e-Podpis – uciążliwy obowiązek czy szansa?

Media informują, że sposób „wymuszenia” zakupu kwalifikowanego certyfikatu niezbędnego do rozliczeń z ZUS budzi głosy niezadowolenia wielu przedsiębiorców. Silna presja czasu i urzędowego obowiązku wywołuje odruch obronny. Warto jednak zastanowić się, czy w zalewie skarg nie umykają realne korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie podpisu elektronicznego. Ta z pozoru przykra inwestycja, po przeanalizowaniu zysków i strat może okazać się korzyścią dla firmy już w pierwszym roku użytkowania.

Zgodnie z prawem: „począwszy od dnia 21 lipca 2008 jedynym akceptowalnym podpisem składanym podczas wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej będzie bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu” (Art. 40 ustawy z dnia 17 lutego 2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)..

Z kręgów rządowych docierają zapowiedzi odroczenia wyżej wymienionego terminu, jednak warto rozważyć wcześniejszy zakup certyfikatu kwalifikowanego. Już dziś przy wykorzystaniu certyfikatu kwalifikowanego można: przesyłać deklaracje do ZUS, składać elektronicznie wnioski o wydanie odpowiednich zaświadczeń, np. o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenie społeczne, wnosić podania i wnioski do urzędów administracji publicznej, składać przez Internet deklaracje podatkowe, brać udział w elektronicznych aukcjach, zawierać umowy w formie elektronicznej, a także wystawiać elektroniczne faktury. Są to tylko wybrane możliwości zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Głównymi cechami podpisu elektronicznego są:

1.Niezaprzeczalność – nie można zaprzeczyć faktu podpisania dokumentu elektronicznego. Tylko właściciel certyfikatu kwalifikowanego może opatrzyć dokument bezpiecznym e-podpisem.

2.Integralność wiadomości – e-Podpis zapewnia integralność podpisanej wiadomości, co w praktyce oznacza, że nawet najmniejsza zmiana w podpisanym dokumencie jest wykrywana automatycznie.

3.Poufność – e-Podpis (certyfikat niekwalifikowany) daje możliwość zaszyfrowania dokumentu, co znaczy, że jego treść może odczytać tylko osoba, do której dokument jest adresowany.

Więcej szczegółowych informacji na temat e-Podpisu można znaleźć w nowym serwisie www.e-podpis.pit.pl, który oferuje wiedzę na temat tego jak zainstalować czytnik kart, świadomie podpisywać e-dokumenty, skonfigurować program poczty e-mail, by móc podpisywać i szyfrować wiadomości. W serwisie można także złożyć zamówienie na własny certyfikat kwalifikowany, niezbędny do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego.

„Jesteśmy przekonani, że podpis elektroniczny szczególnie zainteresuje kancelarie podatkowe i biura rachunkowe. Wynika to z prostej kalkulacji – koszt kompletnego urządzenia waha się w okolicach 300-400zł – jest to równowartość około 80 znaczków na list polecony. A list trzeba wydrukować, zapakować w kopertę i zanieść na pocztę. Dochodzi do tego czynnik czasu, wygody i komfortu pracy”- komentuje Jacek Wawrowski, prezes zarządu PIT.pl.

Za wdrożeniem podpisu elektronicznego opowiada się także Dariusz Gołaś, przedstawiciel Unizeto Technologies: „Każdy przedsiębiorca może obecnie wykorzystać swój e-podpis nie tylko do składania deklaracji oraz wniosków i ogólnie ujmując – korespondencji z ZUS. Może też pozyskiwać wypisy z Krajowego Rejestru Sądowego drogą elektroniczną, przez Internet komunikować się z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych oraz Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej. Certyfikat kwalifikowany może być także wykorzystywany do sporządzania elektronicznej dokumentacji medycznej. A biorąc pod uwagę fakt, że jesteśmy świadkami upowszechnienia podpisu elektronicznego wśród przedsiębiorców i instytucji publicznych należy się spodziewać, że wkrótce obszar zastosowania podpisu elektronicznego znacznie się rozszerzy.”

Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że koszty utrzymania dotychczas wykorzystywanych „bezpłatnych” certyfikatów w programie PŁATNIK ponoszą wszyscy. Wszelkie koszty związane z ich wydawaniem oraz utrzymaniem niezbędnej infrastruktury obciążają obecnie budżet ZUS.

Kolejnym argumentem za wprowadzeniem e-podpisu jest nacisk, jaki kładzie Unia Europejska na dostępność usług drogą elektroniczną, zwłaszcza w relacjach podmiotów i osób fizycznych z administracją publiczną. Regulacje wspólnoty europejskiej wsparte silnym strumieniem unijnych dotacji mogą zrównać technologiczne różnice pomiędzy Polską, a innymi krajami członkowskimi. Aby nie pozostawać daleko w tyle polscy przedsiębiorcy powinni konsekwentnie budować podstawy dla sprawnego funkcjonowania społeczeństwa informacyjnego.