problem z należnością. Tymczasem monitorowanie opiera się na zasadzie „lepiej zapobiegać niż leczyć”. Celem podjętych działań jest kontrola statusu płatności, pozwalająca na szybkie wychwycenie tych faktur, w przypadku których istnieje ryzyko nieterminowego uregulowania zobowiązań.
Właściciele firm często rezygnują z wdrożenia monitorowania należności, uważając go za zbyt czasochłonny i kosztowny. Oba argumenty można uznać za bezzasadne, jeśli weźmiemy pod uwagę ułatwienia dostępne na rynku. Większość firm wystawiając faktury korzysta z dedykowanych programów komputerowych, które automatycznie generują zestawienia płatności. Ich stały monitoring dla ułatwienia można wydzielić do zewnętrznej firmy windykacyjnej. Takie rozwiązanie nie tylko odciąży wewnętrzną strukturę firmy, ale może też okazać się dużo bardziej skuteczne. Eksperci są zdania, że wewnętrzne działy windykacji nie są traktowane poważnie i w mniejszym stopniu niż działania sygnowane przez zewnętrzy podmiot motywują do uregulowania należności. Oczywiście w tym przypadku pojawiają się dodatkowe koszty – zwykle opłata wstępna, powiększona o prowizję od wyegzekwowanego długu, która może sięgać nawet 30% jego wartości. Również w tym zakresie rynek oferuje rozwiązanie, które może ograniczyć opłaty. Mowa o internetowych serwisach do monitorowania należności, które w pełni automatyzują ten proces. Według ustalonego schematu generują i przesyłają do dłużnika powiadomienia o zbliżającym się terminie płatności czy o już występujących zaległościach. Działania te oczywiście również generują pewne koszty, jednak znacznie niższe niż w przypadku korzystania z usług firmy windykacyjnej. Najkorzystniej jest wybrać serwis rozliczający się tylko za wykonaną usługę czyli wykonany do klienta telefon, wysłany mail czy list. Wtedy koszty mogą zaczynać się już od 30 groszy za przeterminowaną fakturę.
Monitoring należności to istotny element prowadzenia firmy, o którym powinien pomyśleć każdy przedsiębiorca. Efektywnie realizowane działania pozwalają w znacznym stopniu ograniczyć ryzyko zatoru finansowego, co z kolei przekłada się na możliwości dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Dbałość o finanse wpłynie również na jego lepszy zewnętrzny wizerunek i pozwoli budować dobre relacje z klientami.
Paweł Pawłow, Prezes Zarządu Alcance Sp. z o.o.
Wojciech Boczoń