Chociaż gospodarka powoli się odradza, banki wciąż znajdują się pod olbrzymią presją. Zarówno ostra konkurencja, konieczność podporządkowania się kolejnym regulacjom, wysyp nietradycyjnych instytucji bankowych, jak i utrzymująca się nieufność coraz bardziej wymagających klientów czy nowe modele płatności, z którymi trzeba sobie radzić, mają istotny wpływ na zyski banków detalicznych.
Do tego dochodzą regulacje obejmujące Jednolity Obszar Płatniczy (SEPA) – jasne jest więc, że jeszcze nigdy nie było większej potrzeby usprawnienia przepływu informacji po to by poprawiać wyniki finansowe i spełniać oczekiwania klientów, i to zarówno w oddziałach, jak i w centrali.
Sektor finansowy od zawsze był branżą, gdzie dane miały dominująca rolę. W obliczu nieustającego strumienia nieuporządkowanych papierowych i cyfrowych danych, docierających w najróżniejszych formatach, banki mają problem by nimi odpowiednio zarządzać. Dodatkowo, większość danych jest dostępna w odrębnych silosach (poszczególnych departamentów lub na skutek łączenia lub akwizycji banków). Wiele banków cierpi również na rozdwojenie technologiczne, ponieważ często pracują na przestarzałych systemach, a jednocześnie, by usprawnić swoje procesy szukają nowych, przełomowych rozwiązań (mobilnych, czy opartych o chmurę).
Nowoczesne banki dążą do tego by zapewnić sobie pełną informację o klientach. Mają wtedy natychmiastowy dostęp do usług i rachunków, bez konieczności wielokrotnego powtarzania procesu sprawdzania wiarygodności klienta. Wykorzystanie możliwości big data oraz wypracowywanie oszczędnych i efektywnych procesów jest upragnionym Świętym Graalem większości banków. Dane muszą być kompletne, dokładne i wyszukiwalne, ale osiągnięcie tego stanu może być bardzo skomplikowane, czasochłonne i kosztowne.
Pomimo toczącej się cyfrowej rewolucji, banki wciąż są mocno uzależnione od papieru. Nawet najnowocześniejsze banki korzystają z drukowanych dokumentów podczas udzielania pożyczek i kredytów hipotecznych, otwierania nowych kont czy innych usług, których klienci oczekują. To prowadzi do sytuacji, w której pracownicy w oddziałach spędzają wiele czasu poszukując danych w gąszczu papierowych informacji lub zmagają się z drukarkami czy materiałami eksploatacyjnymi. Zmniejszając ilość wykorzystywanych i drukowanych dokumentów poprzez korzystanie z formularzy dostępnych na żądanie, a także innych centralnie przechowywanych materiałów, bank może ograniczyć zużycie materiałów eksploatacyjnych i obsługę techniczną urządzeń. Redukując wolumen tradycyjnych wydruków i korzystając jedynie z dokumentów dostępnych na życzenie oraz innych centralnie przechowywanych materiałów można zmniejszyć nakłady na tonery i obsługę drukarki.
Co ważniejsze, istniejące procesy prowadzą do ręcznego wprowadzania danych na dużą skalę, co pochłania czas i dodatkowo prowadzi do powstania stosów nieuporządkowanych dokumentów. Szacuje się, że dziś ok. 80 – 90% danych w bankach jest przechowywanych w nieuporządkowanej formie (skany, pdfy, prezentacje, emaile, zapamiętane strony internetowe, pliki wideo i audio czy obrazy i notatki). By poczuć skalę problemu wystarczy przywołać analizy IDC, według których ilość danych w 2020 roku osiągnie liczbę 40 zetabajtów, co oznacza 50-krotny wzrost od początku 2010 roku. Próby radzenia sobie z takim ogromem nieuporządkowanych informacji mogą prowadzić do popełniania błędów, a w konsekwencji do niesatysfakcjonującej obsługi klienta i niemożności sprostania regulacjom finansowym.
W rezultacie, gdy dokumenty na wyjściu nie są wiarygodne i trudno nimi zarządzać a papierowe procesy nie są zoptymalizowane, mamy do czynienia z marnotrawstwem pieniędzy i czasu, który mógłby być poświęcony bezpośrednio klientom i zarządzaniu oddziałem banku.
Wdrożenie całościowego i kompleksowego rozwiązania do inteligentnego przechwytywania oraz zarządzania dokumentami może być kluczem do automatyzacji i optymalizacji tych procesów. Umożliwia to bankowi szybko i efektywnie łączyć swoje ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane dokumenty biznesowe, procesy i ludzi.
Pierwszym krokiem jest implementacja platformy łączącej kompleksowe przechwytywanie dokumentów i scentralizowaną technologię automatyzacji przepływu informacji z inteligentnymi urządzeniami wielofunkcyjnymi, znajdującymi się w oddziałach. Urządzenia wielofunkcyjne działają wówczas jak cyfrowe punkty zbierania papierowych i elektronicznych dokumentów, natychmiast wykrywające brakujące dokumenty i podpisy w momencie, gdy klient jeszcze znajduje się w oddziale banku. System następnie klasyfikuje, weryfikuje, indeksuje oraz automatycznie kieruje treści do oprogramowania wewnątrzbankowego, co eliminuje podatne na błędy manualne wprowadzanie danych w backofficeie. Tego typu rozwiązanie można łatwo skalować, by objąć nieograniczoną liczbę oddziałów w różnych lokalizacjach, posługujących się różnymi językami.
By to osiągnąć pracownicy w oddziałach powinni mieć możliwość skanowania dokumentów w miejscu ich powstania, zaindeksowania ich i powiązania z konkretnym klientem. Następnie te wysokiej jakości obrazy są przekazywane poprzez bezpieczną sieć bankową do natychmiastowej weryfikacji i przechowywania w centralnym systemie zarządzania dokumentami.
Musi to być połączone z kompleksowymi funkcjami ochrony, uwierzytelniania i śledzenia dokumentów, co pozwala na zachowanie poufności wrażliwych informacji i spełnienie wymogów regulacyjnych.
To całościowe podejście ma na celu lepsze połączenie ludzi, procesów i aplikacji w całym banku w taki sposób, by właściwe informacje trafiały do właściwych rąk, we właściwym czasie i właściwym formacie. Dając pracownikom dostęp na żądanie do właściwych dokumentów wtedy gdy są one potrzebne a następnie umożliwiając im wprowadzanie ich automatycznie i płynnie do zautomatyzowanej, cyfrowej platformy, klienci i pracownicy bankowi mogą skutecznie współpracować niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Dzięki temu podejściu, bank może zaoszczędzić do 40% na kosztach związanych z drukiem i zarządzaniem dokumentami, dzięki większej efektywności operacyjnej, jak również skrócić czas potrzebny na dokonanie transakcji oraz zwiększy zaufanie i satysfakcję klientów.
Dzięki kompleksowemu podejściu do zarządzania dokumentami i danymi, bank może ewoluować i optymalizować swoją infrastrukturę, proaktywnie zarządzać i usprawniać swój biznes. Właśnie w ten sposób całościowe rozwiązania Lexmarka dotyczące obiegu dokumentów pomagają bankom automatyzować czasochłonne, wymagające dużej ilości papieru procesy, przekształcając podatne na błędy praktyki w dokładne, generujące przychody i będące wartością dodaną operacje. Lexmark dostarcza produkty i usługi instytucjom finansowym od ponad 20 lat i może się pochwalić tym, że 9 z 10 największych globalnych banków jest jego klientami.
Józef Lis
Product Manager Lexmark International Polska
Wojciech Boczoń