Mimo że na umowie najmu widnieją tylko podpisy przedstawicieli najemcy i wynajmującego, to osób, firm i instytucji zaangażowanych w działania poprzedzające podpisanie umowy najmu jest o wiele więcej. Nawet jeśli nie uczestniczą bezpośrednio w szukaniu powierzchni biurowej, to mają znaczny wpływ na ostateczny kształt kontraktu. Poniżej pokazujemy, kto tak naprawdę bierze udział w przygotowaniu transakcji i jaka jest rola poszczególnych osób w przeprowadzeniu procesu najmu.
Po stronie najemcy czynnie uczestniczą dyrektor administracyjny, dyrektor finansowy oraz dział prawny, natomiast interesariuszami są wszyscy pracownicy firmy.
Oczywiście zadania i wpływ na decyzje zespołu projektowego zależą od pozycji danej osoby w przedsiębiorstwie. Najważniejsze osoby to kierownicy działów oraz osoby odpowiedzialne za HR, IT i bezpieczeństwo oraz oczywiście zarząd. Natomiast stroną często niesłusznie pomijaną w przypadku firm międzynarodowych są ich centrale. Do zadań firmy-matki należy między innymi: zatwierdzenie budżetu oraz ostatecznego kształtu umowy najmu, a często też określenie wymagań korporacyjnych dotyczących lokalizacji biura, jego standardu czy sposobu aranżacji. Niespełnienie wymogów narzuconych przez centralę może zahamować proces najmu na wiele tygodni lub nawet doprowadzić do zerwania negocjacji i ich wznowienia według ustalonych zasad.
Interesariuszami w procesie wynajmu biura są również firmy finansujące daną inwestycję, urząd nadzoru budowlanego, straż pożarna, sąsiedzi, a w niektórych przypadkach nawet urząd lotnictwa cywilnego. Wymienione osoby i instytucje będą miały wpływ raczej na działania wynajmującego niż najemcy.
Po stronie wynajmującego znajdują się osoby z dużą wiedzą i doświadczeniem w branży nieruchomości biurowych. W przypadku niedoświadczonego klienta znalezienie nowej siedziby może być dużym wyzwaniem. Dlatego też najemca często zatrudnia doradców zewnętrznych, którzy nie tylko stanowią zaplecze merytoryczne, lecz także zapewniają równowagę sił w czasie rozmów. Zarówno najemca, jak i wynajmujący korzystają z usług agentów nieruchomości, kierowników projektu, architektów, inżynierów czy prawników specjalizujących się w transakcjach najmu.
Włączenie zidentyfikowanych uczestników i interesariuszy w proces poszukiwania nowej powierzchni biurowej oraz sprawne zarządzanie ich oczekiwaniami to czynniki decydujące o powodzeniu przedsięwzięcia.
Źródło: Cushman & Wakefield Polska Sp. z o.o.
