Proces informatyzacji placówki administracyjnej powinien przebiegać na podstawie analizy zachodzących w niej procesów oraz zależności pomiędzy wykonywanymi procedurami. Skuteczną metodą informatyzacji urzędów jest wdrożenie systemu, który wspomaga zarządzanie procesami. System taki powinien pozwalać definiować poszczególne procedury, którym przypisywane są odpowiednie elektroniczn formularze, dokumenty oraz osoby odpowiedzialne za konkretne czynności. Wdrożone rozwiązanie staje się narzędziem codziennej pracy większości urzędników od szczebli operacyjnych po burmistrza. W urzędzie w Nasielsku najpierw wyodrębniono kilkadziesiąt procedur, które opisano w systemie. Rozdzielne zarządzanie procesami pozwoli usprawnić zarządzanie przepływem pracy w urzędzie oraz sprawować kontrolę nad jakością pracy. Jak mówi Jarosław Jerke, wiceprezes firmy Newitech, system NIL e-Urząd przynosi dwojakie korzyści: Pierwsza z nich oznacza łatwy dostęp do konkretnych procesów obywatelom i firmom, co pozwoli w przyszłości świadczyć przez urząd usługi elektroniczne (np. wnoszenie spraw do urzędu przez Internet). Druga korzyść to otwarcie drogi w urzędzie w Nasielsku do szybkiego wdrożenia norm jakościowych ISO, które dodatkowo mogą usprawnić działanie urzędu.
NIL e-Urząd będzie w Nasielsku wykorzystywany przez około stu użytkowników. W pierwszym etapie, który rozpoczął się w marcu w systemie odzwierciedlono strukturę organizacyjną urzędu oraz zaimplementowano kilka procedur. Równolegle rozpoczęły się szkolenia dla pracowników, którzy będą administrować systemem. Docelowo system będzie koordynował i monitorował przebieg ponad czterdziestu odrębnych procesów i procedur.
Wzmożona informatyzacja polskich urzędów wiąże się z unijnymi wymogami prawnymi oraz polskimi przepisami, które zmieniają się pod wpływem unijnych dyrektyw. Plan e-Europe 2005 tworzy ramy dla zbudowania – także w Polsce – społeczeństwa informacyjnego. Jedną z jego cech ma być możliwość wnoszenia spraw do urzędów administracji publicznej drogą elektroniczną. Zarówno obywatele jak i formy powinny mieć także udostępnione narzędzia, które za pośrednictwem Internetu pozwolą sprawdzać, na jakim etapie znajduje się wniesiona do urzędu sprawa. Polskie przepisy, w tym nowa ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, ustawa o biuletynie informacji publicznej, o podpisie elektronicznym oraz o ochronie danych osobowych mają stwarzać właściwy klimat i wytyczać urzędom kierunek informatyzacji.
