Dokumentem urzędowym, potwierdzającym dla celów podatkowych siedzibę podatnika jest certyfikat rezydencji. Posiadanie takiego certyfikatu w przypadku zagranicznego kontrahenta jest konieczne, ponieważ pozwala na obniżenie podatku lub zwolnienie polskiego płatnika z obowiązku odprowadzenia podatku od wypłat dokonywanych na rzecz takiego kontrahenta.
Dokument stanowiący certyfikat rezydencji podatkowej
Za certyfikat rezydencji podatkowej uznaje się zaświadczenie o miejscu zamieszkania lub też siedzibie podatnika (w przypadku osób prawnych) wydane dla celów podatkowych przez właściwy organ administracji podatkowej państwa. Ze względu na to, że certyfikat rezydencji jest dokumentem urzędowym, wydawanym przez właściwy organ administracji publicznej, potwierdzający określone fakty lub stan prawny, dokumentuje wyłącznie stan przeszły i teraźniejszy. Oznacza to, że nie może być wystawiony „na przyszłość”, czyli określać rezydencji podatkowej w dacie późniejszej niż wystawienie certyfikatu.
Ponadto, regulacje zawarte w Ordynacji Podatkowej stanowią podstawę do wystawienia certyfikatu rezydencji przez polskie organy podatkowe. Zgodnie z zapisem artykułu 306l wspomnianego aktu prawnego, stosowne zaświadczenie wydawane jest na wniosek podatnika.
Podatnik powinien jednakże pamiętać, że pomimo, iż przepisy prawa podatkowego regulują tylko podstawowe pojęcie certyfikatu rezydencji podatkowej, nie wskazując przy tym ani na jego treść ani w jakim trybie powinien zostać wydany ten dokument, jest on niezwykle ważny. Umożliwia bowiem zwolnienie polskiego płatnika z poboru podatku.
Zwolnienie z obowiązku podatkowego, polegającego na poborze podatku
Na podstawie przepisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania płatnik nie pobiera zryczałtowanego podatku w Polsce w ogóle bądź też pobiera go w niższej stawce wynikającej z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Możliwe jest to jednakże tylko pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania, siedziby podatnika, będącego odbiorcą płatności, na podstawie uzyskanego od niego certyfikatu rezydencji. Ustawy podatkowe szczegółowo określają sytuacje, w których trzeba posiadać taki dokument. Ustawa o PIT wymaga certyfikatu w przypadku uzyskania dochodów (przychodów) wymienionych w art. 29 ust. 1, art. 30a ust. 1 pkt 1-5 i art. 30b ust. 1. Znajdują się tam m. in. przychody z osobiście wykonywanej działalności naukowej, trenerskiej, oświatowej, publicystycznej, przychody z tytułu uprawiania sportu, stypendia sportowe.).
Organy podatkowe zaczynają jednak wymagać, by płatnik uzyskał certyfikat potwierdzający rezydencję podatkową kontrahenta na moment dokonywania na jego rzecz wypłat (interpretacja IPPB4/415-614/11-2/SP).
Chodzi o to, że certyfikat jest wydawany za okres który już minął, czyli w momencie otrzymania certyfikatu od kontrahenta, urząd potwierdza, że kontrahent jest rezydentem na dzień wydania certyfikatu i w okresie poprzedzającym tę datę. Jeśli dokonamy przelewu załóżmy w lutym 2012 roku, a certyfikat został wydany w styczniu 2012 roku, to mamy ryzyko zakwestionowania przez nasz urząd tej płatności (ryzyko niepotrącenia podatku u źródła), ponieważ zgodnie z najnowszymi interpretacjami powinniśmy dysponować certyfikatem obejmującym datę płatności, czyli wydanym po dokonaniu płatności. Oznacza to, że powinniśmy ściągać certyfikat za każdym razem gdy dokonamy zapłaty. Do tej pory przeważało stanowisko, że certyfikat jest ważny w roku jego wydania, chyba że z treści certyfikatu wynikało inaczej.
Forma certyfikatu
Polskie organy podatkowe przyjmują, że konieczne jest posiadanie papierowego oryginału wystawionego certyfikatu rezydencji albo jego kopii poświadczonej notarialnie. Niemniej jednak w szczególnych sytuacjach wystarczający jest certyfikat otrzymany drogą elektroniczną. Przykładowo, indywidualna interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, o sygnaturze IPPB5/4237571/1073/AM, wskazuje jednoznacznie, że w sytuacji, gdy nie można dostarczyć certyfikatu rezydencji w postaci oryginału papierowego dokumentu ze względu na to, że w danym kraju ich wydawanie zostało zastąpione udostępnianiem dokumentu w wersji elektronicznej, dostępnej na oficjalnej stronie internetowej, można uznać, że forma ta będzie wystarczająca dla celów udowodnienia miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika.
Podatnik powinien jednak popamiętać, że zaświadczenie to wydawane jest zazwyczaj w języku obowiązującym w danym państwie, co sprawia, że w razie kontroli koniecznym będzie dokonanie tłumaczenia przysięgłego danego certyfikatu. Ponadto, ze względu na fakt, że oryginał certyfikatu rezydencji bądź też jego notarialnie potwierdzony odpis, mogą stanowić dowód jego istnienia. Takim dowodem nie jest zatem samo tłumaczenie. Należy legitymować się zarówno tłumaczeniem, jak również oryginałem dokumentu. Wynika to bezpośrednio z wyroku NSA w Gdańsku o sygnaturze akt I SA/Gd 786/08.
Treść certyfikatu
Organy podatkowe danego państwa przez wydanie certyfikatu wskazują rezydencję podatkową podatnika. Wzór dokumentu wydawanego przez polskie organy podatkowe zawiera stwierdzenie, że dany podmiot posiada siedzibę w Polsce i podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w rozumieniu umowy między rządem Rzeczypospolitej Polskiej a danym państwem związanym umową w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. W niektórych przypadkach może również zostać określony okres, w którym będzie obowiązywał ze wszystkimi wynikającymi z niego konsekwencjami.
Warto również zaznaczyć, że w styczniu bieżącego roku, na mocy rozporządzenia ministra finansów, z dnia 14 grudnia 2011 r. , obowiązują nowe wzory certyfikatów CFR-1 i CFR-2, które w praktyce stanowią dokument certyfikatu rezydencji podatkowej w Polsce.
Za granicą wiele państw nie ma określonego formularzu na którym jest wydawany certyfikat. Niejednokrotnie nie jest nawet nazywany certyfikatem rezydencji.
Źródło: Tax Care
Wojciech Boczoń