Element kultury organizacji pracy w firmie, narzędzie ułatwiające zarządzanie, kanał najważniejszych informacji w wersji ucinającej wszystkie plotki i niedomówienia oraz tuba motywująca, czyli intranet w wydaniu niezbędnym.
Korytarze, drzwi wahadłowe i windy nie są już odpowiedzią na „komunikację w firmie”. Świadomie zastąpił je intranet, czyli wewnętrzna sieć firmowa mająca zastosowanie już w małych przedsiębiorstwach. Za jej pośrednictwem można w łatwy i szybki sposób przekazać różne informacje wszystkim pracownikom, którzy mają dostęp do komputera. Sprawnie prowadzona komunikacja wewnętrzna zdecydowanie ułatwia zarządzanie, pomaga wyjaśniać niejasności u samych podstaw, wyprzedzając plotki może zapobiec kryzysowi, uspokoić i zmotywować pracowników.
Łatwiej, sprawniej i przyjemniej
Intranet umożliwia zarządzanie informacją z jednego źródła, daje możliwość jej aktualizacji oraz modyfikacji. Dostępny online gwarantuje również dostęp do źródeł z każdego miejsca na świecie. Jeśli zachodzi taka potrzeba umożliwia ograniczenie dostępu części pracowników do określonych kategorii informacji nieprzeznaczonych dla nich. Stanowi podręczną bazę plików, logotypów, informacji, regulaminów, postanowień czy zarządzeń. Zastosowanie intranetu w znaczącym stopniu upraszcza komunikację i dystrybucję ważnych informacji wewnątrz struktury firmy. Ograniczony i kulejący przepływ informacji pomiędzy zarządem a pracownikami oraz poszczególnymi działami firmy jeszcze nikomu nie wyszedł na dobre. Za jego pośrednictwem ogłosić można ważne dla firmy święta, urodziny pracowników, zgromadzić osoby chętne do udziału w imprezie integracyjnej przy okazji wyboru idealnego miejsca oraz zakomunikować o zbliżającym się ślubie koleżanki ( na który serdecznie wszystkich zaprasza). W zależności od swojego charakteru i zaawansowania może zawierać takie elementy jak galeria osób zatrudnionych z przyporządkowanymi im stanowiskami i opisami, co niesamowicie ułatwia wprowadzenie nowych pracowników oraz pomaga im odnaleźć się w zakrętach korytarzy i stanowisk. Dzięki takiej wiedzy, nowy specjalista nie traci czasu na zachodzenie w głowę do kogo powinien udać się z nurtującym go problemem tylko od razu kieruje się do właściwej osoby.
– Intranet towarzyszy nam od początku istnienia firmy. Każda marka ma własnego bloga, którego regularnie pisze dzieląc się z innymi swoimi sukcesami, prowadzonymi aktualnie kampaniami, pomysłami czy ważnymi dla niej wydarzeniami – mówi Bartłomiej Juszczyk, CEO Grupa Adweb – wszystkie istotne kwestie dotyczące planów rozwoju firmy, podejmowanych decyzji, nowych pracowników czy zmian są na bieżąco komunikowane. Integruje to pracowników wokół firmy i marek, którzy uczestniczą w ich tworzeniu. Dodatkowo nasza sieć wewnętrzna wzbogacona została m.in. o galerię zdjęć z wspólnych imprez i wyjść, opis historii firmy, kalendarz wydarzeń czy skrzynkę pomysłów – dodaje. Wewnętrzne blogi to również doskonałe miejsce na humorystyczne opisy zmagań dnia codziennego, stale przecież dzieje się coś nowego.
Potęgi klucz, czyli wiedza online
Baza wiedzy w postaci dokumentów, zarządzeń i regulaminów dostępnych w intranecie pozwala na samo szkolenie pracowników. Dostęp do wzorów dokumentów, umów, referencji, prezentacji szkoleniowych, testów, e-booków, ciekawych linków umożliwia osobom pracującym w firmie self-learning, czyli samo-kształcenie w zakresie interesujących ich zagadnień. Ułatwia to również czasochłonne pisanie niektórych dokumentów od podstaw, jednocześnie gwarantując ich poprawność.
Stwierdzenie „to oczywiste, wszyscy wiedzą, że…” jest bardzo zgubne i może rodzić frustrację, zarówno ze strony pracodawcy, jak nie widzącego swoich błędów pracownika. Dokładnie rozpisane zasady pracy ułatwiają nowym osobom dostosowanie się do panujących w firmie reguł i ich przestrzegania. – Firmy różnie definiują swoją o kulturę pracy. W niektórych obowiązuje np. dress code czy narzucona odgórnie przerwa obiadowa, ważne, aby osoba przechodząca z innej firmy od początku wiedziała jakie są jej przywileje oraz co jest od niej wymagane – zaznacza Bartłomiej Juszczyk – zaoszczędzi to początkowych stresów oraz ułatwi wprowadzenie takiego człowieka do zespołu. Intranet umożliwi również zakomunikowanie o nowych pracowniku innym i przekazanie im chociaż podstawowych informacji o nim – dodaje.
Sprawnie zaplanowana komunikacja wewnętrzna nie musi wiele kosztować. – System stworzyć można naprawdę niewielkim kosztem i dostosować go do potrzeb i wymagań konkretnej firmy. Ilość dostępnych modułów, zaawansowania rozwiązań i zabezpieczeń może być dowolnie zmieniana – zaznacza Tomasz Malik, IT Director z agencji interaktywnej Adweb.
Korzyści jakie przyniesie intranet, zarówno w poprawnie dostępu do informacji, usprawnieniu komunikacji zwiększeniu motywacji pracowników i ich wiedzy czy integracji zespołu zauważalne będą w bardzo krótkim czasie. Co więcej, przekazanie tego narzędzia w ręce pracowników sprawia, że nie staje się ono tubą propagandową zarządu, lecz kolejnym sprawnym i dobrze postrzeganym przez ludzi narzędziem integracji, zabawy w firmie i dobrej komunikacji.
Anna Piątkiewicz,
VanguardPR – Grupa Adweb
Źródło: VanguardPR
