Przedsiębiorca, który nie jest tzw. czynnym podatnikiem VAT lub dokonuje sprzedaży albo świadczenia usług na rzecz klienta, który nie jest podatnikiem VAT, musi wystawić rachunek, gdy takie żądanie do niego trafi w ciągu 3 miesięcy od dokonania sprzedaży. Po tym okresie może wystawić ten dokument ale już nie jest do tego zobowiązany. Na wystawienie rachunku jest 7 dni.
Rachunek to jedna z form dokumentowania sprzedaży lub świadczenia usług. Osoby, które nie są przedsiębiorcami mogą chcieć w ten sposób uzyskać trwalszy dowód zakupu (paragony są znane z tego, że często stają się nieczytelne już po kilku miesiącach). Rachunek może być także potrzebny do innych celów np. by udowodnić poniesienie wydatków na określony cel, czego mogą wymagać inne organy. Przedsiębiorca może również być zainteresowany w uzyskaniu rachunku. Gdy kupuje od podatnika VAT zwolnionego, rachunek posłuży mu do udokumentowania poniesionych kosztów prowadzonej działalności gospodarczej.
Wystawienia rachunku można żądać w ciągu 3 miesięcy
Przedsiębiorca na żądanie kupującego musi wystawić rachunek, jeśli tylko nie jest to sprzeczne z innymi przepisami. Podatnicy VAT, gdy dokonują sprzedaży na rzecz innych podatników VAT są zobowiązani do wystawienia faktury. Są jednak sytuacje, gdy albo sprzedawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego w VAT albo dokonuje sprzedaży na rzecz konsumenta. W pierwszym przypadku, podatnik nie wystawia w ogóle faktur. W drugim zrobi to na żądania klienta.
Zwolnienie z VAT przysługuje temu przedsiębiorcy, którego wartość sprzedaży opodatkowanej w poprzednim roku nie przekroczyła 150 tys. zł (nie wlicza się do tej kwoty podatku). Gdy firma rozpoczęła działalność w tym roku, bierze pod uwagę przewidywaną sprzedaż, a limit zwolnienia oblicza w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym.
Gdy sprzedaży dokonuje czynny podatnik VAT, w takiej sytuacji to kupujący, gdy nie jest zobowiązany do rozliczenia VAT-u, zdecyduje o tym czy chce uzyskać fakturę, rachunek, czy wystarczy mu paragon. Na zwrócenie się z żądaniem wystawienia rachunku ma 3 miesiące. W tym okresie sprzedający nie może mu odmówić potwierdzenia transakcji takim dokumentem. Gdy upłyną 3 miesiące również można zwrócić się z prośbą o wystawienie rachunku. Jednak w takim przypadku sprzedający nie jest już zobowiązany do jego wystawiania. Zależy to więc od jego dobrej woli.
Rolnik nie wystawia rachunku
Należy w tym miejscu podkreślić, żeobowiązek wstawienia rachunku nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, pod warunkiem, iż nie zostały one przerobione sposobem przemysłowym. Jednak w sytuacji, kiedy sprzedaż dokonywana jest w odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, które znajdują się poza obrębem uprawy lub hodowli, rolnik również będzie zobowiązany do wystawienia rachunku, kiedy otrzyma takie żądanie od kupującego.
7 dni na wystawienie rachunku
Przewidziany przepisami prawa podatkowego termin na wystawienie rachunku wynosi 7 dni. Okres ten liczy się w dwojaki sposób, w zależności od tego, w jakim momencie nabywca wystąpił o wydanie rachunku. W przypadku gdy nastąpiło to przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wspomniany rachunek należy wystawić nie później niż w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Natomiast w sytuacji, gdy żądanie to zostało zgłoszone już po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Źródło: Tax Care
Wojciech Boczoń