Średniej wielkości przedsiębiorstwo wytwarza w ciągu miesiąca kontener papierowych dokumentów, spośród których większość stanowią faktury. Na polskim rynku są już dostępne rozwiązania, które znoszą konieczność drukowania rachunków i wysyłania ich do klientów tradycyjną drogą. Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. wprowadziła na rynek nowy produkt: Elektroniczną fakturę – EDDM (Electronic Document Delivery Management), która pozwala na sprawne podpisywanie eFaktur, a także ich dystrybucję i archiwizację.
Elektroniczna faktura – EDDM to usługa, która umożliwia szybkie podpisywanie faktur przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz ich dystrybucję do odbiorców. System ten umożliwia zarówno pojedyncze, jak i masowe podpisywanie dokumentów elektronicznych przy jednokrotnym podaniu kodu PIN.
– Elektroniczna faktura – EDDM daje możliwość podpisania nawet 1000 faktur elektronicznych w ciągu
15 minut – mówi Marcin Raczkiewicz, dyrektor linii biznesowej zarządzania dokumentacją w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A. – Dla firmy oznacza to nie tylko oszczędność kosztów z tytułu wprowadzenia eFaktur, ale także znaczną oszczędność czasu i usprawnienie komunikacji z klientami – dodaje Marcin Raczkiewicz.
Wprowadzenie faktur elektronicznych oznacza dla firmy wymierne korzyści wynikające z przyśpieszenia obiegu gospodarczego oraz zmniejszenia kosztów dystrybucji faktur, ich archiwizacji, zarządzania
i udostępniania oraz możliwości automatycznego wprowadzania do systemów finansowo-księgowych.
Kwota oszczędności, jakie może uzyskać firma poprzez wdrożenie Elektronicznej faktury – EDDM jest proporcjonalna do liczby miesięcznie wysyłanych dokumentów. Im więcej dokumentów jest wysyłanych, tym oszczędności są większe. Koszt obsługi 1000 eFaktur to kwota ok. 500 zł, podczas gdy koszt obsługi takiej samej liczby ich papierowych odpowiedników wynosi trzykrotnie więcej, bo ok. 1700 zł.
Porównanie kosztów tworzenia, przechowywania i przesyłania do Odbiorców faktur papierowych i faktur elektronicznych 1)
|
Lp. |
Liczba faktur wysyłanych miesięcznie |
1000 faktur |
2000 faktur |
|
1 |
Koszt obsługi faktur papierowych* |
1 690 zł |
3 380 zł |
|
2 |
Koszt obsługi faktur elektronicznych** |
492 zł |
922 zł |
* w tym koszt zakupu znaczka, koperty, papieru, wydrukowania
** w tym koszt zakup certyfikatu kwalifikowanego, dystrybucja do odbiorcy, archiwizacja w elektronicznym archiwum przez 6 lat
1) Tabela przedstawia własne wyliczenia KIR S.A.
Wszystkie faktury po podpisaniu ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, przesyłane są automatycznie do elektronicznego eArchiwum. Po oznakowaniu czasem i zapisaniu w bezpiecznym repozytorium, system wysyła drogą elektroniczną do Odbiorcy powiadomienie o udostępnieniu eFaktury w systemie eArchiwum, której jest adresatem. Odbiór eFaktury następuje po kliknięciu na link, znajdujący się w treści wiadomości e-mail. Zdarzenie odbioru eFaktury jest zarejestrowane dzięki czemu Wystawca eFaktury otrzymuje natychmiastową informację o fakcie otworzenie dokumentu przez adresata.
– W naszej usłudze zapewniona jest ważność dowodowa elektronicznych dokumentów przez okres
6 lat – kontynuuje Marcin Raczkiewicz.
System umożliwia także generowanie zbiorczych raportów, m.in. dotyczących statusu odebrania eFaktur. Poprzez Elektroniczną fakturę – EDDM, oprócz dokumentów finansowych, można również dostarczać do klientów wszelkie inne dokumenty, takie jak zestawienia WZ, RMUA, billingi, umowy czy materiały marketingowe.
– Potwierdzenie odbioru elektronicznej faktury VAT i faktury korygującej w systemie EDDM, daje przedsiębiorcy gwarancję, że dany dokument finansowy dotarł do adresata, co jest ważne dla prawidłowego rozliczenia podatku VAT – tłumaczy Marcin Raczkiewicz
Elektroniczna faktura – EDDM zapewnia przedsiębiorstwom dostęp do eArchiwum, w którym każdy
z dokumentów opatrzony jest jednoznacznie go identyfikującymi informacjami. Dzięki temu mogą być one wyszukiwane wg nazwy odbiorcy, daty wystawienia, numeru klienta lub eFaktury, skojarzonych nazw, kalendarza czy NIP, a sama obsługa aplikacji jest łatwa i intuicyjna. Elektroniczna faktura – EDDM w prosty sposób integruje się z systemami finansowo-księgowymi, billingowymi oraz Elektronicznymi Biurami Obsługi Klienta (e-BOK). Ponadto system umożliwia udostępnianie faktur elektronicznych organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej on-line, a także na nośnikach danych.
Koszt usługi Elektroniczna faktura – EDDM jest uzależniony od miesięcznej liczby generowanych
i archiwizowanych eFaktur, która jest podzielona wg przedziałów: do 20, 50, 100, 200, 500, 1000, 2000
i powyżej 2000 eFaktur miesięcznie.
Źródło: Krajowa Izba Rozliczeniowa
Wojciech Boczoń