Branża PR-owa mierzy się z problemem nieodpowiednio prowadzonych postępowań przetargowych. W ciągu ostatniego roku większość przedstawicieli agencji PR-owych uczestniczyło w negatywnie ocenionych przez nich przetargach, które w ocenie połowy badanych stanowią aż 30-50% wszystkich postępowań w branży PR. Tak prezentują się pierwsze wnioski z badania przeprowadzonego wśród agencji członkowskich ZFPR przez K+Research. Opublikowany raport stanowi początek kampanii „Partnerski PRzetarg”.
– Public relations to nie reklama. Obie branże mają wiele wspólnego, lecz każda z nich posiada unikalny charakter. Sam PR jest niezwykle złożony, co powoduje, że zakres potencjalnej współpracy będzie w dużej mierze determinował tryb przetargu, jak i kryteria wyboru agencji PR. Jako Związek Firm Public Relations, działając w oparciu o Białą Księgę Branży Komunikacji Marketingowej i jednocześnie mając na uwadze specyfikę usług PR postanowiliśmy przyjrzeć się procesowi przetargowemu w naszej branży. Naszym celem jest uczynienie tego procesu bardziej efektywnym. Wierzymy, że wzajemne zrozumienie potrzeb i oczekiwań oraz szacunek pomiędzy Klientem i Agencją są kluczowe, aby rozpocząć oraz prowadzić owocną współpracę – mówi Daria Tworek, Wiceprezeska ZFPR.
Nieprawidłowe postępowania przetargowe w branży PR są wciąż powszechne. Zaledwie co piąta z badanych agencji PR-owych nie miała negatywnych doświadczeń przetargowych. Najczęstszymi błędami utrudniającymi pracę agencji są: brak określenia budżetu na współpracę, niejasne kryteria oceny, nieprecyzyjnie opisane cele i zadania, niekompletna dokumentacja. Wśród najbardziej skrajnych doświadczeń wymienić należy „idea pitching” oraz „ghosting”. Aż 25% badanych agencji uczestniczyło w postępowaniu, w którym miało poczucie, iż jego celem jest wyłącznie pozyskanie pomysłów przez Klienta, zaś 16% deklaruje, iż ich pomysł został wykorzystany i zrealizowany przez inny podmiot.
Zaangażowanie agencji PR-owych w procesy przetargowe wpisane jest w specyfikę ich działania. Jednocześnie udział w przetargach niezależnie od jego wyniku wiąże się z realnymi kosztami i obciążeniami po stronie agencji. Większość przedstawicieli agencji twierdzi, że do przygotowania oferty przetargowej angażuje zazwyczaj dyrektorów (88%) oraz menagerów (83%), a zespoły projektowe uczestniczące w przetargach przeznaczają na ten cel od 10 do 30% swojego czasu pracy (83%). Właściwe zaplanowanie procesu przetargowego to gwarancja efektywnego wykorzystania czasu oraz zasobów obu stron, dlatego ZFPR w raporcie nt. doświadczeń przetargowych agencji PR określił pięć obszarów, na które Zamawiający powinni zwracać szczególną uwagę przy planowaniu postępowań przetargowych, a są to: transparentność, szacunek, informacja, terminowość oraz feedback.
Dla agencji PR-owych dobrze przygotowany i przeprowadzony przetarg pozwala nie tylko na optymalizację kosztu udziału w postępowaniu, ale także daje możliwość na dopracowanie oferty, lepsze zaplanowanie pracy zespołu oraz wzrost motywacji i poczucia wartości wykonywanej pracy. Bazując na otrzymanych od Klienta informacjach każda agencja PR-owa powinna mieć możliwość podjęcia świadomej decyzji o udziale w tych postępowaniach, w których agencja ma szanse odpowiedzieć na realne potrzeby klienta. Dobrze przeprowadzone przetargi to także duże korzyści dla samego Zamawiającego. Nie tylko umożliwiają optymalizację czasu i zasobów potrzebnych do przeprowadzenia postępowania, lecz także skutkują uzyskaniem porównywalnych ofert dopasowanych do zgłoszonych potrzeb oraz budżetu, jak również gwarantują dobry start partnerskiej współpracy.
Jak podkreśla Bartłomiej Kędzierski, Managing Partner Weber Shandwick: – Wnioski z raportu jednoznacznie wskazują, że firmy traktujące agencje PR jako swoich Partnerów od samego początku, czyli procesu przetargowego, osiągają lepsze efekty, a klienci stają się ich beneficjentami. Taka współpraca wymaga transparentności, gotowości do słuchania i odpowiadania na potrzeby rynku. W dłuższej perspektywie przynosi to obopólne korzyści, tworząc trwałe i wartościowe standardy biznesowe.
Cały raport można pobrać ze strony: https://zfpr.pl/doswiadczenia-przetargowe-agencji-pr-raport/
Źródło: ZFPR
Wojciech Boczoń
