Jak ocenić sensowność inwestycji w system IT

Obecne rozwiązania technologiczne pozwalają na bardzo wyrafinowane ustawienie procesów w firmie. To, co do niedawna wydawało się odległą wizją, daje się teraz – dzięki szybkiemu  rozwojowi technologii – dość łatwo zrealizować, przynajmniej w teorii…

Przewaga konkurencyjna w wielu przypadkach polega na tym, że jedynie nowa technologia pozwala efektywniej osiągać strategiczne cele firmy. Jeśli część firm korzysta z takiej nowej technologii, to inne firmy nie powinny myśleć o dodatkowym zysku z jej wprowadzenia, ale raczej o stratach spowodowanych zaniechaniem tej inwestycji lub opóźnieniem jej uruchomienia. Od tego nie można uciec – nieustannie powstają nowe technologie i w strategii firmy trzeba założyć, że inwestowanie w nie ma charakter permanentny.

Większość firm w Polsce używa już systemów wspomagających zarządzanie i kolejne projekty polegają na wymianie/uzupełnieniu istniejących systemów. Jak ocenić sensowność kolejnej inwestycji w technologię? Oczywiście z punktu widzenia wartości dodanej dla biznesu firmy. Dotyczy to również firm posługujących się bardzo zaawansowanymi technologiami. Trzeba przy tym pamiętać, że technologia ma umożliwiać lepsze/wydajniejsze zarządzanie firmą i nigdy nie jest wartością samą w sobie.

Właścicielami permanentnego procesu zmian powinni być biznesowi właściciele głównych procesów w firmie. To oni powinni w sposób ciągły definiować swoje potrzeby, w miarę dokładnie specyfikując cele biznesowe, zakres i wartości dodane. Do tej grupy należy proponowanie realizacji kolejnych projektów.

W praktyce jest najczęściej tak, że w firmie nie ma osób zdolnych do profesjonalnego wyboru odpowiedniego dostawcy. Stąd logiczne wydaje się powierzenie wyboru technologii specjalistycznej firmie doradczej. Profesjonaliści pomogą w dopracowaniu specyfikacji celów biznesowych, przełożą powyższe cele na odpowiednią technologię i zaproponują dobrego dostawcę. To niestety nadal teoria – na rynku, poza firmami z tzw. wielkiej czwórki, mało jest firm doradczych, które mogą służyć fachową pomocą w tym bardzo ważnym procesie. Na dodatek, w przekonaniu wielu podmiotów usługi świadczone przez te firmy są bardzo drogie.

Najczęstszą praktyką jest więc próba samodzielnego wyboru technologii i dostawcy. Z reguły nie jest to skuteczne, bo wygląda to trochę tak, jakby ktoś szukając odpowiedniego samochodu wystosował RFI (request for information) do dealerów różnych marek, specyfikując, że chce kupić samochód posiadający cztery koła i niedrogi. Brzmi to w przypadku zakupu samochodu żenująco śmiesznie – niestety ten tok rozumowania jest częstą praktyką w przypadku wyboru systemu wspomagającego zarządzanie.

Tak sformułowane zapytanie prostą drogą prowadzi do przypadkowego wyboru technologii – ze wszystkimi tego skutkami – i w konsekwencji skazuje cały projekt na niepowodzenie. Dobry dostawca powinien porozumiewać się z zamawiającym językiem jego potrzeb biznesowych i używać technologii jedynie jako środka służącego osiągnięciu zamierzonych celów. Ale trzeba umieć trafić na takiego dostawcę.

Średniej wielkości polska firma (100-500 mln zł rocznego obrotu), ale i znaczna część dużych firm, nie jest przygotowana do samodzielnego przeprowadzenia właściwego wyboru systemu wspomagającego zarządzanie. Jeśli przed implementacją nie określimy szczegółowo celów, które firma ma osiągnąć, trudno będzie o sukces. Bardzo ważne jest przy tym, by  grupa kluczowych użytkowników systemu wybierała szczegóły rozwiązania i ponosiła odpowiedzialności za te wybory – od początku projektu. Inaczej bowiem – w miarę upływu czasu – przychodzi zniechęcenie i zaczyna się swoisty „koncert życzeń”, a cokolwiek będzie zbudowane, nie zaspokoi źle zdefiniowanych potrzeb.

(…)

Pełny tekst artykułu w nr 4(20)2009 „Przeglądu Corporate Governance”