31 lipca br Prezydent Bronisław Komorowski podpisał nowelizację ustawy Kodeksu postępowania cywilnego. Jednym z celów noweli była konieczność dostosowania przepisów do postępu technologicznego w zakresie komunikacji elektronicznej, w tym także korespondencji związanej z zajęciami egzekucyjnymi, a prowadzonej między komornikami sądowymi, organami podatkowymi, administracyjnymi oraz organami egzekucyjnymi i bankami.
W nowelizacji chodzi o dopasowanie do europejskich standardów obiegu dokumentów między uczestnikami postępowania cywilnego i jednocześnie o obniżenie kosztów operacyjnych postępowań, które są szacowane na ponad 50 milionów złotych1. Koszty te obciążają wszystkich uczestników postępowania.
Nowelizacja i co dalej?
Niewątpliwie, jednym z efektów nowelizacji KPC będzie kolejna fala informatyzacji sądów, aparatu skarbowego i oczywiście banków. O ile organy administracji publicznej, sądy i podatkowe służby skarbowe mają więcej czasu na przystosowanie się do nowych przepisów, to inaczej wygląda sytuacja z punktu widzenia banków. Te ostatnie podmioty muszą dostosować się do wymogów prawa samodzielnie. Zarówno pod względem finansowym jak i organizacyjnym. Wbrew pozorom – znowelizowane przepisy mają wejść w życie w ciągu roku od ich podpisania – czasu nie ma zbyt dużo i banki powinny jak najszybciej przystąpić do wyboru odpowiedniego oprogramowania oraz partnerów wdrożeniowych. Jeśli chodzi o obszar informatyzacji, to w przypadku banków, jednym z głównych i pierwszych, w których pojawią się inwestycje spowodowane nowelizacją KPC, zapewne będzie obszar obsługi zajęć egzekucyjnych rachunków bankowych.
Elektroniczne zajęcia egzekucyjne – Co jest potrzebne?
Podstawowym pytaniem, które stawiają menedżerowie bankowych pionów operacji, czy wydziałów odpowiedzialnych za zajęcia egzekucyjne to: czego tak na prawdę potrzebuje nasz bank, aby spełniać wymagania przepisów prawa. Pierwsza, nasuwająca się odpowiedź na to pytanie brzmi: oprogramowanie musi wspierać komunikację wewnątrz banku oraz wymianę informacji z zewnętrznymi uczestnikami rynku. W przypadku postępowania egzekucyjnego niezwykle istotna jest komunikacja z systemami Krajowej Izby Rozliczeniowej. Poza tym, wdrożone rozwiązanie musi spełniać rygorystyczne wymagania w bezpiecznego przechowywania i przetwarzania danych, stawiane przez instytucje nadzoru finansowego.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do obsługi zajęć egzekucyjnych rachunków bankowych?
Na rynku jest kilka rozwiązań wspierających zarządzanie zajęciami egzekucyjnymi. Można też zlecić napisanie takiego oprogramowania od podstaw. Ostateczny wybór drogi, którą bank zamierza podążyć zależy od polityki w tym zakresie i posiadanych zasobów. Na ogół, banki wybierają jednak gotowe rozwiązania i robią to z kilku powodów: Systemy gotowe (prekonfigurowane) to związane z projektem wdrożeniowym oszczędności czasowe, niższe koszty utrzymania i możliwość integracji takich narzędzi z już używanym oprogramowaniem.
Wybierając rozwiązania gotowe, warto też pamiętać, że oferta rynkowa nie jest jednolita pod względem funkcjonalności. Część oferowanych rozwiązań to tylko systemy-bazy danych pozwalające na tworzenie i przeglądanie list klientów, wierzytelności, historii płatności, egzekutorów, itp. Są też bardziej rozbudowane narzędzia, obejmujące swoim zasięgiem wszystkie procesy egzekucyjne i około egzekucyjne i dodatkowo zapewniające integrację ze środowiskiem IT innych uczestników postępowania egzekucyjnego, np. poprzez aplikację KIR Ognivo, zarządzaną przez Krajową Izbę Rozliczeniową.
Idealny system czyli jaki?
Jak mówi Radosław Mączyński, Wiceprezes Zarządu producenta systemów IT m.in. dla sektora finansowego – firmy DomData AG: Pewne, „uniwersalne cechy” systemu do zajęć egzekucyjnych to np. zgodność z aktualnym stanem prawnym, zdolność do automatyzacji wszystkich procesów egzekucyjnych i około egzekucyjnych, możliwość dwustronnej komunikacji z KIR Ognivo i gotowe interfejsy do integracji z wewnętrznymi i zewnętrznymi systemami IT. To właśnie te funkcjonalności uwzględniliśmy np. przy projektowaniu naszego systemu Ferryt RZE i to one sprawiają, że koszty włączenia nowego systemu do istniejącego środowiska ograniczają się do minimalnych nakładów technicznych i tych które ponosimy na migrację danych. Kolejne ważne funkcjonalności, które muszę wskazać to: aktualna baza Organów Egzekucyjnych, a także prostota w ich weryfikacji, jak i weryfikacji dłużników. Ważne jest też to, aby docelowy system umożliwiał prowadzenie automatycznych eskalacji przekraczanych terminów czy automatyczne generowanie pism wychodzących. W przypadku pracy grupowej, pomocnym rozwiązaniem jest też system komentarzy i notatek służbowych czy możliwość komunikacji z przełożonymi przy pomocy gotowych szablonów raportów operacyjnych i analitycznych. Oczywiście wszystkie operacje powinny być archiwizowane, a dokumenty papierowe, które zostały zeskanowane i włączone do obiegu w system, dzięki mechanizmom OCR, być gotowe do wywołania i przedstawienia podczas audytu.
Co do samej koncepcji wdrożeń systemów bankowych, to, naszym klientom zawsze rekomendujemy podejście procesowe i otwartość na integrację z systemami zewnętrznymi. Takie właśnie podejście najlepiej sprawdziło się w naszej praktyce i takie stosujemy podczas wszystkich projektów. – kończy R. Mączyński.
Efekty
Wybór optymalnego rozwiązania na potrzeby informatyzacji procesów związanych z zajęciami egzekucyjnymi jest równie złożony jak zakup każdego innego systemu IT. Potrzebna jest rozwaga, gruntowna analiza możliwości oferowanych rozwiązań i to w ścisłej korelacji z wewnętrzną sytuacją banku. W jednym artykule, nie sposób też wymienić wszystkich zmiennych, które warto rozważyć przed zakupem. Dlatego na zakończenie warto jeszcze wspomnieć o najistotniejszych efektach zakupu systemów gotowych. Inwestując w gotowe rozwiązanie, które jest przetestowane i sprawdzone na rynku dostajemy narzędzie, które zawiera nie tylko suche dane w postaci list/raportów, ale także żywy proces zajęcia egzekucyjnego. Po wdrożeniu poprawia się przejrzystość działania pracowników banku i wszystkich procesów związanych z zajęciami egzekucyjnymi. Rośnie efektywność odzyskiwania długów, obniża się ryzyko wypływu środków. Informatyzacja obiegu dokumentów związanych z obsługą zajęć wymaga teraz mniej czasu, a uzyskane w ten sposób oszczędności można przeznaczyć na bardziej skomplikowane procesy, w prostszych sprawach szybciej odzyskiwać długi i redukować koszty pracy. Kompleksowy system do obsługi zajęć to także mniejsza ilość „błędów ludzkich”: pisarskich, edytorskich, duplikacji danych, itp. Wreszcie kilka ostatnich zalet systemów gotowych: Wspominane wcześniej uszczelnienie wypływu środków niezbędnych na obsługę zajęć. kompletny ślad audytowy i łatwiejsza realizacja wszystkich obowiązków wynikających z przepisów regulujących ten obszar działalności bankowej. Nie bez znaczenia jest też czas samego wdrożenia. Systemy gotowe (np. Ferryt RZE) to projekt, który zakończy się przed upływem tych 12 miesięcy, jakie pozostawił w nowelizowanych przepisach ustawodawca.
Jakie procesy wspiera system do obsługi zajęć egzekucyjnych
Optymalny system do Zajęć Egzekucyjnych automatyzuje m. in.:
-
rejestracja zajęcia egzekucyjnego – połączenie z KIR-Ognivo,
-
aktualizacja zajęcia, umorzenie, zawieszenie / wznowienie egzekucji,
-
obsługa zbiegu, przejęcie / przekazanie egzekucji,
-
egzekucja zajęcia,
-
obsługa dyspozycji klienta,
-
zwolnienie środków spod egzekucji,
-
udzielanie wyjaśnień do postępowania,
-
udzielanie odpowiedzi OE odn. informacji stanowiących tajemnicę bankową,
-
anulowanie zajęcia,
-
proces obsługi spłaty zewnętrznej i proces odpowiedzi na zapytania KIR-Ognivo.
1 Szacunki przedstawione przez Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości dla roku 2012.
Wojciech Boczoń
