Zaginięcie czy zniszczenie oryginału faktury może zdarzyć się w każdej firmie. Z VAT-u można się jednak z fiskusem rozliczyć. Podstawą do odliczenia będzie duplikat brakujących dokumentów.
Podatek VAT można odliczyć albo w miesiącu (kwartale, jeśli deklaracje VAT wystawiane są kwartalnie), w którym faktura wpłynęła do naszej firmy, albo w kolejnych dwóch okresach rozliczeniowych. Jeśli więc faktura dotarła do nas na przykład w marcu, VAT można odliczyć w marcu, kwietniu lub maju. Ponieważ duplikat jest traktowany przez przepisy podatkowe tak samo jak oryginał faktury, odliczamy od niego VAT na podobnych zasadach. Należy jednak zwrócić uwagę na okoliczności, które zmusiły nas do sięgnięcia pod duplikat. I tak, jeśli faktura za wrzesień ubiegłego roku została wysłana, ale zaginęła po drodze i w ogóle nie trafiła do naszej firmy (o tym, że ją wystawiono, przypomniał nam kontrahent, któremu zalegamy z zapłatą, lub towar, który wpłynął do magazynu, a na który nie mamy dokumentów), VAT wynikający z duplikatu faktury odliczymy w miesiącu, w którym wpłynął do nas duplikat, lub w kolejnych dwóch.
Nieco inaczej będzie w sytuacji, gdy faktura dotrze do naszej firmy, po czym zaginie lub zostanie zniszczona. Prawo do odliczenia podatku VAT powstało bowiem w miesiącu (lub kolejnych dwóch) wpływu do naszej firmy oryginału faktury. Tym samym, jeśli miało to miejsce na przykład w grudniu 2010 r., a duplikat otrzymaliśmy w kwietniu 2011 r., nie mamy prawa do odliczenia podatku w kwietniu, maju lub czerwcu 2011 r., tylko musimy złożyć korektę deklaracji VAT za miesiąc, w którym przysługiwało nam odliczenie (czyli za grudzień 2010 r. lub styczeń czy luty 2011 r.). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy od momentu wpływu faktury do wpływu duplikatu upłynęły mniej niż 3 miesiące: jeśli fakturę otrzymaliśmy na przykład w sierpniu, a duplikat – w październiku, mieścimy się w ustawowym terminie odliczania VAT-u i nie składamy korekty deklaracji VAT.
Źródło: Tax Care
