Polskie urzędy powinny dostosować standardy współpracy z obywatelami i organizacjami do tych, które obowiązują w Unii Europejskiej. Mówi o tym plan e-Europe, który zakłada rozwój usług elektronicznych oraz tworzenie ram prawnych dla zbudowania w Europie społeczeństwa informacyjnego. Zgodnie z jego postanowieniami urzędy krajów członkowskich powinny już w roku 2005 zapewniać dostęp do podstawowych usług administracji publicznej i samorządowej. To oznacza, że osoby i podmioty gospodarcze mają mieć możliwość wnoszenia do Urzędu spraw oraz śledzenia ich postępu przy wykorzystaniu Internetu.
Podobne wymogi narzuca wchodząca w życie ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zakłada ona m.in. możliwość wnoszenia do urzędów podań (pism, spraw, zapytań) drogą elektroniczną.
Wymogi stawiane polskim urzędom w rzeczywistości zmuszają je do rewizji wykorzystywanej przez nie infrastruktury informatycznej. Bez właściwego systemu wspomagającego zarządzanie procesami i obiegiem informacji spełnienie postulatów nowej ustawy i planu unijnego nie jest możliwe. Dlatego Newitech zaprojektował specjalną wersję systemu NIL pod nazwą NIL e-Urząd, dedykowaną polskim urzędom na szczeblu centralnym i samorządowym. Nowy system ma automatyzować wybrane procesy, wspomagać w prowadzeniu spraw oraz w informowaniu obywateli o stanie wniesionej przez nich sprawy. W efekcie w przyszłości klienci urzędów możliwie wiele spraw będą mogli załatwić przez Internet, będą także mogli za pośrednictwem strony WWW urzędu dowiedzieć się, na jakim etapie załatwiania jest wniesiona przez nich sprawa. NIL e-Urząd jest ponadto zgodny z ustawą o dostępie do informacji publicznej (BIP), o podpisie elektronicznym oraz o ochronie danych osobowych.
Oferta Newitechu ma być alternatywą dla zagranicznych rozwiązań. Zdaniem przedstawicieli firmy systemy projektowane w Polsce są lepiej dostosowane do lokalnych uwarunkowań prawnych i mogą być wdrażane przy znacznie niższych kosztach. Firma już uczestniczy w kilkunastu przetargach, ma także rozpoczęte pierwsze wdrożenia w urzędach miast i gmin. Mówi Dariusz Śliwowski, prezes Newitech: „NIL e-Urząd koncentruje się na zachodzących w urzędzie procesach. W sektorze firm zarządzanie procesami biznesowymi to jeden z ostatnich nie zinformatyzowanych obszarów funkcjonowania. W sektorze administracji, gdzie nasycenie informatyką jest znacznie niższe potrzeba wspomagania procesów poprzez rozwiązania IT jest wielokrotnie wyższa, dodatkowo potęgowana nowymi przepisami. NIL e-Urząd pozwala monitorować postęp każdego procesu, nawet jeśli przechodzi on przez wszystkie struktury organizacji. System pozwala wyraźnie skrócić większość procesów poprzez eliminację zbędnych czynności, automatyzację przepływu dokumentów i właściwą alokację spraw do bieżąco dostępnych zasobów osobowych.”
Newitech poza oprogramowaniem oferuje także usługi doradcze związane z analizą procesów pod kątem ich optymalizacji oraz usługi wdrożeniowe i szkolenia.
Wojciech Boczoń