Chyba żaden pracownik nie cierpi, kiedy w czasie pracy przełożony patrzy mu na ręce. Tymczasem od kiedy nastał kryzys, pracodawcy poza cięciem kosztów, szukają sposobów motywowania swoich pracowników i sprawowania ściślejszej kontroli pracy.
Jest wiele sposobów na kontrolowanie czasu i jakości pracy – czytniki elektronicznych kart identyfikacyjnych zintegrowanych z systemami płacowymi, monitorowanie zachowań pracowników w Internecie, telewizja przemysłowa, specjalistyczne oprogramowanie do kontroli wydajności pracy. Najczęściej tego rodzaju usprawnienia, choć często wdrażane w dobrej wierze, źle są odbierane przez pracowników. Ściślejsza kontrola budzi w człowieku naturalny opór i sprzeciw – tym bardziej w kraju, w którym przez blisko dwa stulecia inwigilacja była elementem codzienności. A dziś, w czasach demokracji, nie brak głosów sprzeciwu przy każdej okazji, kiedy wydaje się, że ktoś ingeruje w wolność jednostki. Jednak pracodawca, dając pracę i płacąc za nią, ma pewne prawa.
Zaufanie i samokontrola
Jednym ze sposobów sprawowania kontroli nad tym, co dzieje się w firmie, jest analiza pracy – a konkretniej zbieranie informacji o tym, co dokładnie i jak długo poszczególni pracownicy robili w ciągu każdego dnia swojej pracy. Pomaga w tym zaprojektowany przez polskich inżynierów system informatyczny PentaKoP (Koszty Pracy). Jego koncepcja jest o tyle ciekawa, że to pracownicy samodzielnie wprowadzają do systemu dane o przebiegu swojej pracy. „Codziennie wprowadzam trzy parametry opisujące moją pracę. Nad czym pracowałam, ile czasu na to poświęciłam, z jakim projektem czy sprawą ta praca była związana. Ten sam obowiązek ma ponad stu moich kolegów i koleżanek, pracujących w siedzibie spółki, w domu lub na projektach u klienta, włączając zarząd spółki. Zwierzchnicy, z dowolnego miejsca na świecie, o dowolnej godzinie mogą w bezpieczny sposób przez Internet zapoznać się z danymi wprowadzanymi przez wszystkich podwładnych” – opowiada Marta Zabłocka, Manager ds. Marketingu i PR w spółce Pentacomp, w której powstał PentaKoP i gdzie wdrożono ten system. Na pierwszy rzut oka takie narzędzie do sporządzenia rachunku sumienia z dnia pracy, może dawać pracownikowi możliwości zniekształcania danych lub wręcz oszukiwania. Jeśli np. ktoś zbałamucił część dnia, zawsze może mieć pokusę, by wprowadzić dane na wyrost: wykaże, że pracował dłużej niż w rzeczywistości. W praktyce, choć takie kłamstwo teoretycznie jest możliwe, łatwo je będzie wykryć. PentaKoP to koncepcja stworzona dla firm i organizacji, które funkcjonują w oparciu o prowadzenie projektów. Projekty z reguły realizowane są przez zespoły ludzi, każdy pracownik ma swojego przełożonego, a każdy projekt odpowiedzialnego za niego szefa projektu. „W firmie funkcjonują zespoły, a w mniejszych grupach, w relacjach pracownik – przełożony, prawda szybko wypływa na wierzch. Z resztą każdy wpis w systemie PentaKoP musi być zatwierdzony przez przełożonego. Jest to okazja do weryfikacji prawdziwości danych” – dodaje Marta Zabłocka.
PentaKoP posiada bazę wszystkich projektów i działań prowadzonych przez firmę. Rejestracja czasu pracy zintegrowana jest z poziomem wynagrodzeń pracowników. W ten sposób zarząd lepiej rozumie, które projekty i działania mają większą rentowność, które stają się dla firmy kulą u nogi, a które należy usprawnić, by osiągać lepsze wyniki. Takie rozwiązanie może służyć jako baza do budowania systemów motywowania i okresowych ocen pracowników. Sęk w tym, by rzeczywiście wszyscy pracownicy na bieżąco wprowadzali do systemu dane o przebiegu swojej pracy. W Pentacompie wprowadzono taki obowiązek, uzależniając od jego dopełnienia wypłatę wynagrodzeń. Jak mówi Wojciech Chybowski, Prezes Zarządu spółki Pentacomp, ważniejsza jest jednak troska o to, aby to pracownik rozumiał, że rejestracja czasu pracy służy jemu i wszystkim pozostałym zatrudnionym w firmie. „Wszyscy prowadzimy dziś wiele równoległych projektów i od ich powodzenia zależy przyszłość całej firmy. Jeśli więc jako ogół pracowników będziemy prowadzić je w sposób odpowiedzialny, to przyszłość wszystkich pracowników będzie o wiele bardziej bezpieczna” – mówi Wojciech Chybowski. Jednak w firmach, w których PentaKoP był wdrażany, opór pracowników był wyraźny. Dla jednych narzędzie to jawiło się jako zbyt intensywna kontrola, jaką przełożony zyskiwał nad pracownikiem, dla drugich obawa, że praca w systemie to dodatkowa aktywność, niepotrzebna strata czasu. „Przy każdym wdrożeniu ludzie potrzebują racjonalnych uzasadnień. Należy wówczas się koncentrować nie na tym, że ktoś będzie lepiej kontrolowany, ale na tym, że firma będzie bezpieczniejsza i stabilniejsza na trudnym rynku” – uważa Marcin Wieszczyński z Pentacompu, który prowadzi wdrożenia systemu. W rzeczywistości, kiedy system już wdrożono i organizacja postępowała zgodnie z jego filozofią, pracownicy zaczęli lepiej rozumieć swoją funkcje w firmie. „Przejrzystość raportowania z codziennej pracy powodowała, że ludzie, którzy nie byli wysyceni pracą, zaczęli się o nią dopominać – prosili przełożonych o nowe zlecenia, aby wykazać, że dobrze pracują” – dodaje Marcin Wieszczyński.
Kontrola? Tak. Inwigilacja? Nie!
Obok przykładów wdrażania metod samokontroli pracowników, istnieje wiele rozwiązań, które monitorują aktywność osób pracujących na komputerach. O ile PentaKoP sprawdza się w środowiskach, gdzie prowadzonych jest wiele projektów i sprecyzowanych zadań, jego przydatność będzie mniejsza w firmach, gdzie ludziom płaci się za czas pracy. „Jeśli w firmie przy komputerach siedzi sto osób, trudno jest weryfikować, czy wszystkie one pracują wydajnie. Wiedzę taką mogą dostarczyć systemy, które monitorują pojedyncze stacje robocze” – mówi Łukasz Wolski, analityk systemowy w informatycznej spółce Hanzo. Firma ta wdraża m.in. system Corp Guard, który na bieżąco pełni nadzór nad tym, co ludzie robią przy komputerach. Z raportów widać jasno: kto, kiedy i ile czasu, w jakich aplikacjach pracował, jakie strony internetowe odwiedzał. System nawet rejestruje, co dokładnie pracownik pisał na klawiaturze. Podgląd tego rodzaju danych może być realizowany na żywo, poprzez przeglądarkę internetową. System monitoruje komputery w taki sposób, że pracownicy tego nie widzą. Corp Guard to postrach dla źle pracującej kadry – szczególnie dla tych, którzy w godzinach pracy chętnie poświęcają czas na komunikatory, surfowanie w sieci lub załatwianie spraw prywatnych. Ale to pierwsza strona medalu. Drugą jest sposób, w jaki to narzędzie się wdraża, a także do czego ono służy zarządom firm.
„Faktem jest, że instalowanie tego systemu budzi naturalny i silny sprzeciw załogi – w każdej firmie. Nikt nie chce, aby mu patrzono na ręce. Niektórzy spośród tych, którzy pracują sumiennie, czują się niepotrzebnie poddani ściślejszej kontroli. To tak, jakby ich przełożeni stracili do nich zaufanie. Z kolei osoby, które dotąd nadużywały zaufania pracodawcy, stawiają opór, bo ciężko im znieść tak ciasny gorset” – wyjaśnia Łukasz Wolski. Jego zdaniem najgorsza jest agresja, jaka może pojawiać się po obu stronach, kiedy system jest wdrażany. Zarządy powinny poświęcać szczególną uwagę polityce informacyjnej, odpowiednio dobrać argumenty, które tłumaczą potrzebę prowadzenia kontroli. Zgodnie z wykładnią obowiązującego w Polsce prawa, pracodawca powinien także poinformować swoich pracowników o tym, że jego komputer – poczta, tryb pracy w aplikacjach, treści wpisywane na klawiaturze – podlegają monitorowaniu. Jak się okazuje w praktyce, tego rodzaju narzędzia mogą służyć pracodawcy do zwalniania źle pracujących pracowników. „Z jednej strony, pracodawca ma prawo kształtować zespół w oparciu o własne kryteria. Jeśli pracownik pomimo precyzyjnego regulaminu i powiadomień nadal pracuje źle, to oczywistym jest, że pracodawca woli zastąpić taką osobę rzetelnym pracownikiem. Z drugiej jednak strony, taki system daje pracodawcy dodatkową władzę. Nie powinien więc stać się narzędziem do poszukiwania haków na pracowników” – dodaje Łukasz Wolski.
W zmaganiu o poziom kontroli pracy bywa, że obie strony mają rację. Obie strony mają też swoje prawa. Pracodawcy, którym zależy na zacieśnianiu kontroli i osiąganiu większej wydajności pracy, powinni troszczyć się nie tylko o technologie, ale także koncentrować się na dialogu z pracownikami, właściwej komunikacji i na budowaniu z nimi wewnętrznych, dobrych relacji.
Źródło: Optimum PR
Wojciech Boczoń