Procesy „od zakupu do zapłaty”, „od zlecenia do zapłaty”, rozliczanie kosztów podróży, listy płac, realizacja i rozliczane płatności, księgowania, rozliczanie podatków, raportowanie. To niektóre z setki żmudnych i czasochłonnych procedur. Co firma powinna robić sama u siebie, a co może zlecić na zewnątrz? Dlaczego warto pomyśleć o outsorcingu?
Ideałem byłoby gdyby firma mogła skoncentrować się wyłącznie na swojej podstawowej działalności. Niestety, jest wiele spraw administracyjno-księgowych, niezbędnych dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Kryzys wymusił, aby firmy zaczęły dokładniej analizować swoje koszty ogólne, między innymi te, związane z prowadzeniem księgowości i administracji. Można zakładać, ze wiele jeszcze można zrobić wewnątrz firmy, aby coś usprawnić, ale zawsze, na koniec, dochodzi się do takiego etapu, że firma uznaje, że więcej sama już nie osiągnie. Wtedy warto pomyśleć o outsourcingu.
Kiedy i dlaczego przedsiębiorstwa powinny decydować się na outsourcing usług finansowych?
Środowisko biznesowe ulega ciągłym zmianom. Jednolity Obszar Płatności Euro (SEPA), międzynarodowe standardy rachunkowości (MSR) czy ciągłe zmiany prawne wymagają bieżącego nadzoru ekspertów od zarządzania finansowego. W przeciętnym dziale finansów składającym się z zaledwie garstki pochłoniętych codzienną pracą ludzi, trudno znaleźć czas na analizy i planowanie.
„Osoby odpowiedzialnie za zarządzanie finansowe rozważają outsourcing już na start-upie, lub dopiero wtedy, gdy na własnej skórze doświadczają niedoborów kadrowych lub know-how” mówi Jarosław Tkaczyk, Dyrektor ds rozwoju i obsługi klienta Itella Information. Dzieje się tak w sytuacji trudności z pozyskaniem wykształconych pracowników o odpowiednim profilu, którzy są dla firm po prostu coraz drożsi. W sytuacjach gdy firma ma plany rozbudowy, dokonuje reorganizacji lub internacjonalizacji, z uwagi na zmiany w zakresie geograficznym działalności, obsługa finansów, księgowości i administracji wymaga od pracowników większej wiedzy niż wcześniej. Całej organizacji trudniej jest zarządzać przepływem i obsługą dokumentów, głównie przychodzących. Wiele lokalizacji, wiele relacji wewnętrznych, wielu ludzi – wiele zagrożeń.
Innym powodem mogą być sytuacje, gdy istnieje potrzeba bardziej efektywnego raportowania, a sposób działania posiadanego systemu ERP jest niewystarczający i wymaga zasadniczej aktualizacji bądź wymiany.
Najbardziej „komfortowym” powodem rozważania o zastosowaniu outsourcingu jest zaawansowany etap rozwoju firmy. Etap, kiedy wymaga się, aby eksperci finansowi firmy jako fachowcy z szeroką, obiektywną wiedzą o organizacji, zaangażowali się aktywnie w planowanie i rozwój podstawowej działalności biznesowej. Oni muszą na to znaleźć czas.” wyjaśnia Jarosław Tkaczyk. Potwierdzają to także firmy, które zdecydowały się na outsourcing jedynie pewnych usług.
„Jesteśmy rozwijającą się firmą sprzedażową i wolimy skupić się na naszej podstawowej działalności” mówi Juha Broman, zastępca Dyrektora Zarządzającego w Wulff Ltd. „Współpraca z Itella daje nam możliwość rozwijania wsparcia w zakresie zarządzania finansowego przez co pozwala szerzej przyjrzeć się potrzebom naszej firmy. Itella została wybrana na naszego partnera zarządzania finansowego na drodze przetargu. Naszym celem w Wulff jest szeroka współpraca na wielu płaszczyznach z wybranymi partnerami, dodaje Juha Broman.
Jakie usługi powinno się zlecać?
Itella Information zleciła badanie aby dowiedzieć się w jaki sposób prezesi i dyrektorzy finansowi postrzegają outsourcing administracji finansowej i przyszłe potrzeby związane z outsourcingiem, a także jakie mają oczekiwania co do korzyści z tego wynikających. Jak pokazują wyniki, zadania rutynowe, te związane m.in. z obsługą faktur zakupu, księgowaniem rachunkowym kosztów, rozliczaniem kosztów podróży i naliczaniem wynagrodzeń mają najbardziej znaczący udział w administracji finansowej. Firmy pragną mieć więcej czasu na rozwój operacyjny, budżetowanie oraz monitorowanie wyników. Z badania wynika także, iż według dyrektorów generalnych zlecanie zarządzania finansowego usprawnia standaryzację metod pracy i pozwala skupić się na kluczowych dla firmy zadaniach. W rezultacie, są oni również bardziej skłonni do outsourcingu całej administracji finansowej niż gdyby taka decyzja zależała od samego dyrektora finansowego.
Badane firmy więcej czasu chciały poświęcić na monitorowanie rentowności swojej działalności operacyjnej, zarządzanie raportowaniem oraz planowaniem i budżetowaniem. Dużą wagę przywiązywano do braku czasu na zarządzanie strategiczne i stworzenie warunków do realizacji przyjętej strategii. Takie podejście potwierdzają dyrektorzy finansowi, którzy więcej uwagi poświęciliby na planowanie oraz strategiczne analizy. Jednakże badania pokazują, że eksperci zajmujący się administracją finansową na rozwój operacyjny mogą przeznaczyć jedynie jedną piątą swojego czasu pracy.
Według badania, wszystkie aspekty zarządzania finansowego można zlecić na zewnątrz. Procesy zarządzania finansowego, takie jak „transakcje od zakupu do zapłaty” (purchase to pay), ’od zlecenia do zapłaty’ (order to cash), usługi księgowości i raportowanie – wszystko to może być zlecane do wykonania na zewnątrz. W zasadzie wszystkie zadania, które nie są podstawowymi dla działania firmy, można oddać w outsourcing.
Jakiego korzyści daje outsourcing?
Kiedy przyjrzymy się z bliska całemu procesowi, firmy mogą zmniejszyć relatywnie łatwo całkowite koszty obsługi faktur o 30%. Mogą przyspieszyć przepływ środków pieniężnych, zharmonizować obsługę faktur zakupu rozwiązaniem, które jest parametryzowalne i właściwie gotowe do użycia, przejrzyste oraz łatwe do kontrolowania. Kluczowa tu jest automatyzacja i dokonanie usprawnień przy zastosowaniu rozwiązań opartych na elektronizacji dokumentów i komunikacji internetowej.
„Firmy szukają sposobów, aby ich zaplecze organizacyjne było bardziej elastyczne i zdolne sprostać kolejnej fali potencjalnych zmian. Można to wyraźnie zauważyć po niedawnym kryzysie ekonomicznym, którego w większym lub mniejszym stopniu wszyscy doświadczyliśmy”, wyjaśnia Jarosław Tkaczyk z Itella Information.
Według badań zleconych przez Itella Information oczekiwania kosztowe w przypadku outsourcingu procesów biznesowych są zazwyczaj spełnione. 63% firm osiąga oszczędności na poziomie 25-50%, które w większości przypadków są dla nich satysfakcjonujące. Zwykle spełnione są także oczekiwania co do jakości usług. Jarosław Tkaczyk dodaje, że w przypadku outsourcingu procesów biznesowych, oczekiwania z nim związane są zazwyczaj przekroczone.
Przypadek firmy Wulff:
Wulff Group Plc to główny skandynawski producent artykułów i materiałów biurowych. Firma sprzedaje i wprowadza na rynek materiały biurowe, prezenty firmowe i reklamowe, materiały komputerowe oraz produkty ergonomiczne.
Itella przejęła procedury zarządzania finansowego Wulff w styczniu 2010 roku. W ramach transferu do Itella zostały przekazane zadania związane z potrzebami zewnętrznymi – głównie zapewnienie takiego prowadzenia ksiąg które zaspokoi raportowanie publiczno-prawne, urzędy skarbowe, statystyczne i inne. Dzięki temu Wulff mogła skoncentrować się na funkcjach kontrolnych odpowiadając za część dla siebie najbardziej wartościową – wewnętrzną księgowość zarządczą oraz na tym co dla nich najważniejsze – rozwoju swojego biznesu.
Źródło: Comm Start
Wojciech Boczoń