Banki stają się przedsiębiorstwami znakomicie działającymi zarówno w sektorze usług finansowych, jak i w sektorze nowoczesnych technologii. W dzisiejszych czasach, na silnie konkurencyjnym rynku, tradycyjne usługi, takie jak prowadzenie rachunku bankowego, udzielanie kredytów i przechowywanie depozytów czy operacje na rynkach finansowych, stały się niewystarczające. Aby sprostać konkurencji, pozyskać nowych klientów i utrzymać starych, banki wychodzą naprzeciw ich oczekiwaniom, tworząc systemy informatyczne przejmujące powoli funkcje zarezerwowane i wykonywane dotychczas wyłącznie wewnątrz samego przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwa natomiast w coraz większym stopniu dokonują outsourcingu pewnych zadań, a nawet całych procesów księgowo-rozliczeniowych, przenosząc często żmudną i uciążliwą pracę na coraz bardziej specjalizujące się w tych dziedzinach banki. Przykładem takich usług, które funkcjonują na rynku już jakiś czas, mogą być systemy przenoszące na bank proces identyfikacji i rekoncyliacji faktur – są to m.in. SIMP Matching (ING Bank Śląski), SpeedCollect Plus (Citibank Handlowy), czy SIP (BRE Bank).
Depozyty i odsetki
Najnowszymi rozwiązaniami w dziedzinie usług wspomagających procesy księgowe są oferowane od niedawna bankowe systemy zarządzania depozytami sądowymi. Wraz z rozporządzeniem Ministerstwa Sprawiedliwości z 21 grudnia 2006 w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej i działalności inwestycyjnej sądów powszechnych, sądy zostały zobowiązane do zmiany sposobu ewidencjonowania odsetek bankowych od sum depozytowych (np. kaucji) w taki sposób, aby odsetki były doliczane do poszczególnych pozycji depozytowych i zwracane interesantom wraz z kwotą depozytu. Wraz z wejściem przepisów rozporządzenia w życie sądy stanęły przed problemem związanym z prawidłową ewidencją tysięcy przechowywanych przez nie depozytów, rzetelnym wyliczaniem należnych interesantom odsetek (przy zmieniającym się oprocentowaniu rachunku bankowego, zmiennych saldach przechowywanych depozytów, różnych i nieprzewidywalnych czasach ich zapadalności), prawidłowym naliczeniem, a czasem także odprowadzeniem podatku od dochodów kapitałowych, czy z prostą, szybką i wygodną obsługą całego procesu, zarówno od strony funkcjonalnej, jak i księgowej.
Ewidencja
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, banki rozpoczęły prace nad systemami informatycznymi i całymi produktami wspomagającymi proces zarządzania depozytami sądowymi. Pierwszą ich cechą jest zapewnienie prawidłowej ewidencji poszczególnych depozytów poprzez wykorzystanie powszechnego i znanego już dobrze na rynku mechanizmu numerów rachunków wirtualnych. Poszczególne numery rachunków wirtualnych przyporządkowane są wydziałom, sygnaturom sądowym, interesantom czy konkretnym sprawom, a w przypadku, gdy nie ma możliwości wcześniejszego i odgórnego zdefiniowania tegoż rachunku, w systemie funkcjonuje numer ogólny, który może zostać podany przez sąd do publicznej wiadomości. Każda płatność zrealizowana na numer rachunku wirtualnego stanowi w systemie bankowym wpis ewidencyjny, z przypisanym mu jednoznacznie numerem identyfikacyjnym (analogicznym do tego, który widnieje w systemie FK sądu), z dniem jego powstania, saldem, kwotą naliczonych odsetek czy historią realizowanych do tej pory zleceń (operacji). Ponadto mechanizm numerów rachunków wirtualnych zapewnia możliwość przechowywania wszystkich depozytów na jednym rachunku bankowym, zgodnie z wymogami prawa.
Oprócz ewidencji nowo powstałych depozytów, systemy bankowe mają również możliwość wczytania danych historycznych, aby proces ewidencji danych mógł być kompleksowy. W ten sposób sądy nie są zmuszone do prowadzenia odrębnych zapisów dla depozytów starych i nowych, co w znacznym stopniu ułatwia i przyspiesza ich pracę.
Kalkulacja
Prawidłowa ewidencja depozytów jest podstawą do prawidłowej kalkulacji odsetek. Bardzo ważną kwestią jest tutaj zachowanie zasady proporcjonalności – wyliczone dla pojedynczego depozytu odsetki powinny zależeć od jego zmieniającego się salda oraz czasu jego przechowywania na rachunku bankowym i powinny być wyliczone proporcjonalnie do całego salda wszystkich depozytów przechowywanych na rachunku bankowym. Z prawidłową kalkulacją odsetek powiązane jest bezpośrednio wyliczenie należnej kwoty podatku od dochodów kapitałowych – w zależności od potrzeb system bankowy jest w stanie odpowiednio skalkulować kwotę podatku, a także dokonać odpowiedniego przelewu do wskazanego urzędu skarbowego.
Zlecenia
Odpowiednia ewidencja depozytów stanowi także podstawę do realizacji zleceń klienta. Pierwszym typem są zlecenia finansowe – komunikując się z bankiem poprzez systemy bankowości elektronicznej, sądy mają możliwość zamykania wskazanych depozytów bądź wypłaty części środków z części kapitałowej (np. w przypadku konieczności opłacenia z depozytu specjalistycznych badań realizowanych w trakcie postępowania sądowego) lub odsetkowej (np. w przypadku konieczności okresowego odprowadzania odsetek od depozytów na konta dochodów Skarbu Państwa). Drugi typ to zlecenia niefinansowe – sąd ma możliwość zamiany przechowywanych w systemie numerów ewidencyjnych depozytów, aktualizacji systemu o kolejne porcje danych historycznych, czy przypisania w systemie nowych numerów depozytów dla zbiorczych transakcji dokonanych w jego kasach. Bardzo ważną cechą działania usługi, która decyduje o wygodzie i szybkości rozwiązania, jest kompleksowa realizacja zleceń klienta – system bankowy najpierw weryfikuje ich poprawność (w celu uniknięcia sytuacji, w której sąd próbuje np. wypłacić z depozytu większą kwotę niż jego aktualne saldo), kalkuluje odsetki, dokonuje przelewów na wskazane rachunki bankowy w standardzie NRB, a następnie informuje o powodzeniu lub niepowodzeniu (w tym przypadku podawana jest przyczyna odmowy) ich realizacji. Cała komunikacja pomiędzy klientem a bankiem odbywa się poprzez systemy bankowości elektronicznej, co nie tylko przyspiesza cały proces, ale także wpływa na możliwą ilość generowanych błędów, a także na bezpieczeństwo całego procesu.
Raporty
Bardzo ważną funkcjonalnością bankowych systemów wspomagających zarządzanie depozytami jest także możliwość generowania szczegółowych raportów elektronicznych. Raporty dzielą się na zestawienia dzienne, okresowe lub na żądanie i zawierają nie tylko informacje o statusach realizacji poszczególnych zleceń, ale także wszelkie inne informacje niezbędne do prawidłowej ewidencji księgowej w systemach FK klienta, takie jak wykaz otrzymanych transakcji czy aktualne saldo wszystkich depozytów i naliczonych do nich odsetek.
Przedstawiona powyżej charakterystyka systemów dla sądów może stanowić ciekawe i przydatne rozwiązanie również w innych branżach. Można wspomnieć tu o przedsiębiorstwach korzystających z usług platform przetargowych, czy działających w zgodzie z ustawą Prawo zamówień publicznych, która to obliguje je do zwrotu odsetek naliczonych dla pojedynczych pozycji depozytowych (np. wadiów czy zabezpieczeń prawidłowego wykonania umów).1
Systemy wspomagające procesy zarządzania depozytami w sektorze publicznym stanowią znakomity przykład tendencji do poszukiwania nowych możliwości zastosowania narzędzi bankowych w procesach wykonywanych do tej pory wewnątrz samego przedsiębiorstwa i tylko jego własnymi siłami. Dziś kompleksowe systemy dla sądów oferowane są jedynie przez ING Bank Śląski i Citibank Handlowy, ale zapotrzebowanie na tego typu usługi jest duże, więc niedługo może się to zmienić. Każda branża, każdy sektor charakteryzuje się specyficznymi procesami księgowymi, porusza się w określonym środowisku prawnym, ma szczególne wymagania i potrzeby. Banki śledzą, analizują z uwagą te potrzeby i reagują, tworząc zaawansowane i skomplikowane rozwiązania i systemy, o których jeszcze niedawno nikt nie sądził, że mogą funkcjonować właśnie w banku.
Autor jest pracownikiem departamentu rozwoju produktów korporacyjnych ING Banku Śląskiego
Wojciech Boczoń
