ArchiDoc SA – spółka zajmująca się rozwiązaniami outsourcingowymi w dziedzinie innowacyjnego zarządzania dokumentami – poszerzyła zakres kontraktu z Bankiem Millennium o nowe usługi.
Aktualnie oprócz obsługi kancelarii umowa obejmuje także sortowanie i dystrybucję korespondencji wewnątrz banku oraz zarządzanie materiałami marketingowymi.
Współpraca firmy ArchiDoc i Banku Millennium trwa od grudnia 2009 roku. Do tej pory umowa obejmowała obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej w Centralnej Kancelarii w Gdańsku i Warszawie, w tym działania takie, jak: przyjmowanie i wydawanie korespondencji od Poczty Polskiej i kurierów zewnętrznych, odbieranie i wysyłka korespondencji wychodzącej oraz obsługa przesyłek wielkogabarytowych. Wszystkie wspomniane procesy wykonywane były w oparciu o autorski system kancelaryjny INDO – SNOK.
Bank Millennium – w miarę trwania współpracy – stopniowo przekazywał kolejne procesy firmie ArchiDoc. W ciągu pół roku obsługa kancelaryjna Banku została rozszerzona o następujące usługi:
-
dystrybucja korespondencji wewnętrznej w ramach centralnej kancelarii banku i sortowni zlokalizowanej w Centrum Operacyjnym ArchiDoc w Młochowie;
-
przechowywanie i wysyłka materiałów marketingowych;
-
elektroniczna archiwizacja dokumentów, w szczególności obejmująca materiały z zakresu wierzytelności, uchyleń oraz ponagleń;
-
odbiór korespondencji z Poczty Polskiej;
-
Data Entry – wpisywanie danych o zwrotach i zwrotnych potwierdzeniach odbioru do systemu banku;
-
przejęcie pełnej obsługi kurierskiej.
Rozszerzenie umowy o wspomniane usługi wymagało wprowadzenia dodatkowego modułu do istniejącej już aplikacji INDO. Obecnie autorski system INDO-SNOK – oprócz automatycznego wysyłania e-maila z informacją o oczekującej korespondencji – pozwala także na stałe monitorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej banku oraz ilości kodów kreskowych znajdujących się w jednostkach organizacyjnych służących do znakowania korespondencji wewnętrznej.
„Bardzo cieszy nas zaufanie, jakim obdarzył nas Bank Millennium decydując się na rozbudowanie kontraktu dotyczącego prowadzenia kancelarii. Sektor finansowy jest dla nas jednym z kluczowych, dlatego staramy się, by nasza oferta była jak najbardziej elastyczna i dopasowana do specyfiki działania klientów z tej branży. Oferujemy szeroki wachlarz usług – od skanowania i rejestracji danych w systemach informatycznych po kompleksową obsługę procesów back-office – a modułowo skonstruowana oferta pozwala na zaplanowanie efektywnego modelu zarządzania dokumentami firmy w perspektywie długofalowej” – powiedział Maciej Łomako, Business Development Manager ArchiDoc.
Kontrakt spółki ArchiDoc z Bankiem Millennium jest przykładem zwiększania wartości umowy przez sprzedaż usług dodatkowych. Współpraca bazująca na formule „step-by-step” pozwala każdemu przedsiębiorstwu na stopniowe rozszerzanie zakresu umowy w miarę zmieniających się potrzeb. Firma może wybrać i połączyć dowolne elementy każdej z oferowanych usług i w ten sposób stworzyć optymalne rozwiązanie outsourcingowe dla siebie. Poza tym, wszystkie czynności związane z obiegiem dokumentów są rejestrowane za pomocą jednej platformy informatycznej, zintegrowanej z aplikacjami wykorzystywanymi przez firmę zlecającą usługę.
Źródło: ArchiDoc
Wojciech Boczoń