Sytuacja wyjściowa
Przed wdrożeniem Systemu SYMFONIA®, Polska Zjednoczona Korporacja Bałtycka wykorzystywała prostą aplikację działającą w systemie operacyjnym DOS. Program, autorstwa rodzimego producenta z Trójmiasta, wykorzystywany był w firmie od lat. Jednak w pewnym momencie okazało sie, iż posiada ograniczenia wydajności i nie jest przystosowany do pracy w sieci. Nie spełniał także oczekiwań pod względem funkcjonalności – brakowało w nim rozbudowanych narzędzi analitycznych i raportowych.
Analiza przedwdrożeniowa obejmująca m.in. zdefiniowanie potrzeb firmy, określenie możliwości integracji z innymi, zagranicznymi systemami i uwzględnienie specyfiki działalności PZKB pozwoliła na podjecie decyzji, co do sposobu implementacji i wyboru wersji oprogramowania. W ramach analizy porównano oczekiwania samych użytkowników, a następnie skonfrontowano je z całością działalności oraz strategią Zjednoczonej Korporacji Bałtyckiej. Pozwoliło to precyzyjnie dostosować system do oczekiwań klienta już podczas wdrożenia. W wyniku dokonanej analizy określono, że firma potrzebowała szybkiego i wiarygodnego rozwiązania, przetwarzającego duże ilości danych księgowych, do sprawnej ewidencji przychodów i kosztów dla różnych zagranicznych armatorów, których obsługuje.
Wdrożenie
W związku z dynamicznym rozwojem Korporacja Bałtycka zdecydowała się zakupić wybrane moduły Systemu SYMFONIA® Forte, mi.in: Finanse i Księgowość, Analizy Finansowe i Środki Trwałe (rozwiązanie klasy ERP, pozwalające na zarządzanie złożoną organizacją, elastyczne i łatwe w dostosowaniu do indywidualnych potrzeb). Zakup modułu Środki Trwałe Forte podyktowany był koniecznością przygotowania do prowadzenia ewidencji środków trwałych z uwzględnieniem Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej. Oprócz tego wdrożono także program Kadry i Płace z linii SYMFONIA® Premium.
W celu obsługi osobnych zespołów kont, dedykowanych dla każdego z armatorów stale obsługiwanych przez PZKB, indywidualnie skonfigurowano i dostosowano moduł Finanse i Księgowość.
Ciekawostką wdrożenia stała się bardzo przydatna opcja wiekowania transakcji. Pozwala ona na kontrolowanie informacji na temat należności od dużej liczby klientów końcowych – armatorów z całej Europy – i gwarantuje utrzymanie płynności finansowej całej grupy CMA-CGM, w skład której wchodzi Polska Korporacja Bałtycka.
Po zakończeniu wdrożenia zaplanowane zostały kolejne etapy rozbudowy działającego Systemu SYMFONIA®, w tym integracja z zagranicznym oprogramowaniem fakturującym, używanym w wszystkich oddziałach grupy CMA-CGM na całym świecie.