Elektroniczna księga przychodów i rozchodów zintegrowana z rachunkiem bankowym to innowacyjne narzędzie dla przedsiębiorców pozwalające na bieżąco kontrolować finanse firmy, wystawiać i archiwizować faktury, czy wreszcie zlecać ich windykację. Przedsiębiorca nie musi już sam przygotowywać przelewów i pilnować terminów płatności – robią to za niego księgowa i bank.
Usługa świadczona przez Tax Care i Idea Bank to połączenie klasycznej i wirtualnej księgowości. – Zaletą księgowości klasycznej jest obsługa prowadzona przez człowieka, wykwalifikowaną księgową. Jej minusem jest jednak brak narzędzi i stałego dostępu do rachunków firmy. Narzędzi tych dostarczają biura wirtualne. Tu jednak problemem jest konieczność prowadzenia księgowości przez przedsiębiorcę na własną rękę – ocenia Adrian Jarosz, prezes Tax Care. – My połączyliśmy zalety jednego i drugiego. Księgi rachunkowe naszych klientów prowadzą księgowe, ale oni sami mają do nich dostęp przez 24 godziny na dobę – dodaje.
Usługi „na kliknięcie”
Na samym dostępie do firmowych ksiąg usługa się jednak nie kończy. Przedsiębiorcy, którzy wykupili abonament księgowy w Tax Care mogą korzystać z różnych narzędzi wspomagających zarządzanie finansami firmy. Można je podzielić na kilka obszarów: wystawianie i archiwizacja faktur, kontrola wystawionych dokumentów, zarzadzanie płatnościami, analiza przychodów i rozchodów w czasie, obsługa transakcji zawieranych na allegro czy wreszcie ostatnio wdrożone usługi windykacyjne i kurierskie „na jedno klikniecie”.
– Wprowadzając kolejne rozwiązanie stawiamy sobie za cel, aby w możliwe największym stopniu zautomatyzować powtarzające się czynności administracyjno-księgowe, które pochłaniają czas przedsiębiorców i odciągają ich od tego co najważniejsze, czyli rozwoju biznesu. Dążymy też do tego, aby jak najwięcej tych czynności przedsiębiorca mógł przerzucić na firmę księgową czy bank – wyjaśnia Adrian Jarosz.
Przedsiębiorca pracuje, księgowa pilnuje terminów
Przedsiębiorca korzystający z usług Tax Care może zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt minut dziennie wystawiając elektronicznie faktury (system archiwizuje dane kontrahentów), a także opłacając faktury czy dokonując przelewów na rzecz ZUS i urzędu skarbowego z konta w Idea Banku. – Do tego służy specjalne narzędzie, które nazywamy zarządzaniem płatnościami. Gdy faktura kosztowa zostanie zaksięgowana, przedsiębiorca może kliknąć w opcję „zapłać” i zostanie automatycznie przekierowany do rachunku w Idea Banku, gdzie automatycznie zostanie wygenerowany druk przelewu z danymi pochodzącymi z faktury. Przedsiębiorca nie musi go sam wypełniać, tylko akceptuje – wyjaśnia Dominik Mędrzycki, menedżer zespołu księgowego w Tax Care. Księgowa nie tylko odciąża więc przedsiębiorcę od pracy biurowej, ale też pilnuje terminów płatności. Ma to szczególne znaczenie w przypadku przelewów do ZUS i urzędu skarbowego. W przypadku tych płatności elektroniczne druki przelewów przygotowane przez księgową automatycznie są banku, a przedsiębiorca jest o nich dodatkowo powiadamiany smsem.
Dostęp 24h
Następnym ważnym udogodnieniem dla przedsiębiorcy jest możliwość stałego wglądu w finanse firmy, a także analizy tych finansów. Może porównywać różne pozycje kosztowe i przychodowe w czasie, dzielić je na poszczególnych dostawców czy odbiorców, śledzić los wystawionych dokumentów. W efekcie w każdej chwili ma komplet informacji o tym, jak idzie jego biznes, nie musi czekać na takie zestawienie na przykład do końca miesiąca.
Kolejne innowacyjne rozwiązanie to specjalne narzędzie do obsługi księgowej transakcji zawieranych na allegro. W praktyce działa to tak, że system księgowy Tax Care automatycznie pobiera listę aktualnych aukcji i ją porządkuje. Przedsiębiorca może sprawdzać status transakcji, wystawiać faktury i na bieżąco zestawiać je z przelewami. Dzięki temu wie czy dana faktura została już opłacona. Dodatkowo, może też sporządzać zestawienia sprzedanych towarów i monitorować przychody.
Źródło: Idea Bank
Wojciech Boczoń
