Z badań wynika, że 42% firm ubezpieczeniowych posiada elektroniczne repozytoria dokumentów i danych. Jedna trzecia firm planuje dokonać zakupu takiego repozytorium w tym roku. Ponad połowa (53% firm) korzysta z usług archiwizacji dokumentów wykonywanych przez firmy zewnętrzne, a jedna trzecia firm przewiduje, że ich wydatki na ten cel w ciągu najbliższych dwóch lat będą rosły. Do zalet elektronicznych repozytoriów, najczęściej wymienianych przez respondentów, należą oszczędność czasu, a w dalszej kolejności wygoda i łatwość dostępu oraz ograniczenie kosztów. Żadnych korzyści nie potrafią wymienić przedstawiciele firm, w których takich repozytoriów jeszcze nie wdrożono.
Ubezpieczenia są drugim po bankowości sektorem, który najczęściej zamawia usługę zarządzania korespondencją świadczoną w modelu outsourcingu. Korzysta z niej aż jedna piąta instytucji tego sektora. 33% firm przewiduje, że zwiększy swoje wydatki w tym zakresie. W perspektywie dwóch najbliższych lat to właśnie firmy z sektora ubezpieczeniowego będą najczęściej zamawiały outsourcing zarządzania korespondencją, ponieważ ich potrzeby w tym zakresie rosną najszybciej. Respondenci są też świadomi, jakie korzyści może przynieść zlecenie na zewnątrz usługi zarządzania korespondencją. Dwie najczęściej wymieniane zalety to możliwość skoncentrowania się na podstawowej działalności firmy oraz zmniejszenie kosztów osobowych i administracyjnych. Kolejna to zmniejszenie kosztów związanych z obsługą dokumentacji – zauważa ją jedna trzecia badanych.
Branża ubezpieczeniowa wykazuje największą spośród wszystkich badanych branż dynamikę wzrostu, jeśli chodzi o korzystanie z contact centre. Aż 78% firm ubezpieczeniowych stosuje też technologię elektronicznego skanowania i przetwarzania dokumentów, jednak większość robi to we własnym zakresie, a tylko 5% zdaje się na wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Jedna trzecia firm przewiduje, że ich wydatki w tym zakresie będą rosły. Jeśli chodzi o outsourcing, w sektorze ubezpieczeń z usług realizowanych w ten sposób korzysta lub też planuje skorzystać dwie trzecie instytucji.
Zdaniem przedstawicieli ArchiDoc, wyniki badań potwierdzają rosnące zainteresowanie sektora ubezpieczeń w zakresie zarządzania informacją biznesową – w tym dokumentami oraz informacjami pochodzącymi z kontaktów z klientem. Spowodowane to jest dynamicznym rozwojem sektora, jego produktów i usług. Firmy ubezpieczeniowe coraz częściej poszukują zatem rozwiązań, także informatycznych, które pozwolą na szybkie, sprawne oraz bezpieczne zarządzanie informacją biznesową, a także na integrację informacji pochodzących z różnych źródeł. Stąd wzrost zainteresowania usługami zarządzania dokumentami i danymi, a także usługami, które pozwolą na połączenie informacji zawartych w dokumentach papierowych, poczcie e-mail, plikach audio i wideo, itp.
Badania ArchiDoc zostały przeprowadzone we wrześniu 2006 roku wśród dużych przedsiębiorstw (zatrudniających ponad 250 pracowników lub notujących obroty powyżej 200 mln złotych rocznie)
z sektorów telekomunikacyjnego, ubezpieczeniowego, bankowości i finansów, przemysłu, energetyki, handlu detalicznego oraz podmiotów administracji publicznej. ArchiDoc sprawdził, jakie rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentami i zarządzania kontaktem z klientem są wykorzystywane przez poszczególne sektory gospodarki, których firmy obsługują licznych klientów indywidualnych i wytwarzają duże ilości dokumentacji. Respondentów pytano o stosowanie elektronicznych repozytoriów danych, technologie skanowania i elektronicznego przetwarzania dokumentów, obsługę korespondencji oraz korzystanie z usług contact centre. Zbadano również zainteresowanie usługami realizowanymi w modelu outsourcingu. Odpowiedzi na pytania udzielali głównie przedstawiciele kadry zarządzającej i menedżerskiej (67% badanych) z działów administracji (50%), IT (14%) lub finansowego (13%). Badania zrealizował Instytut Badawczy IPSOS.
Wojciech Boczoń