W ostatnich kilku latach, zarówno spółki giełdowe, jak i nienotowane na GPW, przekonywane są o zasadności ustanowienia przy radzie nadzorczej komitetu audytu. Argumentem za takim rozwiązaniem ma być m.in. fakt, iż komitety takie funkcjonują w spółkach działających na rynkach kapitałowych o długiej tradycji. Celowość powołania takiego komitetu wynikać ma z pozytywnych doświadczeń w zakresie nadzoru właścicielskiego, gromadzonych na tychże rynkach. Jednocześnie przypomina się emitentom wydarzenia, które doprowadziły do upadku dużych spółek giełdowych – m.in. wskutek słabości funkcjonowania nadzoru właścicielskiego oraz braku narzędzi niezbędnych do jego efektywnego sprawowania.
Spróbujmy więc odpowiedzieć na następujące pytania: Czy spółki notowane na warszawkiej giełdzie i ich akcjonariusze rzeczywiście zainteresowani są powoływaniem komitetów audytu? Co mówią na ten temat dobre praktyki i przepisy prawa? Co warto mieć na uwadze próbując rozstrzygnąć o zasadności przyjęcia takiego rozwiązania? Jakie korzyści płyną z faktu ustanowienia komitetu?
Dobre praktyki o komitecie audytu
Obowiązujący od 1 stycznia br. dokument Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW, przyjęty przez Radę Giełdy 4 lipca 2007 r., zawiera wyraźne wskazania w tym zakresie. W części III dokumentu, zatytułowanej Dobre praktyki stosowane przez członków rad nadzorczych, jest kilka ważnych zasad związanych z funkcjonowaniem rady nadzorczej, w tym zasada stanowiąca, że: W ramach rady nadzorczej powinien funkcjonować co najmniej komitet audytu. W skład tego komitetu powinien wchodzić co najmniej jeden członek niezależny od spółki i podmiotów pozostających w istotnym powiązaniu ze spółką, posiadający kompetencje w dziedzinie rachunkowości i finansów. W spółkach, w których rada nadzorcza składa się z minimalnej wymaganej przez prawo liczby członków, zadania komitetu mogą być wykonywane przez radę nadzorczą. (Zasada III.7).
Ponadto Dobre praktyki przewidują, że: W zakresie zadań i funkcjonowania komitetów działających w radzie nadzorczej powinien być stosowany Załącznik I do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych (…). (Zasada III.8.).
Zgodnie z przyjętymi uregulowaniami dotyczącymi stosowania zasad zawartych w Dobrych praktykach, w przypadku gdy określona zasada nie jest stosowana w sposób trwały lub jest naruszona incydentalnie, emitent ma obowiązek opublikowania raportu zawierającego informację nt. zasady, która nie jest stosowana, uzasadnienie tego stanu rzeczy i wskazanie sposobu zminimalizowania ryzyka związanego z jej niestosowaniem. Wymogi te w pełnym zakresie dotyczą również dwóch wyżej wymienionych zasad związanych z funkcjonowaniem rady nadzorczej i komitetu audytu.
Co na to emitenci?
W odpowiedzi na tak sformułowane wymagania Giełdy, do końca stycznia br. blisko 140 spółek upubliczniło informacje dotyczące zasad Dobrych praktyk, których nie chcą lub – zdaniem samych emitentów – nie mogą przestrzegać.
W przypadku zasady dotyczącej ustanowienia komitetu audytu i powołania w jego skład członka niezależnego, aż 80% spółek, spośród tych, które opublikowały stosowne komunikaty, zadeklarowało jej nieprzestrzeganie. Jednocześnie około 61% spółek stwierdziło, że nie stosuje wymogów dotyczących zadań i funkcjonowania komitetów, o których mowa w Załączniku I do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r.
Część emitentów jako powód nieustanowienia komitetu podawało fakt, iż rada nadzorcza funkcjonuje w minimalnym, wymaganym przepisami Kodeksu spółek handlowych, składzie. Spółki stwierdzają jednocześnie, że zadania komitetu wykonywane są przez całą radę nadzorczą, w której składzie zasiadają członkowie dysponujący niezbędną wiedzą i doświadczeniem. Dokonując przeglądu opublikowanych raportów, znaleźć można również argument, że dokumenty statutowe nie dają radzie możliwości powołania komitetu. Zdarzają się także spółki, które z uwagi na trudności związane ze zdefiniowaniem niezależności członka rady, nie przestrzegają w pełni powyższej zasady.
Oto przykładowe uzasadnienia emitentów dla niestosowania zasady dotyczącej ustanowienia komitetu audytu przy radzie nadzorczej:
Funkcję tę pełni rada nadzorcza kolegialnie.
Obecnie rada nadzorcza składa się z minimalnej wymaganej przez prawo liczby członków i będzie prowadziła prace oraz podejmowała decyzje kolegialnie, bowiem wyodrębnianie w pięcioosobowym składzie rady nadzorczej komitetu audytu nie znajduje uzasadnienia. Ponadto w radzie nadzorczej zasiadają osoby posiadające odpowiednie kompetencje w dziedzinie nadzoru, a wszelkie decyzje podejmowane są kolegialnie.
Spółka nie posiada informacji pozwalających na stwierdzenie niezależności członków rady nadzorczej, którzy mogliby zasiadać w funkcjonujących obecnie: komitecie audytu i komitecie ds. wynagrodzeń. Spółka rozpocznie stosowanie powyższej zasady po powzięciu informacji o wejściu w skład obecnie funkcjonującego komitetu audytu członka spełniającego kryteria niezależności zgodnie z załącznikiem II do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych (…).
Władze spółki nie widzą potrzeby powoływania w ramach rady nadzorczej spółki osobnych komitetów, gdyż sprawy dotyczące audytów stanowią przedmiot pracy wszystkich członków rady nadzorczej.
Obecny regulamin nie przewiduje powoływania tej struktury.
Nie funkcjonuje komitet audytu, ponieważ z uwagi na zakres prowadzonej przez spółkę na obecnym etapie rozwoju działalności, emitent stoi na stanowisku, iż wyodrębnianie w pięcioosobowym składzie rady nadzorczej komitetu audytu nie jest konieczne dla zapewnienia radzie nadzorczej pełnego obrazu sytuacji w spółce.
Niezależnie od powodów, na które powołują się emitenci, dostrzegamy że rozwiązanie organizacyjne zakładające ustanowienie komitetu audytu nie cieszy się zaufaniem i uznaniem akcjonariuszy. Nie dostrzegają oni żadnej szczególnej wartości dodanej wynikającej z faktu przyjęcia i wdrożenia tej koncepcji.
Czy brak woli powołania komitetu powinien jednak niepokoić? Wydaje się, że nie – jednakże pod warunkiem, że spółka świadomie przeanalizuje zadania, które zgodnie z Dobrymi praktykami powinny być przez komitet wykonywane, i precyzyjnie przypisze odpowiedzialność za ich realizację całej radzie nadzorczej. Ma to kluczowe znaczenie dla zapewnienia wykonywania nadzoru w sposób, który zwiększałby poczucie pewności akcjonariuszy oraz pozostałych interesariuszy – co do efektywności działań podejmowanych przez radę.
Komisja Europejska o komitecie audytu
W związku z tym, że Dobre praktyki odsyłają nas do regulacji unijnych, warto przyjrzeć się bardziej szczegółowo postanowieniom Załącznika I do Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r., dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych (…). Ma to istotne znaczenie dla zbudowania odpowiednio szerokiej perspektywy, niezbędnej w procesie oceny zasadności przyjęcia przez spółkę, bądź też nie, koncepcji powołania komitetu audytu (określanego w treści Zalecenia mianem komisji rewizyjnej).
Zgodnie z brzmieniem Zalecenia, w części dotyczącej roli komitetu audytu w działalności rady nadzorczej, czytamy że podmiot ten ma za zadanie wydawać zalecenia w celu przygotowania decyzji, które podejmowane są przez radę. Przy czym głównym celem komitetów (Zalecenie nie odnosi się bowiem jedynie do komitetu audytu) powinno być usprawnienie prac rady – poprzez zapewnienie podejmowania decyzji po należytym rozpatrzeniu sprawy oraz pomoc w organizowaniu prac – dla zapewnienia, by decyzje podejmowane przez radę były wolne od istotnych sprzeczności interesów. Zalecenie stanowi również, że tworzenie komitetów z zasady nie ma na celu wyłączenia rozważanych spraw z kompetencji samej rady. Zachowuje ona bowiem pełną odpowiedzialność za decyzje podejmowane w obszarze jej kompetencji.
W kontekście powyższych sformułowań należy podkreślić znaczenie wartości dodanej wynikającej z faktu ustanowienia komitetu, który – koncentrując się na ściśle określonych zagadnieniach w zakresie nadzoru – ma możliwość szczegółowego ich poznania, pełniejszego zrozumienia, dając tym samym radzie szansę formułowania ocen i podejmowania decyzji w sposób lepiej umotywowany, opierający się na solidniejszych podstawach.
Zgodnie z Zaleceniem, komitet audytu tworzony w ramach rady nadzorczej składa się z przynajmniej trzech członków. Akt ten stwierdza również, że w spółkach mających nieliczną radę nadzorczą może, na zasadzie wyjątku, składać się on jedynie z dwóch członków. Jednocześnie, w przypadku tego typu rad, dopuszcza się możliwość wykonywania funkcji przypisanych komitetowi przez radę nadzorczą działającą jako całość.
Zgodnie z postanowieniami Zalecenia, komitet audytu powinien służyć radzie nadzorczej wsparciem, podejmując następujące działania:
monitorowanie rzetelności informacji finansowych przedstawianych przez spółkę, w szczególności w drodze przeglądu dotyczącego stosowania przyjętych przez spółkę metod rachunkowości;
dokonywanie, przynajmniej raz w roku, przeglądu systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem, ukierunkowanego na zapewnienie, że główne ryzyka są prawidłowo identyfikowane, zarządzane i ujawniane;
zapewnienie skuteczności funkcjonowania audytu wewnętrznego, w szczególności poprzez wydanie zaleceń dotyczących wyboru, powołania, ponownego powołania i odwołania szefa działu audytu wewnętrznego oraz dotyczących budżetu tego działu, a także poprzez monitorowanie reakcji kierownictwa na jego ustalenia i zalecenia.
W odniesieniu do kwestii współpracy z biegłym rewidentem badającym sprawozdanie finansowe spółki, komitet audytu powinien przynajmniej:
wydawać radzie zalecenia dotyczące wyboru, powołania, ponownego powołania i odwołania biegłego rewidenta oraz dotyczące zasad i warunków jego zatrudnienia;
monitorować jego niezależność i obiektywizm;
kontrolować charakter i zakres usług pozarewidenckich, w szczególności na podstawie ujawnienia przez zewnętrznego biegłego rewidenta sumy wszystkich opłat wniesionych przez spółkę i jej grupę na rzecz firmy audytorskiej i jej sieci – pod kątem zapobieżenia istotnej sprzeczności interesów na tym tle;
prowadzić przegląd skuteczności procesu kontroli zewnętrznej i monitorować reakcje kierownictwa na zalecenia przedstawione przez zewnętrznych biegłych rewidentów;
badać kwestie będące powodem rezygnacji z usług zewnętrznego biegłego rewidenta.
Widać więc, że Komisja Europejska – w zamierzony sposób, dość szczegółowo, a przy tym szeroko – formułuje zakres zagadnień, którymi powinien zajmować się komitet audytu. Tym samym nakreślono wyraźnie kierunek, w którym powinny podążać spółki aktywne na rynkach Unii Europejskiej, w tym oczywiście także spółki notowane na GPW w Warszawie.
Kodeksowe spojrzenie na instytucję komitetu
Jakie wnioski na temat komitetów rady wyciągnąć można z obowiązujących w Polsce regulacji prawnych poświęconych spółkom akcyjnym i ich organom? Kodeks spółek handlowych stanowi jedynie – zgodnie z brzmieniem art. 390 § 1 – że rada nadzorcza wykonuje swoje obowiązki kolegialnie. Nieco więcej uwagi poświęca się temu zagadnieniu w doktrynie prawa. W komentarzach do Ksh czytamy, że czynności nadzorcze rada wykonuje kolegialnie, w zasadzie więc także uprawnienie do podejmowania czynności faktycznych służących nadzorowi (wymienionych w art. 382 § 4 Ksh) przysługuje całej radzie, jako organowi spółki.
Jednakże, zwłaszcza jeśli rada jest dosyć liczna, a także jeżeli przeglądana dokumentacja jest obszerna – taki sposób postępowania może okazać się praktycznie niewykonalny. Dlatego też rada może, podejmując w tym celu odpowiednią uchwałę, upoważnić swego członka lub członków do wykonania lub wykonywania oznaczonych czynności. Rada nadzorcza może także wyłaniać ze swojego składu komisje i komitety, jak również upoważnić je do wykonywania nadzoru w określonym zakresie. Może też powołać komisję do wyjaśnienia określonej kwestii. Jednakże finalne stanowisko w określonej sprawie powinna każdorazowo zająć cała rada, działając kolegialnie.
Ksh nie wyklucza więc możliwości powołania – na mocy postanowień statutu – innego, wewnętrznego organu spółki, któremu mogą być powierzone uprawnienia o charakterze rewizyjnym lub nadzorczym (podmiot doradczy, zobowiązany do przygotowywania projektów stanowisk rady). Wdrożenie tego rozwiązania nie może jednak w żaden sposób naruszać ustawowych uprawnień rady nadzorczej lub ograniczać jej kompetencji.
Doktryna prawa – mając na uwadze doświadczenia praktyczne związane ze sposobem funkcjonowania rad oraz uwarunkowaniami, w których radom i ich członkom przychodzi działać – postuluje przyjęcie rozwiązania, które ma na celu zbudowanie na potrzeby tego organu niezbędnego potencjału analitycznego. W przypadku niektórych, istotnych z punktu widzenia efektywnego nadzoru, zagadnień daje to szansę na dokonanie ich rzetelnej analizy. Oczywiście wyważyć należy, czy i jakie zagadnienia oraz o jakim stopniu szczegółowości powinny być przedmiotem rozważań samej rady lub komitetu audytu.
Należałoby jednocześnie określić, w których przypadkach podmioty te powinny skorzystać, w celu realizacji swoich uprawnień, ze wsparcia osób trzecich – specjalistów z określonych dziedzin wiedzy, w tym również w zakresie badania nadużyć gospodarczych. Wskazówki o tym charakterze znaleźć można w komentarzach do Ksh, gdzie stwierdza się, że umowy z podmiotami zewnętrznymi wskazanymi przez radę, których przedmiotem jest dokonanie określonych w uchwale rady nadzorczej ocen czy innych czynności, zawiera w imieniu spółki zarząd.
Komitety w spółkach Skarbu Państwa
W ubiegłym roku mogliśmy śledzić losy jeszcze jednego krajowego aktu prawnego, który mógł wpłynąć na sposób funkcjonowania części uczestników rynku kapitałowego. Projekt ustawy o nadzorze właścicielskim nad spółkami Skarbu Państwa oraz o przekształceniach własnościowych z 15 czerwca 2007 r., przyjęty przez poprzednią Radę Ministrów, przewidywał mianowicie rozwiązanie dające możliwość ustanowienia komitetu audytu w spółkach akcyjnych z udziałem Skarbu Państwa. Postanowienia projektu zakładały, że komitet audytu pełniłby funkcję pomocniczą i doradczą wobec rady nadzorczej.
Zgodnie z postanowieniami art. 33 ust. 1 projektu ustawy, do zadań komitetu audytu należeć miało w szczególności:
monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej;
monitorowanie skuteczności istniejących w spółce systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem;
monitorowanie badania rocznych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych;
monitorowanie pracy komórki audytu wewnętrznego;
monitorowanie pracy oraz raportów niezależnego biegłego rewidenta;
przeprowadzanie badań wybranych wydarzeń gospodarczych istotnych dla funkcjonowania spółki.
Rozwiązania zaproponowane w tym projekcie wzorowane były na Dyrektywie 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, która nakazuje utworzenie komitetu audytu w jednostkach interesu publicznego. W związku z tym, że nie każda spółka z udziałem Skarbu Państwa jest jednostką interesu publicznego, projekt ustawy przewidywał jedynie możliwość, nie zaś obowiązek, utworzenia komitetu audytu.
Warto dodać, że w projekcie ustawy postulowano, że komitet audytu nie będzie ustanawiany w strukturze rady nadzorczej, lecz jako niezależny organ, wybierany przez walne zgromadzenie.
Niezwykle istotne znaczenie dla możliwości rozwoju i ugruntowania się na naszym rynku kapitałowym instytucji komitetu audytu, mają sformułowania, którymi posłużyli się autorzy uzasadnienia do projektu tejże ustawy. Czytamy w nim m.in., że:
spółki, które powołały komitet audytu mają z nim jak najlepsze doświadczenia, dlatego zasadnym jest wprowadzenie tej, jak się okazuje, niezwykle przydatnej instytucji do spółek z udziałem Skarbu Państwa;
komitet zdecydowanie wzmocni kontrolę rady nadzorczej nad spółką;
komitet pozytywnie wpływa na funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej, pomaga w minimalizacji ryzyk finansowych, operacyjnych i ryzyka niezachowania zgodności z wymogami oraz poprawia jakość sprawozdawczości finansowej.
Ponadto w uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy również, że: Głównym celem komitetu audytu jest usprawnienie prac rady nadzorczej przez zapewnienie, by decyzje były podejmowane po należytym rozpatrzeniu sprawy, oraz pomoc w organizowaniu prac dla zapewnienia, by decyzje podejmowane przez radę były wolne od istotnych sprzeczności interesów. Tworzenie komitetu nie ma na celu wyłączenia żadnych spraw z kompetencji samej rady nadzorczej, która zachowuje pełną odpowiedzialność za decyzje podejmowane w jej sferze kompetencji.
Można wprawdzie dyskutować nad zasadnością i korzyściami wynikającymi z proponowanej w projekcie ustawy formuły umocowania komitetu audytu w spółce, niemniej zaszczepienie wśród organów administracji publicznej – odpowiedzialnych za nadzór nad spółkami z udziałem Skarbu Państwa – idei ustanowienia tegoż komitetu, zasługuje na uznanie i pełne poparcie. Należy mieć nadzieję, że temat wkrótce stanie się ponownie przedmiotem prac na szczeblu rządu, tak aby to, lub podobne, rozwiązanie mogło w nieodległej perspektywie funkcjonować w spółkach z udziałem Skarbu Państwa.
(…)
(Pełna wersja artykułu w nr 2/2008 „Przeglądu Corporate Governance”)
