ArchiDoc SA rozpoczął współpracę z Bankiem Millennium. W ramach umowy spółka ArchiDoc realizuje kompleksową obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej w Centralnej Kancelarii Banku. Usługa jest świadczona w dwóch głównych lokalizacjach centrali Banku Millennium: w Warszawie oraz w Gdańsku. Kontrakt podpisano na okres 36 miesięcy.
Umowa pomiędzy firmami upoważnia ArchiDoc do realizacji pełnej obsługi kancelaryjnej obejmującej procesowanie korespondencji klienckiej oraz biznesowej banku. Wszystkie procesy są wykonywane w oparciu o dostarczony przez firmę outsourcingową system kancelaryjny INDO-SNOK, w który wbudowano dodatkowy moduł nadzoru obiegu dokumentów papierowych. Rozwiązanie wykorzystuje między innymi technologię HandHeld. Jest to przenośny terminal komputerowy, wyposażony w czytniki oraz dedykowane oprogramowanie komunikujące się z serwerem aplikacji przez WI-FI. W projekcie Millennium urządzenia te wykorzystywane są do dostarczania przesyłek do zarządu i departamentu prawnego. Aplikacja INDO-SNOK co godzinę automatycznie wysyła do osób upoważnionych maila z informacją o oczekującej korespondencji. Dzięki temu pracownicy banku na bieżąco powiadamiani są o przyjęciu nowej przesyłki.
„Powierzenie obsługi kancelarii firmie zewnętrznej umożliwiło usprawnienie przepływu informacji w naszej organizacji i ułatwiło kontrolę nad przebiegiem tego procesu. Dzięki wprowadzeniu pełnej rejestracji możliwe jest uzyskanie wiarygodnych danych dotyczących wolumenu całości korespondencji, a elektroniczne potwierdzanie odbioru dokumentów wyeliminowało konieczność przechowywania papierowych potwierdzeń przekazania przesyłek” – mówi Ivo Novo, dyrektor Departamentu Administracji i Infrastruktury Banku Millennium.
Do realizacji projektu ArchiDoc przejął doświadczony zespół, który dotychczas odpowiadał za obsługę kancelarii Banku Millennium. Uruchomienie usługi poprzedził dwumiesięczny okres pilotażowy. W ramach obsługi kancelaryjnej ArchiDoc realizuje na rzecz Banku Millennium także takie działania, jak: odbieranie i wysyłkę korespondencji wychodzącej, monitorowanie obiegu dokumentów wewnętrznych i obsługę przesyłek wielkogabarytowych.
W marcu 2010 roku spółka ArchiDoc rozszerzyła portfolio oferowanych usług. Rozbudowana oferta stanowi odpowiedź na rosnące oczekiwania klientów poszukujących nowych obszarów współpracy oraz gwarancji wysokiej jakości. Produkty ArchiDoc pogrupowano tak, aby umożliwić stopniowe przekształcenie organizacji działającej w oparciu o dokumenty papierowe w podmiot bazujący głównie na plikach cyfrowych.
Źródło: ArchiDoc
Wojciech Boczoń
