Federacja Banków Żywności zrzesza kilkadziesiąt polskich banków żywności, które zajmują się dystrybucją nadwyżek pożywienia, wody i napojów do punktów pomocy społecznej. Działalność banków wiąże się z koniecznością szybkiej alokacji uzyskanej żywności, ze względu na często występujący krótki okres przydatności do spożycia. Rozbudowana sieć banków wymaga sprawnego systemu obiegu informacji o bieżących stanach magazynowych, zgłaszanym przez punkty pomocy społecznej zapotrzebowaniu na żywość oraz występujących pomiędzy różnymi bankami dysproporcjach w zapasach określonego typu żywności. Te uwarunkowania spowodowały konieczność wdrożenia w Federacji spójnego systemu magazynowego, który pozwoliłby usprawnić zarządzanie przepływem żywności. Federacja wybrała rozwiązanie, które dostarczyła i wdrożyła firma Newitech, specjalizująca się w systemach wspomagających zarządzanie procesami biznesowymi oraz obiegiem informacji. Warszawska firma samodzielnie zaprojektowała system, korzystając z tych samych narzędzi i technologii, które zastosowała do opracowania rodziny systemów NIL wspomagających zarządzanie procesami biznesowymi w firmach urzędach.
Trwające kilka miesięcy wdrożenie zaowocowało uruchomieniem spójnego systemu, z którego korzysta obecnie 25 placówek i ponad 100 równoległych użytkowników. Na poziomie centrali stworzono wirtualny magazyn Federacji oraz uruchomiono centralną bazę danych. Każdy z magazynów korzysta z własnej, odrębnej aplikacji i bazy danych. Operacje wykonywane w magazynach banków znajdują odzwierciedlenie w centralnej bazie po synchronizacji baz danych. Mechanizm ten pozwala sprawować kontrolę nad obiegiem żywności oraz jej racjonalnym gospodarowaniem. Po wdrożeniu systemu Federacja ma bogate możliwości raportowania z procesu dystrybucji , które pozwalają określać kategorie żywności, producentów oraz odbiorców. Obecnie można np. błyskawicznie przedstawić darczyńcy, które placówki pomocy społecznej i w jakiej ilości otrzymały bezpośrednio od niego żywność. Taka możliwość sprawia, że działalność banków żywności staje się bardziej przejrzysta.
Jakub Ratajczak, wiceprezes zarządu firmy Newitech opowiada o roli, jaką dla spółki odegrało wdrożenie systemu w Federacji: „Polskie banki żywności w ubiegłym roku przekazały potrzebującym ponad 10 tys. ton żywności. Tego typu organizacje w zadania statutowe mają wpisane przeciwdziałanie marnotrawieniu żywności oraz walkę z ubóstwem i głodem. System, który oddaliśmy, jest ciekawym przykładem spajania podobnych działań realizowanych przez wiele rozproszonych instytucji. Pomijając aspekty techniczne, mamy ogromną satysfakcję, że poprzez rozwiązania informatyczne mogliśmy przysłużyć się usprawnieniu tak szczytnej działalności”.
