Codzienne życie zaczyna przyzwyczajać nas do luksusów. Korzystamy z wszelakich narzędzi ułatwiających nam życie. Cenimy sobie prostotę, ale i funkcjonalność. Nasze wyższe potrzeby i wymagania szybko przekładają się również na rynek zarządców nieruchomości.
Szczególnie wymagający są ludzie w nowych blokach, ponieważ są to zazwyczaj ludzie młodzi, którzy traktują swoje mieszkania jako kapitał. Osoby te są przyzwyczajone do wysokich standardów życia. Aktywnie komunikują się za pomocą Internetu. Zarządcy i administratorzy nieruchomości ze względu na rosnącą konkurencję stawiają sobie nawzajem coraz wyżej poprzeczkę w zakresie standardów świadczonych usług. Wiarygodność zarządcy znacząco wzrasta, gdy jego klienci są na bieżąco informowani, a zwłaszcza w sferze finansowej. W związku z tym, coraz więcej profesjonalnych firm zajmujących się zarządzaniem i administrowaniem nieruchomościami inwestuje w systemy zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi z funkcją dostępu on-line.
Zarządzanie i administrowanie budynków to nie tylko usuwanie awarii i sprzątanie, ale także rozliczenia. Kluczowym zadaniem zarządcy budynku jest prowadzenie rozliczeń finansowych wspólnoty mieszkaniowej. Prowadzenie tego typu księgowości jest ważne zarówno dla zarządcy, wspólnoty jako jednostki, ale także dla każdego mieszkańca z osobna. Dlatego rozliczenia powinny być przedstawiane przejrzyście i transparentnie. Udogodnieniem w tworzeniu takich wyliczeń jest system „Lokale” stworzony przez firmę MMSoft z Krakowa.
Profesjonalne firmy zajmujące się administracją i zarządzaniem nieruchomościami, jak np. „Greń Nieruchomości”, mające własny wewnętrzny dział księgowości, coraz częściej wdrażają innowacyjne technologie informatyczne mające na celu optymalizację ich codziennej pracy. Opracowany przez naszą firmę system „Lokale” oferuje całkowitą automatyzację procesu naliczania zaliczek i późniejszego ich podsumowania na podstawie faktycznie poniesionych kosztów. Istotne jest to, że naliczanie i rozliczanie wpłat odbywa się według dowolnych algorytmów. – mówi Jan Mateja z firmy MMSoft.
Posiada on własną, w dużym stopniu zautomatyzowaną część księgową. Generuje niezbędne raporty, zestawienia i sprawozdania finansowe, a wszystkie przygotowane wydruki są czytelne i co ważne, zarządca sam może zmieniać ich wygląd i dostosowywać do swoich potrzeb. Jest on jednym z nielicznych systemów posiadających możliwość dowolnego konfigurowania rozliczeń. Dodatkowo przechowuje pełną ewidencję danych o mieszkańcach, budynkach, urządzeniach pomiarowych wraz z całkowitą historią odczytów, różnych zgłoszeniach oraz dowolne informacje dodatkowe podzielone na definiowalne kategorie takie jak np. umowy czy uchwały.
Nieraz zastanawiamy się i kalkulujemy w głowie ile w danym miesiącu będziemy musieli dopłacić do wody, albo ile zwrotu otrzymamy za centralne ogrzewanie. Teraz zarządca może udostępniać nam takie informacje w sieci, dzięki czemu każdy mieszkaniec danej wspólnoty może na bieżąco kontrolować wszystkie ponoszone koszty.
Mieszkańcy zarządzanych przez nas nieruchomości, korzystają z udostępnionej przez nas usługi „LokaleNet”. Usługa ta powiązana jest z systemem „Lokale” i umożliwia mieszkańcom przeglądanie za pośrednictwem Internetu wybranych danych o swoim mieszkaniu. Każdy mieszkaniec dostaje od nas identyfikator i hasło, umożliwiające zalogowanie się do systemu. Po zalogowaniu mieszkańcy mogą sprawdzić swoje saldo opłat, mają informację o wielkości obowiązującej ich zaliczki, ostatnim rozliczeniu. Mogą również sprawdzić stan ostatnich odczytów wodomierzy i ciepłomierzy oraz pobrać udostępnione przez nas dokumenty np. sprawozdania finansowe. Wybrana grupa osób, np. Zarząd wspólnoty, może widzieć wszystkie koszty zarejestrowane w systemie, zaległości i nadpłaty pozostałych członków wspólnoty oraz etapy procesu windykacji należności dłużników. – mówi Tomasz Greń, krakowski zarządca i administrator nieruchomości.
Rozwój techniki spowodował, że poszukiwania informacji rozpoczynamy właśnie w Internecie. Dlatego zarządcy coraz częściej inwestują w systemy internetowe dla swoich wspólnot. Jest to dla mieszkańców wygodne, daje możliwość łatwego dostępu i przejrzystego podglądu danych. Takie ułatwienia podnoszą komfort mieszkania i świadczą o dojrzałym podejściu zarządcy do wykonywanej pracy.System zarządzania wspólnotami może też być uzupełniony o funkcję intranetu, co ułatwia komunikację z mieszkańcami wspólnot.
Jako zarządca cenię sobie łatwość porozumiewania się. Dzięki systemowi mogę na bieżąco informować mieszkańców o tym, co dzieje się w ich wspólnocie. Wiadomości wysyłane w ten sposób docierają w szybszym tempie niż te, tradycyjnie wysyłane przez nas pocztą. Dzięki dobrej komunikacji budujemy zaufanie naszych klientów. – mówi Tomasz Greń.
W prosty sposób za pomocą systemu można przesłać informację do mieszkańców, a także dodać do niej załączniki. System umożliwia komunikację dwustronną, a więc i mieszkańcy za jego pośrednictwem mogą przesłać informację do zarządcy.
System wciąż się rozwija dzięki sugestiom użytkowników, co sprawia, że staje się coraz bardziej funkcjonalny i przyjazny. Wielu zarządców posiada już tego typu oprogramowanie, lecz zazwyczaj jest to tylko podstawowy moduł służący im wewnętrznie. Miejmy nadzieję, że sukcesywnie coraz większa liczba administratorów będzie inwestowała w tego typu narzędzia internetowe. W znacznym stopniu ułatwi to komunikację i pozwoli na udogodnienia w funkcjonowaniu wspólnoty.
Źródło: Times Square Public Relations
Wojciech Boczoń
